«Горючий» учет

Журнал "Бюджетный учет" / Если учреждение использует в своей деятельности автотранспортные средства, неотъемлемой частью работы бухгалтера становится учет затрат на бензин, керосин, мазут, масла, специализированные жидкости (ГСМ).

А.Ю. Ильина, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»

Планирование расходов

Затраты на покупку ГСМ предусматривают в смете расходов. Потребность в них обосновывают с учетом:

• количества единиц автотранспорта по видам, маркам, модификациям;


• технических характеристик транспорта (марки двигателя, бензина);


• стоимости одного литра ГСМ;


• сведений о применении поправочных коэффициентов (климатических, дорожно-транспортных и т. д.);


• установленных норм пробега и расхода ГСМ в расчете на месяц.

 

 

Поговорим более подробно об указанных коэффициентах и нормах.



До 1 января 2008 года действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (далее — Нормы), утвержденные Минтрансом России 29 апреля 2003 г. (руководящий документ Р 3112194-0366-03). Этот документ не проходил регистрацию в Минюсте и, строго говоря, предназначен для автотранспортных предприятий, поэтому является рекомендательным. Однако во избежание проблем с проверяющими разного рода лучше пользоваться данными Нормами.



Подтверждением тому служат письма Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640 и от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223, в которых чиновники указывают, что для целей налогообложения при определении затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы.



Справедливости ради заметим: некоторые судьи полагают, что Нормы не являются нормативно-правовыми актами, классифицирующими транспортные средства, применять их не обязательно, учреждение может разработать свои нормы, утвержденные руководителем (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 14 ноября 2005 г. по делу № Ф04-506/2005(16659-А27-33), от 2 ноября 2005 г. по делу № Ф04-7702/2005(16376-А27-37)).



Да и сам документ содержит положение такого толка: «в случае производственной необходимости можно уточнить (или ввести отдельные поправочные коэффициенты) по распоряжению руководителей местных органов власти, министерств, ведомств при наличии обоснования и по согласованию с Минтрансом России».



Так, например, фактический расход топлива можно установить путем контрольного замера. При этом должен быть составлен соответствующий акт, подписанный членами комиссии, и издан приказ об установлении норм расхода топлива, полученных путем контрольного замера.



В любом случае применяемые нормы расхода топлива следует прописать в приказе по учреждению.



На практике же большинство организаций применяет Нормы Минтранса. Если и вы решите пойти по этому пути, следует помнить о некоторых моментах. Указанные нормы включают расход ГСМ, необходимый для осуществления транспортного обслуживания учреждения, а расход ГСМ на технические, гаражные и прочие нужды, не связанные непосредственно с процессом перевозок пассажиров и грузов, устанавливают отдельно.



В документе Минтранса нормы расхода установлены для автомобилей общего назначения и специализированного транспорта с разбивкой по видам. Помимо этого предусмотрено применение поправочных коэффициентов, определяемых в виде процентов повышения (снижения) исходного значения нормы. Значения коэффициентов устанавливают либо местный орган власти, либо руководитель учреждения (в пределах утвержденных норм). Если к автомобилю применяется несколько поправочных коэффициентов, норма расхода устанавливается с учетом их суммы (разности).



Повышающие коэффициенты применяют при:

• движении с пониженными скоростями при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов (до 35%);


• работе в городах в зависимости от количества населения (до 25%);


• работе в зимнее время года в зависимости от климатических районов (до 20%);


• сроке эксплуатации автотранспортного средства более 5–8 лет (до 10%);


• использовании кондиционера (до 7%) и т. д.

Обратите внимание: в случае эксплкуатации новых моделей, марок и модификаций автомобилей, для которых в Нормах отсутствуют соответствующие показатели, вводятся временные нормы. Для этого Научно-исследовательский институт автомобильного транспорта по индивидуальным заявкам разрабатывает нормы, а руководители местных органов исполнительной власти и предприятий их утверждают.



Надо сказать, чиновники полагают, что если используется импортная спецтехника, другие транспортные средства, для которых Минтрансом не предусмотрены нормы расходования топлива, их можно установить самостоятельно на основании технической документации или иной информации, предоставленной изготовителем (письма Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640, от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223). Расходы на покупку ГСМ для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами.



В тексте указанных Норм даны формулы для расчета нормативного расхода топлива легковыми автомобилями, спецтехникой, автобусами, тягачами, прицепами и т. д.

Пример 1

Из путевого листа видно, что пробег легкового автомобиля ВАЗ-21061 за два дня командировки — 800 км. Транспортное средства принадлежит учреждению, находящемуся в городе с населением 5 млн. чел. (надбавка — 25%). Базовая норма расхода — 9 л/ 100 км. Срок эксплуатации машины — 7 лет (надбавка — 5%).



Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D)

где Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Qн = 0,01 x 9,0 x 800 x (1 + 0,01 x (5 + 25)) = 93,6 л.


Документы

Как для налогового, так и для бюджетного учета оправдательными документами для принятия затрат по приобретению ГСМ являются авансовый отчет с приложенными чеками, квитанциями или платежное поручение. Все эти документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (письмо Минфина России от 16 апреля 2007 г. № 02-14-10а/891). Основным документом, на основании которого списывается стоимость топлива, является путевой лист. Бланки путевого листа приведены в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Выделяют:

• Путевой лист строительной машины (ф. 0340002);


• Путевой лист легкового автомобиля (ф. 0345001);


• Путевой лист специального автомобиля (ф. 0345002);


• Путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345004);


• Путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345005);


• Путевой лист автобуса необщего пользования (ф. 0345007).

Путевой лист составляют на один день (смену) или на более длительный срок, если водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены), находится в командировке (письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257). В документе необходимо проставить его порядковый номер, дату выдачи, печать учреждения.



Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), показания спидометра при выезде и возвращении в гараж, марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический). Для этого сначала определяют общее количество бензина в баке при выезде и количество заправленного топлива. Остаток при выезде складывают с количеством топлива, полученного по заправочному листу. Вычитая из полученной суммы остаток бензина в баке, выявленный при возвращении, получаем его фактический расход. Его сравнивают с нормативным расходом и отражают экономию (перерасход).



Аналитический учет горюче- смазочных материалов ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Материально ответственные лица должны вести учет ГСМ в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству. Оприходование топлива и масел отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика, кассовых чеков).



В случае если имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004). Его также оформляют в случаях: расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; при приемке материалов, поступивших без документов. Акт составляется членами приемной комиссии в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика (представителя незаинтересованной организации). Один экземпляр служит для учета движения материальных ценностей, второй — для направления претензионного письма поставщику.



Покупаем за «наличку»

Принятие к бюджетному учету производится по фактической стоимости с учетом предъявленных поставщиком сумм НДС (при приобретении за счет бюджетных средств) и без учета НДС (при оплате за счет средств от приносящей доход деятельности, если доход последней подлежит обложению НДС).

Пример 2

За счет средств бюджета водителю служебного автомобиля выдано 3000 руб. под отчет для приобретения бензина. Водитель предоставил авансовый отчет с приложенными чеками и квитанциями на сумму 2400 руб. (120 л х 20 руб.), в том числе НДС 18% — 366 руб. Неиспользованная сумма была возвращена в тот же день.



Бухгалтерские записи в этом случае выглядят следующим образом:



Дебет 1 208 22 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



Кредит 1 201 04 610

«Выбытия из кассы»



— 3000 руб. — выданы денежные средства под отчет;



Дебет 1 105 03 340

«Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»



Кредит 1 208 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



— 2400 руб. — оприходован бензин (основание — авансовый отчет);



Дебет 1 201 04 510

«Поступления в кассу»



Кредит 1 208 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



— 600 руб. — сдана в кассу неиспользованная сумма.


Пример 3

Воспользуемся данными предыдущего примера, с той лишь разницей, что бензин был приобретен за счет средств от приносящей доход деятельности. Тогда сумма оприходованного бензина будет составлять 2034 руб. (2400 - 366), и дополнительно бухгалтеру следует сделать такие записи:



Дебет 2 210 01 560

«Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»



Кредит 2 208 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



— 366 руб. — отражен НДС;



Дебет 2 303 04 830

«Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»



Кредит 2 210 01 660

«Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»



— 366 руб. — зачтен НДС в порядке, предусмотренном налоговым законодательством.




Покупаем по талонам

Учреждение вправе приобретать талоны на бензин:

• через подотчетных (материально ответственных) лиц;


• заключив договор купли-продажи.

Тогда учреждение перечисляет поставщику оплату за ГСМ (аванс), получает талоны, выдает их водителям, те производят по талонам заправку транспортного средства (получают чеки, которые сдают вместе с путевым листом в бухгалтерию). В конце месяца поставщик составляет акт, в котором подробно расписывает, сколько литров топлива и по какой цене получило учреждение. Акт и счет-фактура на отпущенное топливо передаются учреждению.

Прием талонов в кассу производится по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001). Водителю талоны выдаются под отчет по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002). Приходные и расходные ордера регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 031003) отдельно от операций по денежным средствам.



Обратите внимание: в соответствии с Законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ при стоимости заказа свыше 100 000 рублей учреждение должно провести конкурс на выбор поставщика ГСМ.



Заметим, механизм покупки ГСМ по талонам схож с покупкой по пластиковым карточкам. (Об этом вы можете прочитать в журнале «Бюджетный учет» № 2/2007, стр. 26.)



Пример 4

Учреждение за счет бюджетных средств через подотчетное лицо приобрело 50 талонов на бензин и оприходовало их. Каждый талон рассчитан на 30 л бензина, стоимость 1 л — 20 руб. Водителю выдано 5 талонов.



В учете будут сделаны проводки:



Дебет 1 208 22 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



Кредит 1 201 04 610

«Выбытия из кассы»



— 30 000 руб. (50 шт. х 30 л х 20 руб.) — выданы денежные средства под отчет;



Дебет 1 201 05 510

«Поступления денежных документов»



Кредит 1 208 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



— 30 000 руб. — сданы талоны в кассу;



Дебет 1 208 22 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



Кредит 1 201 05 610

«Выбытия денежных документов»



— 3000 руб. — выдано 5 талонов водителю;



Дебет 1 105 03 340

«Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»



Кредит 1 208 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



— 3000 руб. — приобретены ГСМ (основание — авансовый отчет с приложенными к нему чеками).



В конце месяца следует произвести списание приобретенных ГСМ на основании акта, счета-фактуры, выставленного поставщиком, путевого листа.


Пример 5

Воспользуемся данными предыдущего примера. Однако в этом случае рассмотрим ситуацию, когда учреждение покупает талоны по безналичному расчету.



В учете будут отражены записи:



Дебет 1 206 22 560

«Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов»



Кредит 1 304 05 340

«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов»



— 30 000 руб. — отражена предоплата за талоны (основание — договор поставки ГСМ);



Дебет 1 201 05 510

«Поступления денежных документов»



Кредит 1 302 22 730

«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»



— 30 000 руб. — поставлены талоны на бензин;



Дебет 1 302 22 830

«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»



Кредит 1 206 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов»



— 30 000 руб. — зачтен выданный поставщику аванс;



Дебет 1 208 22 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



Кредит 1 201 05 610

«Выбытия денежных документов»



— 3000 руб. — выдано 5 талонов водителю;



Дебет 1 105 03 340

«Увеличение стоимости ГСМ»



Кредит 1 208 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»



— 3000 руб. — приобретены ГСМ водителем (основание — авансовый отчет с приложенными к нему чеками).



В конце месяца приобретенные ГСМ подлежат списыванию.


Списываем ГСМ

ГСМ списывают по фактической стоимости единицы либо по средней фактической стоимости (п. 55 Инструкции № 25н), но в пределах утвержденных (Минтрансом или руководителем учреждения, органом местного само­управления) норм.



Пример 6

Обратимся к примерам 1 и 2.

В данном случае расход топлива по норме — 93,6 л, что в рублях составляет 1872 руб. (93,6 л х 20 руб.).



Фактический расход:

120 л (2400 руб. (120 л х 20 руб.)).



Рыночная стоимость недостающих ГСМ равна 581 руб.



Балансовая стоимость недостающих ГСМ — 528 руб. (2400 - 1872).



Бухгалтер сделает такие записи:



Дебет 1 401 01 272

«Расходование материальных запасов»



Кредит 1 105 03 440

«Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»



— 1872 руб. — списан расход ГСМ (в соответствии с данными путевых листов и нормами расхода топлива).



Перерасход топлива отражают так:



Дебет 1 401 01 172

«Доходы от реализации активов»



Кредит 1 105 03 440

«Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»



— 528 руб. — отражена недостача ГСМ в количестве 26,4 л. (120 - 93,6) по балансовой стоимости;



Дебет 1 209 04 560

«Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»



Кредит 1 401 01 172

«Доходы от реализации активов»



— 581 руб. — отражена недостача ГСМ по рыночной стоимости.



Обратите внимание: за счет средств от предпринимательской деятельности списание ГСМ, использованных в целях предпринимательской деятельности, производят следующим образом:



Дебет 2 106 04 340

«Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»



Кредит 2 105 03 440

«Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».



Далее следует поступить так. Если водитель будет признан виновным в недостаче, он обязан вернуть в кассу необходимую сумму:



Дебет 1 201 04 510

«Поступления в кассу»



Кредит 1 209 04 660

«Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов».



Если же в результате оценки специальной комиссии выяснится, что шофер истратил сверхнормативное количество бензина по объективным причинам (и при наличии соответствующего приказа (распоряжения)), следует сделать проводку:



Дебет 1 401 01 172

«Доходы от реализации активов»



Кредит 1 209 04 660

«Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов».



Налоговый учет

Если автомобили используются в основной деятельности, то затраты на приобретение ГСМ относят к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). При использовании транспортных средств в управленческой деятельности траты относят к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как уже было сказано выше, их принимают только в пределах утвержденных норм.



Что касается НДС, то больше всего проблем возникает при покупке ГСМ за наличный расчет. Ведь принять к вычету этот налог можно лишь на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ, письма Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-03-06/4/95, УФНС по г. Москве от 21 февраля 2007 г. № 19-11/16566). А его-то водителю как физическому лицу автозаправочные станции выдавать и не обязаны. При отсутствии счета-фактуры сумма НДС, выделенная в кассовом чеке, не принимается к вычету, а относится на увеличение фактической себестоимости запасов, поскольку не подлежит возмещению.





Подробнее

Расходы на приобретение ГСМ при использовании автомобиля сверхурочно могут быть учтены при налогообложении прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213@). При этом необходимо наличие документов, подтверждающих фактический расход ГСМ на производственные цели, путевых листов и утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями.





Вопрос в тему

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как быть? Водитель учреждения направлен в командировку на служебном транспорте. На какую статью ЭКР (340 или 222) следует отнести расходы по оплате горюче-смазочных материалов во время нахождения его в командировке?

Ответ: Оплата расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по подстатье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» вне зависимости от того, используется транспорт в командировке или в иных служебных целях.

По подстатье 222 «Транспортные услуги» оплачивают расходы на оказание транспортных услуг для обеспечения нужд учреждения. В отношении служебных командировок данная подстатья применяется:

• при оплате проезда в служебных командировках;


• в целях возмещения расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями;


• при оплате различных сборов, взимаемых при приобретении билетов (обязательное страхование на транспорте, комиссионный сбор и т. д.).

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...