Счет-фактура: проблемы оформления

АГ «РАДА» /

Чтобы избежать осложнений с вычетом НДС, при заполнении счета-фактуры нужно соблюдать все требования Налогового кодекса. Однако идеально оформленный документ на практике встречается не так часто. Но идти на поводу у налоговиков все же не стоит.

Лакмусовая бумажка

Отчетность любой организации подвергается камеральной проверке. Чтобы такие проверки стали наиболее эффективными, налоговики ищут быстрые и легкие способы выявления нарушений.

 

 

И в этом им очень помогает статья 88 Налогового кодекса. В ней написано, что инспекторы могут потребовать у фирмы любые документы, связанные с расчетом налогов. В таком случае камеральная проверка все чаще напоминает выездную: налоговики запрашивают у фирмы первичные документы, счета-фактуры, договоры, различные учетные регистры и т. д.

Большая сумма к вычету в налоговой декларации по НДС – хороший повод обратить на себя пристальное внимание проверяющих. В этом случае налоговики для подтверждения суммы вычета могут потребовать счета-фактуры и тщательно проверят заполнение этих документов.

Дело в том, что принять к вычету НДС, перечисленный поставщику, можно только на основании правильно оформленного счета-фактуры. В противном случае поставить к вычету налог нельзя (п. 2 ст. 169 НК). Кроме того, если такое нарушение повлечет за собой неполную уплату НДС, фирму могут оштрафовать в соответствии со статьей 122 Налогового кодекса. А это как минимум 20 процентов от неуплаченной суммы налога.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся нарушения правил оформления счетов-фактур.

Правила заполнения

Обязательные реквизиты счета-фактуры приведены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. И если продавец забудет указать, например, единицу измерения товара или ставку налога, НДС по такой счет-фактуре чиновники к зачету не примут. Это же наказание грозит фирме, если сведения какой-либо графы будут указаны неверно.

Нередко споры с налоговиками разгораются по поводу заполнения граф «Грузоотправитель и его адрес» и «Грузополучатель и его адрес». Обычно, если продавцом и грузоотправителем является одно и то же лицо, многие фирмы просто указывают, что грузоотправитель «он же», то есть продавец. Эта же история происходит и с грузополучателем (покупателем). Налоговики считают такие недописки нарушением и отказываются по этим документам возмещать НДС.

Требуя полного заполнения всех обязательных реквизитов счетов-фактур, налоговики формально правы. Полное написание наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя предусмотрено в подпункте 3 пункта 5 статьи 169 Налогового кодекса. И там не говорится, что эти координаты можно указывать в сокращенном виде.

Конечно, существуют правила заполнения счетов-фактур. Они утверждены постановлением правительства от 2 декабря 2000 г. № 914. Согласно этому документу, если продавец и грузоотправитель совпадают, два раза указывать один и тот же адрес не нужно, можно просто написать «он же». Однако по кодексу правительство может разрабатывать только порядок ведения журналов учета счетов-фактур, книг покупок и продаж (п. 8 ст. 169 НК). Разъяснять, как заполнять счет-фактуру, оно не вправе.

Поэтому, если налоговики придерутся к вам по этому поводу, искать правду придется скорее всего в суде. На практике такой спор может быть решен в пользу фирмы (см. постановления ФАС Московского округа от 5 ноября 2002 г. № КА-А40-/7369-02 и ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2003 г. № А26-2569/03-23).

А вот ставить прочерки при отсутствия какой-либо информации для заполнения граф, законом не возбраняется. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, оказывающие услуги. В этом случае в графах «Грузоотправитель и его адрес», «Грузополучатель и его адрес» и «Единица измерения» можно поставить прочерки. К этому выводу пришли и сами налоговики в своем письме от 21 мая 2001 г. № ВГ-6-03/404.

В остальных же случаях советуем вам не спорить с налоговиками. Ведь выполнять их требования не так уж и сложно. Гораздо проще и дешевле проследить, чтобы счет-фактура был составлен по всем правилам. Этот совет в полной мере относится и к последним требованиям по заполнению счетов-фактур, утвержденных постановлением правительства от 16 февраля 2004 г. № 84.

Налоговики поясняют

Согласно постановлению, в реквизиты счета-фактуры добавились, например, код причины постановки на учет (КПП) и расшифровка подписи должностных лиц. Вроде бы изменения незначительные, но возникает вопрос, обязательны эти требования или нет. Замешательство вызвано тем, что в Налоговый кодекс аналогичные поправки пока не внесены. А именно: в перечне обязательных реквизитов КПП нет (п. 5 ст. 169 НК), как и нет требований о расшифровке подписей администрации (п. 6. ст. 169 НК).

Первыми попытались объяснить ситуацию московские налоговики в своем письме от 30 марта 2004 г. № 24-11/21675. В документе чиновники указали, что отныне эти реквизиты обязательны. Иначе вычета по НДС фирме не видать. Заметим, что свой вывод налоговики обосновали ссылкой на все ту же статью 169 Налогового кодекса.

Таким образом, противоречие налицо, что грозит фирмам новыми судебными разбирательствами. Однако на практике выполнить это требование налоговиков совсем не сложно. Но даже если вы по тем или иным причинам не укажете КПП или не расшифруете подписи своих должностных лиц, стоит помнить, что забраковать счет-фактуру инспекторы не вправе, если выполнены все требования Налогового кодекса. И суды с этим согласны (см., например, постановление ФАС Московского округа от 14 апреля 2003 г. № КА-А40/1954-03).

Запаситесь доказательствами

Если в фирме отсутствует должность главного бухгалтера, то руководитель может вести учет лично. Об этом говорится в подпункте «г» пункта 2 статьи 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Тогда на главу организации ложится и обязанность ставить свою подпись на счетах-фактурах как за себя, так и за главного бухгалтера. Подписанная таким образом счет-фактура обычно претензий со стороны налоговиков не вызывает. И все же для большей безопасности попросите вашего поставщика переслать вам копию приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя.

Кроме того, на практике часто встречаются ситуации, когда счета-фактуры подписывают не только руководители и главные бухгалтеры фирмы, но и другие работники. Это разрешено пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса. Главное – подтвердить их полномочия доверенностью. При составлении этого документа нужно обратить внимание на следующее.

Доверенность должна быть составлена в письменной форме и подписана руководителем фирмы и заверена печатью. В ней нужно четко указать, какие именно действия и кому фирма поручает совершать от своего имени. Но главный реквизит – дата составления доверенности. Дело в том, что без него документ недействителен (ст. 186 ГК). Максимальный срок доверенности три года, а если срок действия не указан, то один год.

Как внести исправления

Проверка большого объема документов нередко приводит к тому, что бухгалтер может пропустить неправильно оформленный счет-фактуру. Этот печальный факт нередко выясняется только при налоговой проверке. Однако даже в таком случае налоговой ответственности можно избежать. Дело в том, что действующее законодательство не запрещает вносить исправления в первичные документы.

Фирма имеет право уменьшить общую стоимость НДС на налоговые вычеты, подтвержденные в том числе и счетами-фактурами. Об этом сказано в статьях 171 и 172 Налогового кодекса. При этом, по мнению судей, исправить или заменить счет-фактуру можно даже во время проведения налоговой проверки (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 февраля 2003 г. № А56-29330/02 и от 5 февраля 2004 г. № А26-1194/03-21).

Е.А. Лебедева, эксперт АГ «РАДА

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...