Представительские расходы по максимуму

Что у нас там с лимитом на представительские расходы? - В. НИКИФОРОВА, бухгалтер.

С деловыми партнерами нужно поддерживать дружеские отношения. Это закон бизнеса.

Чтобы не ударить в грязь лицом перед партнерами, устраивая очередной важный прием, зачастую приходится изрядно потратиться. Хорошо хоть, что такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ).

Правда, особенно размахнуться, как всегда, не получится: Налоговый кодекс относит к представительским расходам далеко не все, что фирмы реально тратят на своих гостей. Да и учесть эти расходы можно только в пределах норм (4% суммы расходов на оплату труда с начала года).

Однако каким бы ни был лимит - использовать его нужно по максимуму. А иногда за счет него можно и интересы коллектива удовлетворить. Главное - все правильно оформить!

Итак, что же можно считать представительскими расходами?

В статье 264 Налогового кодекса приведен такой перечень:

- проведение официального приема представителей других фирм (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия);

- расходы на транспорт для доставки участников встречи до места ее проведения и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг внештатных переводчиков как для руководителей, так и для членов делегации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому такие расходы, как оплата виз и проживания гостей, а также затраты на их развлечение и отдых учесть за счет налогооблагаемой прибыли нельзя.

Теперь разберемся с оформлением документов. Они должны подтверждать, что фирма действительно проводила прием делегации (переговоры, встречу и т. п.). На практике для этого достаточно:

- приказа о представительских расходах;

- отчета о проведении мероприятия.

Приказ о представительских расходах издают в начале года. В нем руководитель утверждает предельные размеры (нормативы) по каждому виду расходов. Заметим, что эти ограничения носят формальный характер. Поэтому вы можете установить в качестве норм максимально возможные суммы.

Чтобы обосновать суммы, потраченные на представительские расходы, после каждого мероприятия составляют отчет. В нем указывают дату и место проведения приема (переговоров, встречи), программу мероприятия, участников и величину представительских расходов.

Как видите, документы достаточно простые и, главное, не требуют участия партнеров в их составлении. Многие фирмы используют это в своих целях. Так, если потраченная на приемы делегаций сумма оказывается меньше, чем допустимый лимит, бухгалтеры маскируют под представительские какие-либо другие расходы. Для этого они составляют отчет о якобы проведенной встрече с одним из постоянных партнеров. Проверить, была ли эта встреча на самом деле, практически невозможно. Зато на ее счет можно списать затраты, например, на новогодний банкет или просто чай и кофе для всего офиса. Если же представительские расходы превысят установленный Налоговым кодексом норматив, то учесть их при расчете налога на прибыль нельзя (п. 42 ст. 270 НК РФ). Кроме того, сумму относящегося к ним входного НДС вы не сможете принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Пример:

ЗАО "Актив" уплачивает налог на прибыль и НДС поквартально.

В III квартале 2003 года для поддержания сотрудничества с крупнейшими поставщиками фирма провела официальный прием. Для этого был организован ужин в ресторане, сумма счета - 13 500 руб. (в том числе НДС - 2250 руб.). Счет оплачен по безналу. Отчет о приеме, счет-фактура и акт выполненных работ из ресторана сданы в бухгалтерию.

Бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 44, субсчет "Представительские расходы"

Кредит 60

- 11 250 руб. (13 500 - 2250) - учтена сумма представительских расходов;

Дебет 19

Кредит 60

- 2250 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам;

Дебет 60

Кредит 51

- 13 500 руб. - оплачен счет из ресторана.

За девять месяцев затраты на оплату труда составили 400 000 руб. Таким образом, максимальная сумма представительских расходов, которую можно принять при расчете налога на прибыль за девять месяцев 2003 года, равна:

400 000 руб. x 4% = 16 000 руб.

Поэтому в III квартале бухгалтер уменьшил налогооблагаемую прибыль на всю сумму представительских расходов, то есть на 11 250 руб.

Сумму НДС, относящуюся к этим расходам, он поставил к вычету:

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- 2250 руб. - произведен налоговый вычет в пределах норматива.

На IV квартал ЗАО "Актив" не запланировало никаких официальных приемов, переговоров или встреч делегаций. Поэтому бухгалтер решил списать на представительские расходы затраты на банкет, который фирма устроила для своих сотрудников.

Для этого он оформил отчет, в котором указал, что банкет был проведен в рамках официального приема делегации поставщиков. К отчету бухгалтер приложил счет, счет-фактуру и акт выполненных работ из ресторана. Сумма счета - 18 000 руб. (в том числе НДС - 3000 руб.). Счет ЗАО "Актив" оплатило по безналу.

Бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 44 субсчет "Представительские расходы"

Кредит 60

- 15 000 руб. (18 000 - 3000) - учтена сумма представительских расходов;

Дебет 19

Кредит 60

- 3000 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам;

Дебет 60

Кредит 51

- 18 000 руб. - оплачен счет, полученный из ресторана.

По итогам 2003 года затраты на оплату труда составили 550 000 руб. Максимальная сумма представительских расходов, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за 2003 год, равна:

550 000 руб. x 4% = 22 000 руб.

Таким образом, в IV квартале 2003 года "Актив" может уменьшить налогооблагаемую прибыль только на 10 750 руб. (22 000 - 11 250).

Оставшиеся 4250 руб. (15 000 - 10 750) нужно отнести на постоянные разницы:

Дебет 44, субсчет "Постоянные разницы"

Кредит 44, субсчет "Представительские расходы"

- 4250 руб. - отражена постоянная разница по представительским расходам. Допустим, что других расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом в 2003 году у ЗАО "Актив" не было. Прибыль "Актива" за 2003 год составила 300 000 руб. Сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, начисленная в течение года, -60 000 руб.

По итогам года бухгалтер сделал проводки:

Дебет 99, субсчет "Условный расход (доход) по налогу на прибыль"

Кредит 68

- 12 000 руб. ((24% x 300 000 руб.) - 60 000 руб.) - начислен условный расход по налогу на прибыль;

Дебет 99, субсчет "Постоянное налоговое обязательство"

Кредит 68

- 1020 руб. (24% x 4250 руб.) - отражено постоянное налоговое обязательство.

В итоге текущий налог на прибыль составит 13 020 руб. (12 000 + 1020). Сумма НДС, которую можно принять к вычету по итогам 2003 года, равна 4400 руб. (22 000 руб. x 20%).

Следовательно, в IV квартале можно принять к вычету 2150 руб. (4400 - 2250).

Бухгалтер "Актива" сделал следующую запись:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- 2150 руб. - произведен налоговый вычет в пределах норматива.

Оставшаяся сумма входного НДС в сумме 850 руб. (3000 - 2150) к вычету не принимается. Эту сумму придется списать в дебет субсчета 91-2 "Прочие расходы" без уменьшения налогооблагаемой прибыли.

Мария ЗОРИНА, аудитор.

Источник: /redir.php?url=www.zrpress.ru%3C%2Fa%3E%3C%2Fp%3E
Статья получена: Клерк.Ру