Бойко Лариса Петровна, ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ
В предыдущей статье нашего журнала (N 12 (40), 2006) были прокомментированы требования, предъявляемые к хранению документов организации. В продолжение начатой темы поговорим об их уничтожении в связи с истечением срока хранения, а также о последствиях утраты до окончания данного срока.
Для проведения экспертизы и отбора имеющихся в организации документов с истекшим сроком хранения, подлежащими уничтожению, создается экспертная комиссия, председателем которой является один из руководителей общества, который и утверждает ее состав1. По окончании экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению2. Данный документ утверждается руководителем организации, и после этого бумаги подлежат уничтожению: их можно разорвать, отправить в шредер, сжечь или сдать на макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех документов и составить акт об их физическом уничтожении. Если по каким-либо причинам документы были утрачены – пропали или погибли до истечения срока хранения, то руководителю организации следует принять необходимые меры по их восстановлению. Таково требование налоговых органов3. Для восстановления необходимых документов в банках можно запросить копии выписок о движении денежных средств по счетам, в которых открыты счета организации, а у контрагентов – договоры, акты, накладные, счета-фактуры и т. д. Сложившаяся арбитражная практика свидетельствует: когда организация не предпринимает никаких действий по восстановлению пропавших документов, факт их утраты даже в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, наводнения и пр.) не признается обстоятельством, исключающим вину налогоплательщика4. Отсутствие принимаемых мер может трактоваться как противоправное бездействие, приведшее к совершению налогового нарушения.
Однако ответственность за невосстановление утраченных первичных документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Поэтому аргументация налоговых органов по поводу виновности налогоплательщика необоснованна. На этот факт указано в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2003 N А33-11262/03-С3-Ф02-4280/03-С1. За нарушение правил хранения документов, повлекшее их утрату, может быть наложена административная и налоговая ответственность (таблица). Обратите внимание: если при проведении проверки первичные документы у организации отсутствуют, то налоговые органы вправе доначислить налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об иных аналогичных налогоплательщиках согласно пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.
Для избежания негативных последствий рекомендуем организациям соблюдать правила хранения документов, формирующихся в процессе деятельности.
1) Основные правила работы архивов организаций, одобр. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
2) Приложение N 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобр. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
3) п. 1 Письма Управления МНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411
4) Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.07.2003 N А33-20597/02-СЗн-Ф02-2227/03-С1; Северо-Кавказского округа от 24.05.2005 N Ф08-1523/2005-911А; Центрального округа от 30.05.2005 N А64-1904/04-10
Статья получена: Клерк.Ру
Противовирусные препараты: за и против
Добро пожаловать в Армению. Знакомство с Арменией
Крыша из сэндвич панелей для индивидуального строительства
Возможно ли отменить договор купли-продажи квартиры, если он был уже подписан
Как выбрать блеск для губ
Чего боятся мужчины
Как побороть страх перед неизвестностью
Газон на участке своими руками
Как правильно стирать шторы
Как просто бросить курить
- 4439 -
