На что рассчитывает распорядитель офиса?

Он нужен каждой компании и он незаменим. Без этого специалиста работа может заглохнуть, остановиться надолго, стать некомфортной и трудной. Поэтому в кулуарах его шепотом назовут распорядителем бала, человеком, который тащит рояль, по клавишам которого каждый день стучат все сотрудники компании. Но для большинства своих коллег он так и останется «обычным» офис-менеджером.

Антон СКАКОДУБ

От своевременного и правильного выполнения, казалось бы, таких простых функций, как прием входящих звонков, ведение деловой корреспонденции, закупка канцелярии, контроль за офисной техникой, зависит мобильность компании.

 

 

Что делает офис-менеджера совершенно незаменимым здесь и сейчас. Он нужен для того, чтобы обеспечивать бесперебойность процесса работы.

Ситуация на рынке заставляет считать офис-менеджеров, вполне преуспевающими людьми. А ведь они, по большому счету, относятся к административному персоналу низшего звена. Но в самом деле, многие ли начинающие специалисты могут похвастать зарплатой с усредненным значением выше среднегородской? Обратимся к цифрам. Если человек без опыта работы и первичных навыков администрирования может рассчитывать на 9-10 тысяч рублей, то, оперившись, станет получать от 15, а выучив английский язык, легко перейдет планку в 20. Каждый следующий выученный язык – помимо базового на сегодняшний день английского – еще более резко повышает стоимость такого специалиста.

Мало того, перед офис-менеджером открыты перспективы профессионального роста. «Как показывает опыт, на этой позиции можно многому научиться, легко перенять специфику работы компании. Офис-менеджер просто «вынужден» постоянно находиться в центре внутренней работы компании. Он волей-неволей следит за поведением сотрудников, взаимодействуя со специалистами всех уровней и, не в последнюю очередь, с менеджерами высшего звена. Через него проходят все документы, среди которых предложения клиентов, партнеров, финансовая и организационно-распорядительная документация, – утверждает Евгения Котонаева, консультант по подбору персонала Консалтинговой группы «Альфа Персонал». – Вот почему офис-менеджер знает о своей компании, возможно, даже больше, чем ее владелец».

Многие компании сейчас берут офис-менеджеров «на вырост», предполагая дальнейшее расширение функций и перевод сотрудника в администрацию с более широкими полномочиями. Это очень интересная перспектива, которой не знает большинство сотрудников специализированных подразделений, чьи возможности и навыки ограничены одним-двумя направлениями. Наоборот, офис-менеджер способен двинуться в любую сферу, будь то продажи, финансово-экономическая деятельность или же административная работа. Единственным дополнительным условием для этого является профильное высшее образование по искомому направлению.

В маленьком офисе, где работает пара десятков человек достаточно начинающего профессиональный путь секретаря, способного обращаться с телефоном и организовать документооборот, достаточно скромный по объемам. Однако среднему и крупному бизнесу опытные, в идеале знающие один или несколько языков офис-менеджеры жизненно необходимы. Документооборот будет большим, количество входящих звонков и список ежедневных дел резко увеличится. Понадобится умение расставить приоритеты, отделить главное от второстепенного, уметь вовремя все успеть и не забыть о самом важном. А на это нужен опыт, что поделать?..

Офис-менеджерами становятся молодые и активные, в 99% случаев девушки. Заведовать офисом должен человек с привлекательной внешностью, способный производить приятное впечатление не только на своих коллег, но и на клиентов. К тому же, девушки усидчивее, аккуратнее, тактичнее и спокойнее, могут создать атмосферу уюта, недостижимую для мужчины.

Верхняя возрастная планка офис-менеджера, как показывает практика, находится в пределах 25-27 лет. Людей постарше редко удовлетворяет предлагаемый функционал.

	С опытом	Без опыта работы
С англ. яз.	Min 15 Av 20 Max 25-27	Min 12 Av 15 Max 18
Без англ. яз.	Min 17 Av 18 Max 23	Min 7 Av 9-10 Max 15

Таблица 1. Размер компенсации для офис менеджеров
в Санкт-Петербурге, тыс. руб.

Автор - кандидат филологических наук PR-менеджер Консалтинговой группы «Альфа Персонал»

Статья получена: Клерк.Ру