MS Office 2003&nb p;и Веб

(c) Microsoft Inc.

Офисный пакет Microsoft Office 2003 уже обрел достаточную популярность и на территории СНГ, и за рубежом. В принципе можно смело говорить о том, что если у вас есть офис и в компании работают хоть несколько человек, то наверняка у вас уже установлен этот пакет на рабочем месте. Применение его для работы с корпоративными документами означает, что множество данных – отчеты, данные об исследованиях рынка, описания продукции и услуг – хранится в файлах MS Word (для текстовых документов), MS Excel (для электронных таблиц и графиков), а если вы работаете профессионально с различными диаграммами и схемами, то и в форматах программы MS Visio. Но вот у вашей компании появился корпоративный веб-сайт, и теперь следует позаботиться о том, чтобы вся эта документация была размещена на сайте и доступна посетителям.

 

 

Каким же образом можно разместить ее на веб-сайте?

Размещать обычные файлы MS Office – не лучшее решениеСамый первый способ, который приходит на ум почти любому, – разместить на сайте файлы MS Word/Excel/Visio в виде обычных двоичных файлов, а пользователь, перейдя по ссылке, сможет или загрузить файл к себе на компьютер, или просмотреть его прямо в браузере – если у клиента установлено это же приложение, то окно, к примеру, Word встроится в окно Internet Explorer и отобразит документ. Это, конечно, один из вариантов, но довольно неудобный – как минимум, возникнут сложности с поиском по таким документам: посетители страницы не смогут сразу ознакомиться с содержанием документа, а загружать большие файлы не каждый сможет (файлы офисных пакетов получаются довольно большие, особенно если их не оптимизировать, о чем при обычной работе на компьютере никто не задумывется). Хотя современные поисковые системы и научились правильно индексировать такие документы ("Яндекс" умеет работать с файлами Word, Excel и PowerPoint; Google также работает с этими файлами), но выкладывать всю информацию в таком формате считается плохим тоном – ведь не у каждого посетителя может оказатся программа для просмотра, и в результате вы можете потерять клиента.

Для преобразования есть множество утилитДля решения проблемы выкладывания на сайт документов из офисных пакетов существует немало различных подходов. Основной из них – применение сторонней программы, которая берет файл и конвертирует его в один из приемлемых для Сети типов – чаще всего в HTML-страницу, PDF или Flash. Для примера можем привести уже описанную утилиту от компании Macromedia – Flash2Paper, которая встраивается в окно офисного пакета MS Office и обеспечивает быстрое преобразование открытого документа в формат PDF или Flash. В арсенале компании eHelp, поглощенной Macromedia, был еще пакет RoboPresenter, предназначенный для конвертации презентаций, созданных в программе PowerPoint, в формат Flash, который уже можно свободно интегрировать в любой веб-сайт.

Подобным решениям и нюансам работы с ними можно посвятить не одну публикацию, но все они имеют как минимум один недостаток. Как известно, форматы офисного пакета MS Office имеют двоичную природу и их спецификация закрыта, поэтому все сторонние решения используют внутренние механизмы самого MS Office для преобразования или же программисты компаний попробовали самостоятельно расшифровать формат документов – а это не позволяет говорить о полной совместимости. Поэтому хотя средства решения проблемы и существуют, но все они несовершенны и не могут гарантировать корректную работу со всеми документами.

Кто лучше всех знает, как работать со своими собственными файлами? Конечно, Microsoft! Логично поискать способ сохранения в приемлемом для Веба виде внутри самого офисного пакета – он-то уж точно будет полностью совместимым, к тому же такое средство достанется вам полностью бесплатно.

Начнем с обзора самой, пожалуй, популярной программы – MS Word.

Открыв меню «Файл», мы увидим несколько команд, которые могут пригодиться:

• "Сохранить как веб-страницу";
• «Сохранить как»;
• "Предварительный просмотр веб-страницы".

Первая команда, "Сохранить как веб-страницу", вызывает диалог сохранения текущего документа в виде файла *.mht – все используемые в документе внешние файлы будут включены в документ и представлены в закодированном виде (как при отправке писем электронной почтой).

Для удобства сначала проверьте правильность отображения страницыКоманда "Предварительный просмотр веб-страницы" открывает браузер и показывает в нем документ в таком виде, как он будет отображаться после сохранения. Для относительно простых документов с обычным текстом и форматированием можно ожидать практически стопроцентного совпадения внешнего вида. А вот если документ имеет более сложную структуру и в нем есть рисунки – то тут не все так просто. Очень часто при преобразовании Word «забывает» о положении рисунков, в результате чего иллюстрации получаются выровненными по левому краю, в то время как в оригинале они выравнивались по середине. К примеру, при тестовом преобразовании из шести рисунков в документе у пяти было нарушено выравнивание и только последний был размещен верно. Таблицы в большинстве случаев передаются правильно, включая заливку ячеек.

Если в документ были внедрены данные из других программ, к примеру таблица из Excel или диаграмма из Visio, то они также будут преобразованы и включены в веб-страницу в виде изображений.

Предположим, внешний вид более или менее соответствует оригинальному документу. Но вот если заглянуть в созданный HTML-код – тут любой веб-мастер как минимум содрогнется...

Созданный HTML-код очень громоздок и неудобенРазобраться вручную в таком коде – очень и очень сложно. К сожалению, это головная боль всех программ MS Office – при сохранении в виде веб-страницы ее код совершенно неоптимален даже для самых простых случаев (обычный текст). Недаром в продвинутых веб-редакторах – к примеру, Macromedia Dreamwever 2004 – есть в меню специальная опция «Clean Up Word HTML» для автоматического приведения кода «в божеский вид», хотя и после нее остается немало ручной работы.

Сохранение в программе Excel работает точно так же. Но есть и отличия. К примеру, если у вас есть таблица с несколькими листами, то конечный HTML-файл будет содержать их все, причем будет сгенерированное меню, похожее на интерфейс Excel для навигации между листами. Конечно, все макросы и скрипты будут потеряны, поэтому если у вас есть какие-то автоматические расчеты или анимация – они будет потеряны.

На рисунке ниже показан результат сохранения как веб-страницы книги Excel с несколькими листами. Вверху отображается сохраненный файл в Internet Explorer, внизу – оригинальное окно программы Excel.

Но мы еще не рассмотрели возможности команды «Сохранить как». Через нее мы получаем доступ к диалоговому окну сохранения, в котором нам перечислены все возможные форматы для сохранения текущего документа. В каждом приложении MS Office список форматов немного отличается, но мы пока сосредоточимся на программе MS Word. Из всего списка нас интересуют только те, которые наиболее подходят для веб-публикаций. Это:

• XML-документ (*.xml);
• веб-страница в одном файле (*.mht, *.mhtml);
• веб-страница (*.htm, *.html);
• веб-страница с фильтром (*.htm, *.html).

Сохранение в XML – самое лучшее решениеСохранение в виде XML в принципе самое на сегодняшний день оптимальное решение. Появилось оно только в версии Office 2003 в связи с тем, что Microsoft начала переход от закрытых бинарных форматов данных к открытым (в данном случае основанным на XML). Спецификации этого формата открыты и доступны всем желающим. Самое интересное заключается в том, что при сохранении к данным можно применить любой алгоритм преобразования – для этого предусмотрена опция «Применить преобразование».

Получаемый по умолчанию XML-файл хоть и является тоже довольно сложным и даже «страшным» на вид, но на самом деле гораздо проще и элегантнее того же HTML-кода, генерируемого программой.

При сохранении в режиме "Веб-страница (*.htm, *.html)" получается уже значительно лучший HTML-код, чем при использовании формата "Веб-страница в одном файле", но и он далеко не оптимален, так как содержит очень много тегов примерно такого вида: <p class=MsoNormal><span lang=EN-US>.

Однако если к этому файлу применить процедуру «очистки», например в Macromedia Dreamwever, то полученный код уже можно размещать на веб-странице. При сохранении в режиме "Веб-страница с фильтром" удаляются все специальные теги MS Office, что позволяет сгенерировать более правильный, универсальный и простой код, но впоследствии при открытии этого документа вы получите доступ только к информации, а все специальные возможности именно MS Word будут потеряны. Это подходит для сохранения сложных документов, а на обычных текстовых не оказывает заметного эффекта.

Следует сказать, что пользователю доступно множество опций, но они влияют глобально, на сохранение всех документов. Доступ к ним можно получить из меню "Сервис – Параметры – Общие – Параметры веб-документа". Из основных параметров настройки там можно указать версию браузера, для которой создается документ, настроить параметры графических элементов, указать, следует ли использовать CSS-стили для форматирования, а также кодировку получаемого документа.

Из офисных программ, входящих в пакет Microsoft Office 2003, мы еще не рассмотрели PowerPoint и Visio. Эти приложения имеют дело с более сложным контентом, в частности с мультимедийными и динамическими элементами в презентациях. Поэтому преобразование в формат, пригодный к веб-публикации, тут гораздо сложнее, так как необходимо по возможности сохранить интерактивные возможности документов.

Ссылки по теме

• Microsoft Office System
• Macromedia FlashPaper 2
• Microsoft Office Word 2003
• Microsoft Office Excel 2003
• Getting into XML with the Microsoft Office System

Статья получена: hostinfo.ru

загрузка...