Расходы на бензин

Большинство фирм используют в своей работе транспортные средства. А они, как известно, требуют постоянных «бензиновых вложений». Как правильно организовать учет топлива, вы узнаете из статьи.

Покупаем за наличные

Как правило, за бензин водитель расплачивается наличными. На заправке ему, как физическому лицу, выдают кассовый чек, который он относит в бухгалтерию.

Получив документ, бухгалтер должен оприходовать поступившее горючее. Согласно пункту 42 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н, ГСМ – это материал. Получается, что по правилам ведения бухучета счетовод должен оприходовать его на одноименном счете 10 «Материалы». Но, как известно, для этого действия необходим первичный документ. Правила его оформления прописаны в статье 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Кассовый чек не полностью соответствует стандартам первички. Например, в нем нет подписей. Но, как считает, Минфин, это не проблема. По мнению чиновников, кассовый чек выполняет другое условие, предъявляемое к составлению первичных документов. А именно составляется в момент совершения операции (п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Поэтому кассовый чек является первичным учетным документом (см. письмо от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2). На основании чеков водитель должен составить авансовый отчет. Далее встает вопрос о списании.

Путевые листы

Для списания бензина нужно заполнить путевой лист. Его форма утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Она содержит реквизиты о маршруте автомобиля, пройденном расстоянии и расходе топлива. Отметим, что в комментариях Госкомстата к составлению этого документа написано: путевой лист «является первичным документом по учету работы… транспорта и основанием для начисления заработной платы водителям». Как видите, о ГСМ статисты даже не упомянули.

Поэтому на многих фирмах к заполнению путевых листов относятся формально. В них отражают лишь самую общую информацию: марку машины, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую совершенно бесполезную, на взгляд бухгалтера, информацию. Это и дает налоговикам вполне законное основание исключить из состава расходов затраты на топливо.

Чиновники аргументируют свою позицию так: первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). А, как мы уже говорили, для путевых листов форму определил Госкомстат. Переубедить налоговиков в этом вопросе нельзя. И чтобы бухгалтер при проверке не успел внести исправления, контролеры обычно изымают эти документы.

В принципе заполнять путевые листы по всем правилам несложно. Они отличаются в зависимости вида автомобиля. Например, для легковушек предусмотрена форма № 3, а для грузовых – форма № 4–С и № 4–П. Все формы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что путевой лист можно составлять не на каждую поездку, а хотя бы раз в месяц. К такому же мнению пришли и судьи (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Нормы расходов

Многие налоговики при проверке обоснованности топливных расходов возьмут на вооружение нормы, утвержденные Минтрансом 29 апреля 2003 г. (руководящий документ Р3112194-0366-03). Обнаружив «лишние» затраты, контролеры могут исключить их из расходов и доначислить налог на прибыль. Однако у бухгалтера достаточно оснований поспорить по этому вопросу с проверяющими. Во-первых, Налоговый кодекс не дает право Минтрансу утверждать лимиты расходов ГСМ для расчета налогов. Минтрансовский документ носит лишь рекомендательный характер. Он не прошел регистрацию в Минюсте. Поэтому на него «нельзя ссылаться при разрешении споров» (п. 10 Указа Президента от 23 мая 1996 г. № 763). А во-вторых, в самом налоговом законодательстве нет ни слова о том, что затраты на топливо нормируются. В нем лишь сказано, что это материальные расходы (ст. 254 НК).

Арбитражные суды также встают на сторону фирм. Например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 10 июня 2002 г. № Ф09-1180/02-АК. Все фактические расходы на ГСМ фирма отнесла на себестоимость продукции. Решив, что такие затраты нужно учитывать в пределах норм (старые нормы Минтранса от 1997 года), налоговики доначислили налог на прибыль и соответствующие пени. Однако судьи признали претензии чиновников неправомерными. Служители Фемиды указали, что все расходы организации на ГСМ связаны с производственной деятельностью. Иного (непроизводственного) характера расходов налоговики не доказали.

Чтобы избежать проблем с налоговиками, фирма может узаконить собственные нормы. Главное – чтобы они были экономически оправданы. К такому мнению постепенно приходят и налоговики (например, письмо УМНС по г. Москве от 5 февраля 2003 г. № 26-12/7430).

Что делать с НДС?

Как мы уже говорили, АЗС должна выдать водителю кассовый чек. А вот счет-фактуру она предоставлять вовсе не обязана. Кроме того, НДС в чеке продавец может не выделять (п. 6 ст. 168 НК). Возникает странная ситуация. С одной стороны продавец топлива свои обязанности перед фирмой выполнил, выдав кассовый чек. С другой – покупатель не имеет права на вычет НДС по этому документу, поскольку наличие счета-фактуры обязательно (ст. 172 НК).

Официальных разъяснений налоговиков по этой проблеме пока нет. Скорее всего, если фирма решится на вычет, свою правоту ей придется доказывать в суде. Однако арбитры все чаще поддерживают организации (например, постановление ФАС Уральского округа от 8 июля 2003 г. № Ф09-1961/03-АК). В данном деле судьи сослались на пункт 7 статьи 168 Налогового кодекса. В нем сказано, что вместо счета-фактуры продавцам розничной торговли достаточно выдать чек по установленной форме.

В случае, если у бухгалтера фирмы отсутствует дух авантюризма, то сумму чека нужно отнести на расходы. Избежать подобных проблем можно с помощью безналичных расчетов.

Расчеты по безналу

Когда фирма постоянно сталкивается с топливными расходами, то можно перейти на расчеты по безналу. Для этого предусмотрены топливные талоны или карты.

Для получения топливных талонов фирма заключает договор поставки ГСМ со специализированной фирмой. Талоны бывают двух видов: на определенную сумму или «литровыми». Во втором случае на них пишут количество и марку топлива, которое будет отпущено по одному талону.

Приобретенные талоны нужно учитывать как денежные документы на субсчете 50-3 «Денежные документы». Их выдача водителям должна отражаться в книге учета движения денежных документов. Желательно, чтобы она была прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации. Для подтверждения фирма-покупатель и нефтебаза могут ежемесячно составлять акт приемки-передачи топлива. В нем указывают наименование, количество и стоимость отпущенных нефтепродуктов. На основании акта фирма-продавец выписывает счет-фактуру.

Пример

ООО «Попутчик» заключило с ЗАО «Топливо» договор на заправку своих автомашин. По договору ООО заплатило 118 000 руб. (в том числе НДС – 18 000 руб.) за 10 000 л бензина по 11,8 рублей за литр. Оплата произведена 9 августа 2004 года. ЗАО «Топливо» выдало 500 талонов на 20 л бензина каждый. В этот же день водителям «Попутчика» было передано 200 талонов на сумму 47 200 руб. (11,8 руб. х 20 л х 200 талонов).

По окончании месяца 31 августа 2004 года составлен акт приемки-передачи топлива. Согласно акту, ООО получило 3000 л бензина на сумму 35 400 руб. (11,8 руб. х 3000 л), в том числе НДС – 5400 руб.

Указанные операции бухгалтер «Попутчика» отразил так:

9 августа

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 118 000 руб. – перечислен аванс за бензин;

Дебет 50-3 Кредит 60

– 118 000 руб. – получены талоны на бензин;

Дебет 71 Кредит 50-3

– 47 200 руб. – выданы талоны водителям;

31 августа

Дебет 10 Кредит 71

– 30 000 руб. (35 400 – 5400) – оприходован бензин, залитый в баки автомашин;

Дебет 19 Кредит 71

– 5400 руб. – учтена сумма НДС со стоимости бензина, залитого в баки автомашин;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 35 400 руб. – зачтена часть аванса, уплаченного поставщику бензина;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 5400 руб. – принят к вычету НДС по оприходованному и оплаченному бензину;

Дебет 20 Кредит 10

– 30 000 руб. – списан на затраты израсходованный бензин.

Схема работы по топливным картам аналогичная. Приобретая карту, фирма перечисляет поставщику бензина аванс. Дальше водитель расплачивается по ней на АЗС. Однако сегодня такой способ не столь распространен, как хотелось бы. Специальные устройства для приема карт есть только на крупных АЗС.

Отметим, что если вы выбрали безналичный способ оплаты топлива, то лучше количество и цену приобретаемых нефтепродуктов указывать не в самом договоре, а в приложениях к нему или в дополнительных соглашениях. Это связано с частым изменением цен.

А.С. Поляков, аудитор АГ «РАДА»
Статья получена: Клерк.Ру