Как начальник отдела отучил своих сотрудников пользоваться электронной почтой

"Ведомости" /

Многие люди мечтают искоренить болезни и войны. Но есть человек, который хочет избавить мир от, казалось бы, совершенно безвредной и даже полезной вещи — от электронной почты. Это Джереми Бертон, вице-президент по маркетингу американской компании, разрабатывающей компьютерные технологии, Veritas Software. Он считает, что его работники тратят слишком много драгоценного рабочего времени на просмотр электронных сообщений.

Джереми Бертона давно раздражало огромное количество ненужных сообщений в его электронном ящике.

 

 

На чтение писем отвлекались постоянно и сотрудники его отдела. В конце концов чаша терпения шефа переполнилась, и он издал грозный указ: отныне пятница объявляется днем полного запрета на пользование электронной почтой. Уже два месяца 240 сотрудников отдела Бертона не заглядывают по пятницам в свой почтовый ящик. Они связываются с коллегами по телефону или лично отправляются в нужный кабинет. Нарушать правила многие из них не осмеливаются, ведь Бертон однозначно дал понять: нарушители будут платить штраф. “Электронная почта была изобретена для повышения производительности труда, но она перестала служить этим целям”, — объясняет свою позицию Бертон.

Страшные письма

У электронной почты, конечно, много достоинств. Она позволяет избежать лишних телефонных переговоров и встреч. С ее помощью можно быстро связаться с любым уголком мира. Ее легко послать и получить, хотя именно это приводит к тому, что электронные ящики переполнены ненужными сообщениями. По данным исследовательской фирмы IDC, с 1999 г. количество электронных писем, ежедневно отправляемых и получаемых в США, выросло в три раза и достигло 11,9 млрд. Эта цифра не включает спам-сообщения, которые сами по себе представляют огромную проблему. На чтение писем уходит очень много времени. По подсчетам консультантов из ePolicy Institute, 48% всех офисных работников тратят от одного до двух часов в день на чтение электронных посланий, а еще 10% посвящают этому занятию аж более половины рабочего дня!

Рождение идеи

Бертон, к счастью, не тратил на чтение почты половину рабочего времени. Он просматривал 400 новых сообщений за два часа. Причем каждый раз в его ящике оказывалось множество копий писем, адресованных другим людям. В начале 2004 г. Бертона послали в командировку. Он должен был навестить лондонский офис. Каково же было его удивление, когда в ответ на его жалобы британский коллега открыл свой электронный ящик и Бертон увидел там всего 10 новых писем. “Чем больше посылаешь, тем больше получаешь”, — произнес поучительно британец. Бертон бросил еще один взгляд на экран компьютера, и неожиданно в его голове блеснула идея. Вернувшись в Америку, он ввел новые правила пользования электронной почтой. Правда, пятничный запрет на отправку писем распространяется только на переписку между работниками отдела маркетинга. Переписка с другими отделами Veritas Software и внешним миром не запрещена. Нарушители платят по $1 за каждое несанкционированное письмо, а собранные деньги отправляются в благотворительные фонды.

Интересно, что сообщение о введении запрета было передано сотрудникам тоже по электронной почте. В теме значилось “Очень важная информация”, а заканчивалось сообщение словами: “Не думайте, что теперь по пятницам мы будем бездельничать”. Последняя фраза была адресована тем, кто почитает электронную почту неотъемлемой частью рабочего процесса и использует ее по прямому назначению. В первый момент письмо Бертона вызвало недоумение. В его ящик посыпались письма с многочисленными вопросами. Сотрудники не понимали, шутит шеф или говорит всерьез. Но Бертон и не думал шутить. 25 июня запрет вступил в силу. Уже с утра то в одном, то в другом углу офиса раздавался сдержанный смех. Сотрудники состязались в остроумии, гадая, кто будет первым нарушителем нового режима. И таковой в конце концов нашелся. Менеджер по маркетингу Майкл Паркер отправил сообщение коллеге поздно вечером предыдущего дня. Сделал он это в первом часу ночи и совсем забыл, что пятница уже наступила. “Я человек и имею право на человеческие слабости”, — до сих пор возмущается нарушитель. За свою оплошность он заплатил штраф размером в $1. Его фотографию вывесили на доске при входе в отдел, а на грудь пришпилили большую красную букву “E”, дабы, глядя на него, сотрудники вспоминали о запрете. Впрочем, “страшная кара” постигла не одного Паркера. В этот же день еще несколько менеджеров попались на несанкционированной рассылке писем. Их нелепые оправдания веселили Бертона. Он чувствовал себя школьным учителем, которому нерадивые ученики рассказывают глупые истории про собаку, съевшую тетрадь с домашним заданием. Так, например, один работник заявил, что отправил сообщение, потому что в его компьютере сбилась настройка часов. Он якобы думал, что сегодня четверг.

Дело привычки

Недели проходили за неделями, и постепенно сотрудники стали привыкать к новым правилам. Они все чаще обсуждали рабочие дела по телефону или встречались лично. Теперь их не смущало то, что отдел рассредоточен по разным зданиям. И хотя строения располагаются не слишком далеко друг от друга, работники вынуждены совершать длинные пешие прогулки. Например, директор по маркетингу Дана Луф признается, что раньше и носа на улицу не высовывала. Ее маршрут заканчивался в ближайшем кафетерии в том же здании. Будучи большой модницей, она всегда носила высокие каблуки. Но когда шеф запретил обмениваться электронными посланиями, Дана стала настоящей лягушкой-путешественницей. Перебираясь от здания к зданию, она проходит по пять километров в день. Конечно, от высоких каблуков пришлось отказаться. Теперь Дана носит кеды.

Однако иногда сотрудники забывают о запретах начальства. Так, директор сетевого маркетинга Джулия Пэрриш каждую неделю увешивает стену над рабочим местом записками с напоминанием о пятничном режиме. И все же один раз она умудрилась забыть о запрете и отправила в неурочное время целых 65 писем. Она должна была заплатить $65, но Бертон ее пожалел и взял всего $20.

Еще целая группа сотрудников попыталась схитрить. Девять человек стали пользоваться компьютерной системой мгновенного обмена информацией IM, но их быстро разоблачили. “Их попытка воспользоваться другим средством электронной связи провалилась”, — говорит начальник группы Джефф Хосман.

Многие сотрудники отдела Бертона признаются, что электронная почта подобна наркотику. От нее сложно отказаться. Однако сам Бертон верит в успех своего предприятия и собирается продолжать начатую политику. Вице-президент радуется, что в его электронном ящике теперь гораздо меньше писем. Он быстрее выполняет свою работу и реже слышит раздражающее жужжание принтера. Ведь сотрудникам больше нечего распечатывать из своих электронных ящиков.

Другие менеджеры тоже высказываются против электронной почты. Например, арт-директор компании Джефф Реннакер говорит, что считает личное общение более продуктивным для работы. В письмах всегда есть какая-то недосказанность. Текст сообщения можно интерпретировать по-разному.

За два месяца общая сумма штрафов за пользование электронной почтой составила $70. Однако в последние недели нарушителей стало меньше. “Кажется, люди стали больше задумываться о том, что они посылают по электронной почте”, — с удовольствием констатирует Бертон. (WSJ, 30.09.2004, Мария Подцероб)

Марлон Уолкер

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...