Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

ИА "Клерк.Ру". Отдел новостей /

В большой компании постоянно возникают трудности с «первичкой». Часть документов потеряна, некоторые бумаги составлены некорректно, другие изменены задним числом. На одном из крупных предприятий Твери эти проблемы успешно решают под чутким руководством главного бухгалтера.

Ирина Дубовая, главный бухгалтер ООО «Форум Тверь»

"Двойная запись" № 2, 2007

Без малого девять лет назад наша компания открыла свой первый магазин.

 

 

Мы арендовали помещение в центре Твери и стали продавать электротехнические товары. Работу с покупателями организовали по принципу show-room: клиент изучал товар, размещенный на стендах, и с помощью менеджера делал выбор. Затем покупатель получал накладную, оплачивал ее и забирал продукцию со склада.

С первых дней существования магазина стали возникать проблемы, связанные с оформлением документов. Так, часть «первички» по ряду причин отсутствовала, или в ней не доставало некоторых реквизитов. Кроме того, по прошествии времени клиенты часто обращались к нам с просьбой изменить в накладной и счете-фактуре наименование контрагента. Мы шли навстречу, хотя подобная корректировка требовала дополнительных усилий со стороны менеджеров. Им нужно было выяснить, оплачена ли поставка и куда поступили деньги - в кассу или на расчетный счет. В зависимости от результата требовалось исправить данные либо в кассовой книге, либо в банковских документах. Другая распространенная ситуация - через несколько дней после поставки клиент выражал желание разбить накладную на две, не меняя общей суммы. Чаще всего подобные просьбы поступали от бюджетных учреждений, которые приобретали материалы, финансируемые из разных бюджетов.

Столкнувшись со сложностями, менеджеры, как правило, обращались за помощью к бухгалтерам, благо торговый зал и бухгалтерия в то время находились в соседних помещениях. Представители финансовой службы помогали каждому продавцу: инструктировали, контролировали, вместе с ними отвечали на просьбы клиентов.

Очень скоро компания начала стремительно развиваться. Руководство приняло решение об открытии нового подразделения, занимающегося электромонтажными работами. Затем создали и другие отделы, которые специализировались на монтаже вентиляционного оборудования, кондиционеров, телефонии и проведении сантехнических работ. Возросло количество магазинов.

Так что бухгалтерам становилось все труднее участвовать в торговом процессе. Мы поняли: необходимо упорядочить и унифицировать способы разрешения проблемных ситуаций, связанных с оформлением «первички». И полностью переложить соответствующие обязанности на другие отделы, оставив за бухгалтерией лишь контроль. Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов и внедрили систему контроля за соблюдением правил.

Как добиться, чтобы документы не пропадали

Прежде всего следовало утвердить порядок, который обеспечил бы наличие всех первичных документов. Дело в том, что зачастую из-за отсутствия бумаг, оформленных должным образом, организация лишалась возможности взыскать дебиторскую задолженность через суд. К тому же налоговики, недосчитавшись подтверждающих документов, могли оштрафовать фирму на приличную сумму.

«Первичка» терялась в основном из-за того, что при отпуске товара со склада компания оформляла комплект документов в двух экземплярах и оба отдавала клиенту. Подразумевалось, что покупатель должен поставить печать и подпись, после чего вернуть наш экземпляр. Но на практике бумаги нередко поступали с большим опозданием или вообще не поступали.

Чтобы исправить ситуацию, предприятие стало вести реестр отсутствующих накладных, актов и доверенностей на получение товара. Сбор и группировку данных поручили оператору. В специальном файле он собирает данные по каждому клиенту, и менеджеры могут оперативно отслеживать, какие документы еще не сданы. В конце месяца всем специалистам, курирующим взаиморасчеты с клиентами, раздают копию реестра с долгами по «первичке», которую предстоит получить от покупателя. Менеджеры лично заинтересованы в том, чтобы подписанные и проштампованные накладные по форме № ТОРГ-12 хранились в бухгалтерии. Ведь это обязательное условие для начисления премии.

Кроме того, мы учли один нюанс, который касается актов приемки выполненных работ, составленных по форме КС-2 и справок КС-3. Их оформляет сметчик, а затем передает непосредственно специалисту по монтажу. Тот направляет их заказчику для проверки и утверждения и лишь спустя время, иногда весьма продолжительное, относит в бухгалтерию. В итоге получается, что акты, подписанные в одном месяце, попадают к бухгалтеру в другом. Такое положение дел приводит к необходимости постоянно сдавать уточненные налоговые расчеты и декларации. Поэтому сметчикам вменили в обязанность вести список оформленных актов с указанием контрагента, даты и суммы. До второго числа следующего месяца данный реестр сдается главбуху, который проверяет, все ли документы подписаны заказчиком. Это позволяет своевременно отражать выручку и начислять налоги.

Как наладить документооборот

До внедрения единой системы документооборота предприятие периодически попадало в сложные ситуации. Так, некоторые продавцы, не зная норм закона, отпускали товар без доверенности. Они полагали, будто достаточно наличия подписи и ее расшифровки в накладной ТОРГ-12. Затем при попытке взыскать стоимость товара с фирмы-покупателя нередко выяснялось, что человек, подписавший накладную, на момент отгрузки уже уволился. А продукцию, которую мы ему поставили, забрал себе домой. Естественно, компания, чьи реквизиты были указаны в документах, отказывалась погашать долг. В результате мы несли убытки.

Избежать подобных казусов можно только с помощью четко прописанной инструкции, как правильно оформлять документы при реализации. Мы разработали данный документ для менеджеров торговли. Согласно инструкции, отпуск товарно-материальных ценностей в кредит возможен строго по предъявлении доверенности или печати организации-контрагента.

Отдельные пункты инструкции посвящены счету-фактуре. Его необходимо выдавать покупателю в момент приобретения товара. В случае, когда фактическая отгрузка не состоялась, выставлять счет-фактуру запрещено. Если контрагент числится в базе как частное лицо, то счет-фактуру не выписывают. Вместо этого кассир по просьбе клиента оформляет товарный чек. Представителям юридических лиц, не имеющим с собой печати или доверенности и оплатившим продукцию, следует предоставить накладную, а также товарный и кассовый чеки.

В инструкции предусмотрено и наказание. В случае нарушения вышеуказанного порядка менеджер выплачивает фирме штраф в размере 10 процентов от суммы поставки, но не менее 15 000 рублей. Это соответствует размеру налоговой санкции, указанной в пункте 3 статьи 120 НК РФ. Административное наказание, предусмотренное статьей 2.4 КоАП РФ, ложится на начальника подразделения.

Аналогичную инструкцию мы составили для менеджеров проектов, которые курируют выполнение работ и оказание услуг, заказ субподряда и закупку материалов. Фрагмент документа мы привели на этой странице.

Инструкция по организации документооборота для менеджеров проектов 1. Менеджер, ответственный за работу с субподрядчиками по объектам, обязан предоставить в бухгалтерию (в течение трех дней по завершении сделки и до сдачи данных работ заказчику) акт выполненных работ и справку по форме КС-2 и КС-3, счет-фактуру. При заключении договора субподряда менеджер должен потребовать от поставщика и предоставить в бухгалтерию копию лицензии подрядчика. После утверждения актов выполненных работ подрядчика менеджером проекта они должны быть подписаны директором. Полный комплект документов должен быть передан бухгалтеру по производству. 2. Менеджер при работе с поставщиками должен предусмотреть финансовую ответственность контрагентов по возмещению убытков в случае отказа в признании расходов в налоговом учете и отказа в налоговых вычетах по НДС из-за некорректного составления первичных и фискальных документов. 3. При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет. 4. При заключении договоров проверить перечень должностных лиц, имеющих право подписи договорных первичных и фискальных документов. Если представитель контрагента подписывает документы по доверенности, необходимо предоставить главному бухгалтеру копию доверенности. 5. При приобретении материалов за наличный расчет необходимо в течение трех дней после совершения покупки сдать товарный и кассовый чеки бухгалтеру по производству. Особое внимание надо обратить на оформление товарного чека: - наименование получателя - ООО «Форум Тверь»; - товарные чеки, в которых указана фамилия сотрудника или «физическое лицо», бухгалтерией не принимаются. Данная сумма будет вычтена из заработной платы сотрудника, если в течение трех дней товарный чек не будет заменен поставщиком. При покупке материалов у поставщика с предъявлением доверенности бухгалтеру должны быть сданы накладная по форме № ТОРГ-12 и счет-фактура. 6. После приемки выполненных услуг бухгалтеру должны быть сданы акт выполненных работ с нашей печатью, подписью лица, принявшего работу (с расшифровкой), и счет-фактура. Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» при выставлении счета-фактуры на работы и услуги не заполняются.

Как бороться с дебиторской задолженностью

Для борьбы с безнадежной «дебиторкой» мы ввели правило, общее для всех покупателей. Компания предоставляет клиенту рассрочку платежа только при наличии определенных бумаг. Менеджер собирает их и предоставляет директору, а тот принимает окончательное решение об условиях оплаты. Утвержденный перечень необходимых документов приведен справа.

Программисты разработали специальный отчет о состоянии дебиторской задолженности. Он делит долги на пять категорий: менее 15 дней, от 15 до 30 дней, от 30 до 45 дней, от 45 до 90 дней и более 90 дней. В должностной инструкции менеджера прописано, какие действия надо предпринять для каждой из групп. Так, если отчет показал, что отгрузка попала в третью категорию (от 30 до 45 дней), следует созвониться с клиентом и напомнить об оплате. О суммах, отнесенных к четвертой группе (от 45 до 90 дней), необходимо известить покупателя в письменной форме. И предупредить, что деньги должны поступить в течение недели, иначе наша фирма обратится в суд. По истечении семи дней менеджер передает все материалы по отгрузке в юридический отдел для составления иска. Таким образом, по долгам, возникшим 90 дней назад и ранее, судебный механизм уже запущен (если, конечно, специалисты действовали строго по инструкции).

В случае, когда менеджер не принял мер для взыскания недоимки в судебном порядке и срок исковой давности истек, всю сумму безнадежной задолженности вычитают из зарплаты. Данную меру применяют также, если сотрудник оформил документы с нарушением законодательства или не позаботился о своевременном поступлении «первички» в организацию.

Перечень документов, необходимых для представления в адрес компании для заключения договора поставки на условиях отсрочки платежа 1. Письмо-заявка от руководителя группы/отдела о заключении договора на имя генерального директора, с обоснованиями вышеуказанных условий, включая: - отчет 1С по контрагенту; - оценку будущих объемов продаж; - данные по контактным лицам; - краткую характеристику деятельности контрагента. 2. Копия устава предприятия (по факсу: первый лист и лист с прописанными полномочиями директора). 3. Документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента: - копия протокола об избрании директора; - копия доверенности с правом подписания договоров. 4. Копия свидетельства о регистрации. 5. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет. 6. Копия информационного письма о присвоении кодов статистики. 7. Копия свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц. 8. Копия договора аренды.

Как избежать исправлений в проведенных документах

Еще одна трудность, с которой пришлось столкнуться, - это несанкционированное изменение документов задним числом. Иногда по просьбе клиента менеджеры корректировали уже созданные и отраженные в бухучете документы, проставляя в них другого контрагента, иную дату и пр. Это иногда приводило к несовпадению данных в первичных документах и данных бухгалтерской базы. Устранение путаницы отнимало много сил и времени как у бухгалтеров, так и у менеджеров.

Для решения проблемы программисту поручили написать программу по обработке данных, позволяющую закрывать для редактирования все вчерашние документы. Клиентам, желающим внести изменения, мы предлагаем иные пути. Например, сотрудник фирмы-покупателя привез документы с опозданием. Из-за этого клиент оприходовал товар не в том периоде, когда составлена накладная, а в следующем. На просьбу клиента исправить дату накладной и счета-фактуры мы отвечаем отказом. Но обещаем выслать по почте наш фирменный конверт. На нем будет стоять отметка о дате получения, что позволит покупателю провести покупку и вычесть НДС в текущем месяце.

Другой распространенный повод для исправления данных - отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента. В такой ситуации поставку оформляют на частное лицо, в результате чего организация-клиент не может принять приобретенные ценности на баланс. Спустя некоторое время покупатель привозит доверенность и настаивает, чтобы мы переоформили отгрузку на юридическое лицо. Мы поступаем иначе: оставляем все как есть, но выдаем товарный чек на организацию. Правда, это не позволяет фирме-покупателю вычесть НДС (ведь счет-фактуру мы не оформляем), зато дает возможность оприходовать материалы.

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...