Как выгоднее учитывать расходы на мобильную связь

АГ «РАДА» /

Сегодня редкая фирма обходится без мобильных телефонов. Как учесть расходы на их приобретение и использование, на чем при этом можно сэкономить, читайте в статье.

Чтобы получить доступ к сотовой связи, организация может купить мобильный телефон или воспользоваться телефоном сотрудника.

Первый вариант приглянется тем предприятиям, на которых телефоном будет пользоваться небольшое число работников. Однако в этом случае организации придется потратиться на покупку телефона.

 

 

Второй вариант позволяет сэкономить на этом. Он подойдет тем фирмам, которые планируют использовать много мобильных телефонов.

Покупка телефона

Купить телефон организация может по безналичному расчету или через подотчетное лицо. Первый способ выгоднее, так как в этом случае предприятие получит счет-фактуру, который позволит принять к вычету НДС.

Получить счет-фактуру можно и при покупке через подотчетное лицо. Но на практике все, как правило, ограничивается товарным и кассовым чеками. Кроме того, при оплате телефона через кассовый аппарат приходится платить налог с продаж.

Покупая мобильный телефон, организация оплачивает:

– стоимость телефона;

– стоимость подключения к оператору связи (если за это взимается плата);

– стоимость различных аксессуаров и приспособлений к нему.

В учете эти расходы отражаются по-разному. Поскольку срок полезного использования телефона больше одного года, он относится к основным средствам. Поэтому при покупке телефона организация должна оформить акт приема-передачи основных средств по форме № ОС-1. Если же покупается сразу несколько телефонов, их можно оформить одним актом по форме № ОС-1б. Напомним, что формы документов по учету основных средств утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Чтобы телефон смог работать, его надо подключить к оператору связи. Для этого нужна SIM-карта. Расходы на ее покупку увеличивают балансовую стоимость мобильного телефона.

Аксессуары не являются неотъемлемой частью телефона, без которой он не сможет работать. Поэтому они учитываются на счете 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и списываются на затраты при передаче в эксплуатацию.

Как правило, стоимость мобильного телефона не превышает 10 тысяч рублей. Поэтому в бухгалтерском и налоговом учете его можно сразу списать на затраты. Если телефон стоит дороже 10 тысяч рублей, то его включают в состав амортизируемого имущества и начисляют по нему амортизацию. Мобильные телефоны относятся к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования от 37 до 60 месяцев. Конкретный срок амортизации устанавливается приказом руководителя.

Пример 1

ООО «Строитель» в мае 2003 года купило для бригадира строителей телефон стоимостью 4200 рублей, в том числе НДС – 700 рублей. Подключение к сети стоило 240 рублей, в том числе НДС – 40 рублей. Для телефона куплен чехол стоимостью 300 рублей, в том числе НДС – 50 рублей.

В учете бухгалтер «Строителя» сделал записи:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 4740 рублей (4200 + 300 + 240) – оплачена стоимость телефона с подключением и чехлом;

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60

– 3500 рублей (4200 – 700) – принят к учету мобильный телефон;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 700 рублей – отражен НДС по телефону;

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60

– 200 рублей (240 – 40) – включены в стоимость телефона затраты на подключение;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 40 рублей – отражен НДС по расходам на подключение аппарата к оператору связи;

ДЕБЕТ 10-9 КРЕДИТ 60

– 250 рублей (300 – 50) – принят к учету чехол к телефону;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 50 рублей – отражен НДС по чехлу;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08

– 3700 рублей (3500 + 200) – телефон введен в эксплуатацию;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 01

– 3700 рублей – списана на затраты стоимость телефона;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 790 рублей (700 + 40 + 50) – принят к вычету НДС;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10-9

– 250 рублей – списана на затраты стоимость чехла.

В налоговом учете на стоимость телефона с чехлом можно уменьшить облагаемую налогом прибыль мая.

Организация использует телефон сотрудника

Воспользоваться телефоном сотрудника предприятие может тремя способами:

– заключив с ним договор аренды;

– взяв телефон в ссуду (безвозмездное пользование);

– выплатив сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Договор аренды

При аренде личного телефона сотрудника организация платит ему арендную плату, установленную в договоре. Она уменьшает облагаемую налогом прибыль. При необходимости ремонта телефона затраты на него также уменьшают прибыль.

Арендная плата является доходом сотрудника. Поэтому с нее надо удержать налог на доходы физлиц по ставке 13 процентов. А вот ЕСН платить не нужно. Ведь арендная плата – это не вознаграждение за труд, а плата по гражданско-правовому договору, связанному с передачей в пользование имущества. А по такому договору ЕСН не начисляется. На это указано в статье 236 НК РФ. Не надо платить и взносы на страхование от несчастных случаев.

Отметим, что при аренде телефона его стоимость учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Договор ссуды

По договору ссуды сотрудник на время передает свой телефон в безвозмездное пользование. Вознаграждение ему не полагается. Поэтому заплатить сотруднику за использование его личного телефона можно, выдав премию или материальную помощь.

Второй вариант выгоднее и предприятию, и сотруднику. Хотя матпомощь не уменьшает облагаемую прибыль, зато с нее не надо платить ЕСН. Кроме того, материальная помощь в сумме двух тысяч рублей в год не облагается налогом на доходы физлиц. А вот взносы на страхование от несчастных случаев заплатить придется в обоих случаях.

Как и при договоре аренды, затраты на ремонт телефона в этом случае можно включить в расходы предприятия.

Выплата компенсации за использование личного телефона

Организация может выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества в производственных целях. Это предусмотрено статьей 188 Трудового кодекса. Сумма компенсации согласовывается с работником и утверждается приказом руководителя.

Отметим, что она может быть прописана и в трудовом договоре с работником. В этом случае расходы на выплату компенсации уменьшат налог на прибыль. Если же такие выплаты трудовым договором не предусмотрены, учесть их при расчете налога на прибыль не получится.

Компенсация в пределах норм не облагается налогом на доходы физлиц и ЕСН. Об этом сказано в пункте 3 статьи 217 и подпункте 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ. Однако нормы компенсации за использование предприятием личных мобильных телефонов сотрудников не установлены. Поэтому, по нашему мнению, такая компенсация должна облагаться НДФЛ и ЕСН. Придется заплатить с нее и взносы на страхование от несчастных случаев. В то же время отметим, что начислять ЕСН нужно только в том случае, если расходы на выплату компенсаций уменьшают налог на прибыль.

Обратите внимание: при выплате компенсации за пользование телефоном предприятие самостоятельно не может оплачивать расходы на услуги связи. Это будет делать сам сотрудник. Поэтому такие затраты целесообразно включить в сумму компенсации работнику.

Что выгоднее

Просчитать выгодность каждого из этих вариантов организация должна самостоятельно. Дело в том, что она зависит от многих, в том числе субъективных, факторов. Например, если предприятие планирует использовать телефон длительное время, лучше заключить договор аренды. Если же телефон необходим на короткое время (например, на время командировки или участия в выставке), то удобнее выплатить компенсацию.

Как отразить услуги связи в учете

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете услуги связи относятся к расходам по обычным видам деятельности. Оплата мобильной связи отражается в учете проводкой:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 50, 51

– оплачены услуги связи.

Нередко при оплате мобильной связи организации используют телефонные карты. Как правило, их покупают сотрудники предприятия. В бухгалтерском учете при приобретении телефонных карт через подотчетное лицо делаются проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– выданы деньги сотруднику для приобретения телефонной карты;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 71

– оприходована телефонная карта.

При активировании телефонной карты делается запись:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»

– активирована телефонная карта.

По мере включения расходов на мобильную связь в состав затрат в конце каждого месяца составляются проводки:

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 60

– списана часть затрат на мобильную связь;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

– зачтен аванс.

Отметим, что стоимость личных разговоров сотрудников по мобильным телефонам нельзя относить на расходы предприятия. Поэтому работник должен либо возместить такие затраты, либо их надо удержать из его зарплаты. В последнем случае сотрудник должен составить заявление.

Пример 2

ЗАО «Книжный мир» арендует мобильный телефон снабженца Федорова. За май 2003 года от оператора связи получены счет на 7200 рублей, распечатка переговоров по данному номеру и счет-фактура. Распечатку проверили и установили, что стоимость производственных переговоров составила 6000 рублей, в том числе НДС – 1000 рублей, а стоимость личных переговоров – 1200 рублей, в том числе НДС – 200 рублей.

Федоров написал на имя директора заявление с просьбой удержать стоимость личных переговоров из его зарплаты. Оклад Федорова составляет 10 000 рублей.

Бухгалтер «Книжного мира» сделал в учете записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60

– 5000 рублей – приняты к учету услуги связи, связанные с производством;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 1000 рублей – отражен НДС по услугам связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 1000 рублей – принят к вычету НДС по услугам связи;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 60

– 1200 рублей – удержана из дохода сотрудника стоимость личных переговоров, включая НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 10 000 рублей – начислена Федорову зарплата за май;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 1300 рублей (10 000 рублей х 13%) – удержан налог на доходы физлиц с доходов Федорова;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 7500 рублей (10 000 – 1300 – 1200) – выплачена из кассы зарплата.

Налоговый учет

В налоговом учете расходы на услуги связи уменьшают облагаемую налогом прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. На это указано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но только в том случае, если телефонные переговоры связаны с деятельностью организации.

Подтвердить производственный характер телефонных разговоров фирма должна документально. Таким подтверждением может быть:

– договор с оператором связи;

– счет на оплату мобильной связи;

– расшифровка данных о телефонных переговорах от оператора связи;

– служебные записки сотрудников с указанием номеров абонентов, их названий, дат и времени переговоров. При этом они должны быть завизированы руководителем;

– должностная инструкция работника и т. д.

Обратите внимание: потребовать от предприятия отчета о содержании телефонных переговоров налоговики не вправе (см. письмо МНС России от 22.05.2000 № ВГ-9-02/174).

Н.А. Габец, редактор-эксперт АГ «РАДА»
Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...