Учет трудовых книжек (комментарий к новому приказу )

Приказ Министерства финансов РФ от 22.12.2003 № 117н Зарегестрирован Минюстом России 24.12.2003 № 5356 О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ

Во исполнение пункта 3 постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”* (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 16, ст. 1539) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

1.1. Образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку;

1.2.

 

 

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

2. Объединению государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединению “ГОЗНАК” Министерства финансов Российской Федерации (Трачук А.В.) обеспечить изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра финансов Российской Федерации Вязалова С.Ю.

Министр финансов РФ А.Л. Кудрин

---

Утвержден приказом Министерства финансов РФ от 22.12.2003 № 117н ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ БЛАНКАМИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

1. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее – Порядок) разработан в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”.

2. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением “ГОЗНАК” Министерства финансов Российской Федерации (далее – Изготовитель).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

3. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее – распространители), отвечающими требованиям, установленным Изготовителем.

4. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.

5. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

---

Комментарий

B 22-м номере “НА” за прошлый год мы публиковали постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Этим документом была утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, которые введены в действие с 1 января и предназначены для всех, кто впервые начинает свою трудовую деятельность.

В комментарии к постановлению мы сообщали о том, что на регистрации в Минюсте находится приказ, которым Минфин утвердил правила обеспечения работодателей новыми бланками, и обещали, что как только этот документ пройдет государственную регистрацию, он будет напечатан в нашем журнале.

Сегодня мы выполняем свое обещание. Правда, приказ, с которым вы можете ознакомиться, несколько отличается от первоначального варианта. По требованию Минюста из него исключен ряд положений, регулирующих механизм распространения трудовых книжек от изготовителя до потребителя.

Кто может распространять трудовые книжки

Дело в том, что печатать трудовые книжки разрешается лишь типографиям Гознака. Но распространять их могут и другие организации (предприниматели). Таким образом, возможны две схемы продвижения бланков:

• типография – работодатель;
• типография – распространитель – работодатель.

Поскольку трудовые книжки являются защищенной полиграфической продукцией, все, кто имеет с ними дело, обязаны гарантировать сохранность бланков. В связи с этим распространители должны отвечать определенным требованиям. Согласно опубликованному приказу, такие требования устанавливает изготовитель при заключении договора.

Ограничившись подобной формулировкой, Минфин не стал приводить перечень конкретных условий, который был включен в первый вариант приказа. Однако это не означает, что Гознак доверит торговлю номерными бланками кому угодно. По нашим сведениям, перед заключением договора типография потребует от тех, кто захочет заниматься продажей трудовых книжек, целый пакет документов. В зависимости от конкретных условий договора этот пакет может включать в себя:

• копию учредительных и регистрационных документов;
• копию свидетельства о постановке на налоговый учет;
• копию правоустанавливающих документов на помещения (свидетельства о регистрации прав на недвижимость или арендного договора);
• копию договора со специальными службами доставки (перевозить защищенную полиграфическую продукцию вправе только подразделения МВД, Фельдъегерской службы или специального центра Минсвязи);
• копию акта местного УВД о соблюдении на объекте режима охраны (порядок инспектирования предприятий подразделениями вневедомственной охраны утвержден приказом МВД России от 05.08.93 № 371);
• внутреннюю инструкцию по охране помещений, в которых будут храниться бланки трудовых книжек и вкладышей (требования по режиму охраны помещений, которые используются для производства и хранения защищенной полиграфической продукции, установлены приказом Минфина России от 07.02.2003 № 14н).

Если в представленных документах все в порядке, то между фирмой (предпринимателем) и типографией может быть заключен договор о распространении трудовых книжек. Подписав такой договор, распространитель станет своеобразным посредником между типографиями Гознака и работодателями, которым нужны новые образцы книжек и вкладышей.

Механизм распространения трудовых книжек очень прост. По цене производителя “посредник” купит бланки у типографии. Затем он добавит к этой цене свои затраты и прибыль и перепродаст бланки конечному потребителю. Никаких ограничений по уровню цен Минфин не предусматривает, поэтому не исключено, что цены на книжки у разных распространителей будут различаться. Скорее всего цены будут колебаться и из-за того, каким способом трудовые книжки дойдут до работодателя: самовывозом, силами распространителя или с помощью специальных служб доставки.

Выдача трудовых книжек

О том, как оприходовать новые бланки трудовых книжек и как организовать учет их движения на предприятии, мы рассказывали в комментарии к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Однако на этом бухгалтерские проблемы не заканчиваются.

Получая первую трудовую книжку, вновь принятый работник должен за нее заплатить. Об этом сказано в пункте 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225*. Плата взимается и с тех, кому в трудовую книжку вшивается вкладыш. Бесплатно новые книжки выдаются только в двух случаях:

• если на фирме был пожар (наводнение, авария и т. п.) и все трудовые книжки работников были утрачены или повреждены;
• если при первичном заполнении книжка или вкладыш были испорчены сотрудником кадровой службы. В такой ситуации стоимость испорченного бланка списывается за его счет.

Оплатить трудовую книжку можно двумя способами – либо внести деньги в кассу, либо поручить бухгалтерии удержать стоимость книжки из зарплаты. В любом случае полученные средства будут внереализационным доходом предприятия. Его нужно отразить и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Сумма, которую фирма вправе получить с работника, равна сумме расходов на приобретение трудовой книжки. Поэтому в конечном итоге никакой прибыли “продажа” книжек не принесет. Просто, когда все книжки будут выданы, оплата, внесенная сотрудниками, полностью компенсирует затраты предприятия на покупку бланков.

Пример

В январе 2004 года фирма “Регент” приняла на работу двух молодых сотрудников – Кудрину и Нечаева. До поступления в организацию трудового стажа у них не было, поэтому отдел кадров завел на работников новые трудовые книжки. Цена, по которой книжки числятся на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности”, – 30 руб. за штуку (без НДС).

Кудрина оплатила книжку наличными. Стоимость книжки, оформленной Нечаеву, была удержана из его зарплаты за январь.

В бухгалтерском учете фирмы сделаны записи:

Кредит 006

– 60 руб. – списаны трудовые книжки, выданные новым сотрудникам;

Дебет 50 Кредит 91-1

– 30 руб. – принята оплата за трудовую книжку от Кудриной;

Дебет 70 Кредит 91-1

– 30 руб. – удержана стоимость трудовой книжки из зарплаты Нечаева.

Суммы, полученные “Регентом” в оплату за трудовые книжки, увеличивают налогооблагаемую прибыль фирмы за январь.

Аудитор О.А. Синельникова

* Документ опубликован в “НА” № 10, 2003.

Материал предоставлен журналом «Нормативные акты для бухгалтера»

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...