Внимание! Опасная зона! Аренда офиса

Большинство организаций под свои офисы арендуют отдельные помещения или здания целиком (что встречается гораздо реже). Сегодня юрист М2 рассказывает о том, как правильно заключить договор аренды и на что обратить внимание при его подписании.

Внимание! Опасная зона! Аренда офиса
Заключая договор аренды офиса, в первую очередь четко определите, какое именно имущество арендуется.

 

 

Речь здесь идет не только об адресе, хотя про этот пункт тоже не стоит забывать. Иногда стороны договора умудряются указывать неверный адрес, например, указывают «владение» вместо «дома» или пишут старое название улицы. Даже если вы арендуете все строение целиком, лучше указать все помещения и приложить к договору аренды поэтажный план с экспликацией. Если договор подлежит регистрации (о которой — чуть позже), план должен прилагаться к договору. На плане следует отметить арендуемые помещения, а в тексте договора каждое из них поименовать отдельно.

Выглядит это приблизительно следующим образом: «Арендодатель передает, а арендатор принимает в аренду следующие помещения:…». На стадии заключения договора его стороны должны убедиться, что он будет подписан лицами, имеющими соответствующие полномочия. Поэтому сторонам стоит обменяться комплектами документов, подтверждающими полномочия лиц.

Больше знаешь — крепче спишь
Арендатор может (даже должен!) попросить арендодателя предоставить копии документов, подтверждающих права на сдаваемое помещение. Разумеется, если в аренду сдается только часть строения, тогда как оно принадлежит арендодателю целиком, он не сумеет предоставить отдельный документ на арендуемую часть строения (исключение составляют случаи, когда арендодатель в свое время покупал строение частями, и на каждую часть здания у него есть отдельное свидетельство о праве собственности).

Если помещение сдается в субаренду, необходимо уточнить ряд моментов. Для начала следует проверить, не возражает ли собственник против заключения договора субаренды. Также необходимо уточнить, не превышает ли срок договора субаренды срока аренды. Если превышает, придется продлить срок действия договора аренды либо заключить договор субаренды на меньший срок.

Регистрировать или нет?
Необходима ли регистрация договора аренды? На этот счет существуют противоречивые мнения. С одной стороны, законодательство требует регистрировать договоры с недвижимостью. С другой стороны, установлено, что если договор аренды заключен на срок менее одного года, он не подлежит регистрации. Таким образом, все зависит от того, как будут определены сроки договора. Как правило, стороны предпочитают заключать его на 11 месяцев или на 360 дней. Это позволяет им соблюдать правило о сроках договора и избавляет от необходимости регистрировать его.

Вместе с тем при заключении краткосрочного договора всегда есть опасность того, что арендодатель расторгнет его сразу, как только истечет срок аренды. В этом отношении арендатор совершенно беззащитен, поскольку даже если предусмотреть в договоре возможность его пролонгации или закрепить за собой преимущественное право на заключение нового, это не лишит арендодателя права расторгнуть договор в соответствии с законодательством или не подписать его на новый срок. В том случае, если срок аренды не указан, считается, что договор заключен на неопределенный срок. В таких случаях его регистрация уже не является обязательным условием. Это позволяет существенно сэкономить время, необходимое для оформления документов.

Для регистрации договора необходимо предоставить в соответствующее территориальное управление Федеральной регистрационной службы (ФРС) три экземпляра договора аренды, подписанные сторонами (по одному экземпляру вернется после регистрации каждой из сторон, а один останется в ФРС). Также понадобятся документы, относящиеся к деятельности организации (свидетельства ИФНС, коды статистики, уставы и пр.). Эти документы предоставляются в виде нотариально заверенных копий. Как уже упоминалось выше, регистраторы спросят и поэтажный план с экспликацией. При этом стоит учитывать, что если при регистрации договора будут выявлены незаконные перепланировки, в регистрации откажут.

Полезно для каждого
В том случае, если в аренду сдается здание, стороны должны договориться о порядке пользования прилегающим к зданию земельным участком. Предположим, в договоре отсутствует подобный пункт. В таком случае считается, что арендатор пользуется землей в той мере, в какой это необходимо для нормального использования арендуемого здания. Иначе говоря, арендодатель не вправе запретить арендатору использовать участок для прохода к арендуемому зданию.
Арендаторам не стоит опасаться новых собственников или арендаторов того здания, где они размещаются. При продаже, залоге или ином распоряжении своим имуществом собственник (арендодатель) обязан предупредить своих партнеров по договору о том, что помещение сдано в аренду. Более того, законодательство предусматривает, что смена собственника сдаваемого помещения не влияет на права арендатора.

Договор аренды может быть заключен как с государственными или муниципальными органами, так и с коммерческой организацией. В первом случае размер арендной платы, как правило, определяется ежегодно в зависимости от технического состояния арендуемого помещения. Для этого его каждый год посещают техники ДЕЗа. По результатам осмотра составляется акт, в котором оценивается текущее состояние помещения и определяются его основные недостатки.
Иногда акт не составляется, а арендатор платит за аренду в том размере, который установил ДЕЗ. Очень часто арендаторы таких помещений делают косметический ремонт лишь выборочно. А текущие трубы и прочие недостатки, которые легко скрыть, камуфлируют с помощью подручных материалов. Таким образом, при минимуме затрат получается вполне нормальный офис. Как только на пороге покажется комиссия из ДЕЗа, арендатор мигом убирает камуфляж и начинает битву за снижение арендных ставок, мотивируя это плохим состоянием помещения. И часто добивается своего.

В последнее время участились случаи сдачи под офисы помещений в зданиях, которые официально еще никто не сдавал в эксплуатацию. То есть арендатор сидит в здании, которого по документам просто не существует (точнее, оно есть, но только в виде недостроя). Такие договоры недействительны, поскольку с правовой точки зрения арендуемый объект отсутствует. Заключив такой договор, арендатор рискует потерять все деньги, которые он успел заплатить арендодателю.

Вовсе не обязательно, что арендодатель вообще имеет какое-нибудь отношение к сдаваемым помещениям — он может оказаться обычным мошенником. В этом случае арендатор не вернет свои деньги. А вот если арендодатель является одновременно застройщиком или инвестором, тогда есть шанс получить уплаченную сумму назад и даже взыскать через суд компенсацию. Чтобы не попасть к таким арендодателям, при заключении договора с коммерческой организацией обратите особое внимание на документы, подтверждающие право собственности на помещение, сдаваемое в аренду.

Ночные страхи арендодателей
У арендодателей другая напасть — фирмы-однодневки. Они появляются и исчезают практически мгновенно, настолько быстро, что арендодатель не успевает забрать свои деньги. Для предотвращения таких ситуаций в договоре следует определить такой механизм оплаты, который позволит гарантированно получать арендную плату. Некоторые арендодатели выбирают авансовую систему, когда за аренду помещения арендатор платит в начале расчетного месяца (то есть плата за декабрь перечисляется в первых числах декабря). При расторжении договора аренды стороны просто проводят сверку платежей, и при наличии уплаченных сверх необходимости средств арендодатель возвращает «лишнюю» сумму арендатору.

Помимо «однодневных арендаторов» существует и другая неприятность в виде несуществующих организаций. Вроде бы у фирмы есть печать, бланки, руководство и штат сотрудников, но нет документов о регистрации в качестве юридического лица. Вот почему так важно обменяться документами, подтверждающими юридический статус организации. Эта простая процедура позволит защитить и арендодателя, и арендатора.

Разойтись по-хорошему
При заключении и расторжении договора аренды нужно помнить о необходимости подписания актов приема-передачи и возврата арендуемого помещения. В акте приема-передачи и акте возврата описывается состояние передаваемого имущества (что особенно важно при заключении договора аренды с ДЕЗом). Это позволит арендатору оградить себя от притязаний арендодателя по поводу состояния помещения. Также в акте целесообразно указать, что стороны претензий (в том числе и по оплате) друг к другу не имеют. Однако если претензии есть, не стоит поддаваться на уговоры другой стороны и подписывать «чистый», без претензий, акт.

Арендуя офис, организация старается обустроить для себя место, в котором комфортно работать. Сдавая помещения в аренду, арендодатель стремится заработать. Так что обе стороны заинтересованы в том, чтобы договор был заключен на нормальных, взаимовыгодных условиях и соответствовал действующему законодательству.

Иван Куприянов М2 - Квадратный метр
Статья о недвижимости получена: IRN.RU