Каталог статей
Поиск по базе статей  
Статья на тему Бизнес и финансы » Безопасность бизнеса » ERP + OLAP = эффективная система подготовки отчётности

 

ERP + OLAP = эффективная система подготовки отчётности

 

 

Журнал «Бухгалтер и компьютер» /

За последние годы появилось достаточно публикаций по OLAP: история, описание, технология, готовые решения. Но для большинства специалистов, занимающихся учётом, управлением и планированием, этот термин по-прежнему остаётся чем-то если и не загадочным, то далёким от их обычной работы.
Цель этой статьи — познакомить читателей с практическим опытом реализации решения для подготовки отчётности на основе OLAP-технологий в ООО “Мострансгаз” — крупнейшем отечественном предприятии, занимающемся транспортировкой газа.

Дмитрий ДОЛОТОВ
Руководитель отдела систем бухгалтерского
и налогового учёта ООО “Мострансгаз”

Этот непонятный OLAP

OLAP (On-line Analytical Processing) обычно переводится как “аналитическая обработка данных”. И это определение вводит в заблуждение потенциальных пользователей технологии.

загрузка...

 

 

В России бытует твёрдое убеждение, что эти системы используются исключительно высококвалифицированными специалистами и аналитиками для проведения сложного анализа. На Западе же их рассматривают как системы, упрощающие понимание данных и обмен ими между всеми сотрудниками компании. В правильности именно западного подхода к OLAP мы убедились на собственном опыте.

Для ИТ-практиков OLAP — это технология быстрого создания интерактивных отчётов. Как правило, OLAP-отчёт может быть разработан практически без программирования, методом drag & drop, т. е. переноса групп данных из одного места в другое при помощи мыши. Проектирования и программирования требует только этап извлечения и подготовки данных для отчётов из корпоративных систем предприятия. Серия отчётов для определённой предметной области может быть настроена буквально за несколько часов.

Для конечных пользователей OLAP — это табличный отчёт с промежуточными и окончательными итогами. Он выпускается практически мгновенно, и можно самостоятельно изменить его форму — расположение колонок и строк, порядок фильтров и сортировки и т. д. Это позволяет взглянуть на одни и те же данные под разными углами зрения. Например, получив перечень по дебиторской задолженности, углубиться в архивные данные и посмотреть, были ли у должника проблемы с платежами в прошлом квартале, полгода назад, в ушедшем году. Разносторонний анализ позволяет быстро оценить ситуацию и получить максимум информации о проблеме, чтобы на этой основе наметить пути её решения.

Каким образом работает OLAP-система? OLAP-клиент получает данные из исходной информационной системы и организует их в иерархические структуры в памяти компьютера пользователя. Это позволяет выполнять вычисления промежуточных и окончательных итогов (фактов) практически мгновенно. Пользователь получает простой и интуитивно понятный интерфейс отчёта. Это таблица, в которой с помощью мыши можно менять местами строки и колонки (измерения), перетаскивать их в область фильтров, тем самым сворачивая данные, устанавливая самые сложные комбинации фильтров. Функциональные возможности системы позволяют за один сеанс работы выпустить десятки разновидностей одного и того же отчёта.

С появлением и использованием OLAP-инструмента традиционная задача отдела автоматизации — разработка новых отчётов, в которых одни данные показаны в разрезе других, — превращается в другую задачу, суть которой заключается в том, чтобы предоставить пользователю исходные данные. После этого экономист или бухгалтер не тратит время на написание служебных записок с требованием создать новую разновидность отчёта и не ждёт, пока программисты спроектируют, разработают и протестируют его. Пользователь сам конструирует нужный вид отчёта, выбирая из настроенной для него заготовки нужные поля, меняя порядок их следования, устанавливая фильтры и др. Созданный отчёт может быть проиллюстрирован графиками и диаграммами, распечатан на бумагу или выгружен в Excel.

Итак, OLAP-инструмент даёт два основных преимущества пользователю:

· высокую скорость и простоту настройки нового отчёта;

· высокую скорость выпуска отчётов.

Подготовка отчётности в ERP-системах

Обратимся к определению ERP-системы: ERP-система (Enterprise Resource Planning system) — комплексная интегрированная система, создающая единую среду для автоматизации планирования, учёта, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.

Традиционно создатели ERP-систем наибольшее внимание уделяют функциям, направленным на реализацию бизнес-процессов предприятий, документооборота, учёта, планирования и других сфер. Поэтому в первую очередь оптимизируется ввод новых учётных данных в систему. При этом на второй план уходит возможность использования накопленных данных, развитие встроенной системы отчётности и, что наиболее важно, преобразование огромных массивов данных в информацию для принятия управленческих решений.

Все без исключения ERP-системы имеют подсистему формирования отчётов. Но созданные с её помощью отчёты не позволяют менеджменту предприятия оценить финансовые показатели деятельности, выявить наиболее прибыльные продукты и услуги, проанализировать затраты, дебиторскую и кредиторскую задолженность и т. д. Обычно в составе подсистемы отчётности поставляется базовый минимум отчётов по предметным разделам, например: наличие товаров на складах; ведомость износа основных фондов; кассовая книга; ведомость реализации услуг. Номенклатура, уровень достаточности и глубина штатных отчётов определяются разработчиками без учёта потребностей конкретного конечного пользователя продукта. В результате штатные отчёты ориентированы на пользователей “нижнего” уровня. Эти отчёты выпускаются из базы данных, на которой работает учётная система. Скорость формирования таких отчётов находится в обратной зависимости от их информационного состава, количества и сложности фильтров и группировок.

Создать дополнительные отчёты, в том числе управленческие, можно с помощью инструментария для разработки отчётов, который поставляется в составе ERP-системы. В одних системах это “продвинутый” конструктор с возможностью визуального проектирования, в других — встроенный язык программирования, но в любом случае настройка нового отчёта выполняется силами программистов и занимает от нескольких часов до нескольких дней в зависимости от сложности работы. Даже незначительное изменение структуры отчёта требует серьёзных затрат временн€ых и человеческих ресурсов.

Перечислим факторы, которые препятствуют свободному получению информации из учётной системы:

· ограниченный набор базовой отчётности;

· необходимость привлечения программистов для настройки дополнительных отчётов;

· низкая скорость формирования сложных отчётов из общей с системой ввода данных СУБД;

· высокие требования к производительности локальных рабочих станций пользователей при формировании на них сложных отчётов.

Выходом из этой ситуации может быть платформенное разделение учёта и отчётности, при котором учётная система оптимизирована для отражения бизнес-процессов, а отчётная является надстройкой над данными учётной системы и предназначена для быстрого создания и выпуска разнообразных отчётов.

Интеграция OLAP-инструментов с ERP-системой

Рассмотрим возможный вариант реализации разделения учёта и отчётности на примере интеграции ERP-системы и OLAP-инструментов. В ООО “Мострансгаз” данная модель была построена на основе двух систем:

· программного комплекса “Галактика” версии 5.84 с использованием модулей “Контур оперативного учёта” и “Контур бухгалтерского учёта” (корпорация “Галактика”);

· OLAP-инструментов аналитической платформы “Контур”: “Контур Стандарт” версии 4.0, “Контур Дизайнер кубов” версии 1.0 и “Контур Генератор кубов” версии 1.0 (компания Intersoft Lab).

Предложенная модель могла быть реализована и с использованием других программных продуктов соответствующего функционального содержания. Выбор указанных систем был продиктован наличием закупленных версий, удачным сочетанием их функциональных возможностей и достаточным опытом их эксплуатации.

Система “Галактика” работает на платформе СУБД Btrieve/Pervasive, что при невысоких расходах на сопровождение обеспечивает вполне приемлемую скорость работы пользователей, выполняющих операции ввода данных и выпуска текущих отчётов. Однако отчёты за длительный период, а также отчёты, построенные на нестандартных запросах, выполняются недостаточно быстро. Это побудило ИТ-менеджеров “Мострансгаза” применить современные OLAP-системы аналитической платформы “Контур” для выпуска отчётов.

Аналитическая платформа “Контур”

“Контур Стандарт” — это инструмент для генерации произвольных табличных отчётов и анализа данных различных информационных систем. В этой системе можно настроить прямой доступ к локальным таблицам и реляционным базам данных, сконструировать SQL-запросы и выпускать на них OLAP-отчёты в режиме реального времени. Созданный отчёт сохраняется для работы в режиме off-line и передачи удалённым пользователям в виде файлов микрокубов.

“Микрокуб” — это мобильный контейнер OLAP-отчётов и данных для представления в отчётах. В нём хранятся данные, выгруженные из автоматизированных корпоративных систем, алгоритмы расчёта вычисляемых показателей и формы OLAP-отчётов. Данные в микрокубе подготовлены для многомерного анализа и оперативного получения показателей в различных разрезах. При помещении в микрокуб объём исходной информации сжимается в десятки раз, что позволяет передавать их по интернет-протоколам и пересылать по электронной почте.

“Контур Дизайнер Кубов” предназначен для проектирования микрокубов и сценариев их генерации.

“Контур Генератор кубов” используется для массовой генерации микрокубов по готовым сценариям.

Общая схема решения выглядит так, как показано на рис. 1.

Пользователи ПК “Галактика” работают в штатном режиме, т. е. вводят данные и выпускают текущие отчёты для проверки корректности выполненных транзакций.

Параллельно планировщик задач с заданным периодом в 30 минут запускает перекачку данных из БД “Галактики” в промежуточный склад данных. Перегрузка происходит в фоновом режиме без отключения пользователей. Промежуточный склад данных является копией базы данных ERP-системы. В данном случае склад реализован на платформе Firebird, но нет никаких ограничений и по другим СУБД. Основная задача создания промежуточного слоя данных — разделение системы учёта и системы отчётности.

Данные промежуточного склада используются для создания микрокубов — витрин данных по разным направлениям отчётности (например, “исполнение договоров по капитальному ремонту” или “состав затрат с местами их возникновения”). Создание микрокубов и настройка OLAP-отчётов делегированы аналитикам службы информационных технологий.

Аналитик настройки отчётности в визуальной среде “Контур Дизайнер кубов” проектирует структуры микрокубов, информационный состав и внешний вид OLAP-отчётов. Все настройки сохраняются в виде файлов сценариев.

По готовым сценариям модуль “Контур Генератор кубов” каждые 30 минут генерирует микрокубы из промежуточного склада данных. Готовые микрокубы содержат в себе метаданные (настройки внешнего вида отчётов, доступных пользователю измерений и фильтров и др.) и просто данные (выборки из промежуточного склада данных).

При помощи OLAP-клиента “Контур Стандарт” микрокубы доступны аналитикам, экономистам, бухгалтерам и другим потребителям отчётов.

Практические примеры использования OLAP для подготовки отчётности

Какие задачи и как помогают решить OLAP-технологии пользователям ERP-системы? Инструменты OLAP извлекают данные из БД ERP-системы и представляют их в интерактивных отчётах для специалистов различных профилей — бухгалтеров, экономистов, руководителей и т. д. Контроль движения материальных ценностей между складами, сравнительный анализ закупочных цен поставщиков, оценка сбыта по регионам, анализ исполнения бюджетов — таков далеко не полный перечень направлений использования OLAP-систем на предприятии. Фактически интеграция ERP и OLAP выводит автоматизацию поддержки управления предприятием на новый качественный уровень.

Рассмотрим несколько примеров использования OLAP в “Мострансгазе”.

Представление штатной отчётности

Любую базовую отчётность ERP-системы можно представить в виде OLAP-таблицы. Это значит, что пользователь сможет сам управлять формой и содержанием отчёта с помощью стандартных OLAP-операций — группировки и детализации данных, фильтрации по измерениям и периодам и т. д. После каждой операции OLAP-система выполняет перерасчёт промежуточных и окончательных итогов и тут же отображает новый отчёт.

Это даёт сотрудникам разных подразделений свободный доступ к огромным объёмам информации для анализа. Например, все стандартные “шахматки” по счетам за год можно поместить в одну единственную OLAP-таблицу. В колонках и строках таблицы будут представлены корреспондирующие счета, в ячейках на пересечении колонок и строк — суммы проводок. С помощью фильтров бухгалтер выбирает счета для представления в отчёте, углубляется в интересующий синтетический счёт, например 10 “Материалы” (рис. 2), до уровня субсчетов и сразу же получает “шахматку” по аналитике этого счёта.



Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Классическая задача, которую решают OLAP-системы, — генерация основных периодов из даты. Это значит, что на основе фактических значений за каждую дату система автоматически вычисляет итоговые значения показателей за заданные периоды — неделю, декаду, месяц, квартал, год.

Это помогает в решении множества повседневных задач бухгалтерии предприятия. Например — значительно сокращает время на поиск задолженности, по которой приближается срок исковой давности, при создании резерва по сомнительной задолженности и в других случаях анализа дебиторской и кредиторской задолженности. Для этого в один OLAP-отчёт выводятся остатки по счёту 76 “Расчёты с дебиторами и кредиторами” в разрезе периодов возникновения задолженности, например по годам.

“Мострансгаз” имеет договорные отношения с огромным количеством контрагентов. В OLAP-отчёте можно оперативно просмотреть задолженность каждого из них и оценить суммы задолженности по разным видам деятельности в разрезе контрагентов. Для этого в отчёт добавляются два измерения: “Контрагент” (объекты аналитического учёта по счёту 76) и “За что” (предметы договоров с контрагентами, по которым образовалась задолженность). Итоги по новым измерениям рассчитываются автоматически (рис. 3).

Поиск встречной задолженности

Для поиска встречной задолженности в OLAP-отчёте дебетовые и кредитовые сальдо по счетам 60 “Расчёты с поставщиками”, 62 “Расчёты с покупателями и заказчиками” и 76 “Расчёты с дебиторами и кредиторами” представляются в разрезе контрагентов (измерение “Контрагент”), договоров (измерение “За что”) и документов оплаты по договору (измерение “Документ”).

Сравнивая промежуточные итоги по дебету и кредиту счетов, бухгалтер видит взаимную задолженность с расшифровкой “с кем” (“Контрагент”), “за что” и “по каким документам” (рис. 4).

Анализ задолженности и НДС

В OLAP-таблице с помощью фильтров по фактам и измерениям легко подобрать удобную для решения конкретной задачи форму отчёта и выделить данные для сравнения. Можно изменить масштаб (1 5 N) и формат (абсолютное значение или проценты) представления данных. Две последние функции не являются обязательными для всех OLAP-систем, но они исключительно удобны для решения бухгалтерских задач.

Например, в отчёте “Сальдо 2003 года по кварталам и датам” (рис. 5) для сопоставления корректности сальдо по кредиторской задолженности на счёте 60 “Расчёты с поставщиками” и налога на добавленную стоимость (НДС) на счёте 19 “НДС по приобретённым ценностям” устанавливаются два фильтра. Первый фильтр — по измерению “Счёт” для отображения в отчёте данных только по двум счетам — 19 и 60. Второй фильтр — по фактам, он включает отображение “свёрнутого” сальдо по счетам. В результате в соседних колонках в отчёте отражаются дебетовое и кредитовое сальдо по выбранным счетам в разрезе счетов-фактур (измерение “С/Ф”), договоров и контрагентов.

Чтобы проверить корректность выделения НДС (18/118, до 2004 года — 20/120), бухгалтер одной кнопкой переводит сальдо в проценты по строкам таблицы фактов. В результате в соседних колонках по каждому счёту-фактуре выводится сумма оплаты и выделенный из неё НДС. Если отношение 20/120 или 18/118 нарушено, то ситуация по бухгалтерскому документу требует дополнительного разбора и анализа (рис. 6).

Анализ затрат предприятия

Для анализа затрат предприятия в OLAP-отчёте представляются проводки по затратным счетам (20 “Основное производство” и 23 “Вспомогательное производство”) в разрезе объектов аналитического учёта (измерение “Статья затрат”) и их группировок (измерение “Вид деятельности”). В результате с помощью фильтров можно получить в одном отчёте группировки затратных статей из различных синтетических счетов (рис. 7).



Помимо фильтров у OLAP есть такая полезная функция, как сортировка измерений по значениям фактов. Она удобна для выявления приоритетных или, наоборот, наименее выгодных позиций — филиалов, контрагентов, видов деятельности, продуктов и т. п. Например, чтобы найти наиболее затратные статьи заданного периода, можно отсортировать измерение “Статья затрат” по возрастанию.

Управляя составом измерений отчёта, можно оценивать затраты предприятия с разных позиций. Например, для анализа затрат в разрезе структурных подразделений предприятия в отчёт достаточно добавить специальное измерение, отслеживающее ситуацию по филиалам (рис. 8).



Анализ выполнения работ подрядчиками

OLAP-инструменты “говорят” со своими потребителями на одном языке. Это достигается за счёт создания семантического слоя, когда полям из БД ERP-системы присваиваются названия в терминах предметной области. В результате переименования колонки, строки и цифры в OLAP-таблице приобретают прикладной смысл, понятный конечным пользователям отчётов.

Наглядный пример — отчёт по картотеке незавершённого строительства за 2003 год (рис. 9). Он показывает состояние расчётов с подрядчиками (измерение “Контрагент”), из которых можно оценивать ход выполнения работ по объектам строительства (измерение “Стройка”). Уплаченные суммы представлены в разрезе бухгалтерских документов — счетов-фактур (измерение “Счёт-фактура”) и соответствующих платёжных документов и актов сдачи-приёмки (измерение “Номер документа”). В таблице фактов представлены остатки по счетам 08 “Вложения во внеоборотные активы” (факт “Выполнен. работ”.), 19 “НДС по приобретённым ценностям” (факт “НДС по работам”) и 60 “Расчёты с поставщиками” (факт “Оплачено”). К примеру, из таблицы видно, что за работы по строительству 14-этажного жилого дома на Можайском шоссе подрядчику “ЖилСтройКомплект” был оплачен аванс в размере 41 800 руб. по платёжному документу А08016. В акте сдачи-приёмки работ № 34 было зафиксировано, что работы на сумму 41 800 руб., не облагаемые НДС, выполнены. Таким образом, счёт-фактура № 256 был закрыт.

Автоматический подсчёт промежуточных итогов по разным измерениям таблицы позволяет тут же получить дополнительную информацию — суммарные затраты по объекту строительства или конкретному поставщику.

Анализ прибыли и убытков предприятия по видам деятельности

Для “Отчёта о прибыли и убытках” бухгалтер готовит различные группировки по счёту 99 “Прибыли и убытки”. В OLAP-системе их можно получить практически сразу.

В одном OLAP-отчёте объединённые в группы проводки по счёту 99 показывают источники возникновения прибыли (в разрезе измерения “Филиал”) и прибыльные бизнес-направления (в разрезе измерения “Вид деятельности”). По каждой группе проводок автоматически рассчитываются итоговые значения для сравнения составляющих прибыли и убытков.

Если дополнительно разложить данные по датам на периоды — по месяцам, кварталам (рис. 10) и др., — то можно с разным масштабом оценить динамику прибыли.



Реальный выигрыш

Накопленный опыт эксплуатации OLAP-системы как надстройки над ERP показал ряд положительных моментов:

· формирование глубоких аналитических отчётов у пользователей выполняется моментально;

· настройка отчётов для пользователей при помощи визуальных средств проектирования, которые входят в состав OLAP-системы, происходит значительно быстрее, чем при программировании отчётов. Аналитик, настраивающий отчёты, может совершенно не владеть навыками программирования;

· при работе с OLAP-отчётами пользователь не ограничен в возможностях анализа и синтеза данных. При необходимости он самостоятельно модифицирует представление отчёта без привлечения программиста;

· присваивая одним и тем же измерениям различные названия, можно настраивать отчёты для потребителей информации различных уровней. При этом в отчётах за разными названиями может скрываться одна и та же информация;

· за счёт высокой скорости получения разнообразных отчётов снижается совокупное время, затрачиваемое на анализ финансового состояния предприятия;

· сокращаются расходы на разработку и сопровождение системы отчётности предприятия, обеспечивается независимость от поставщика ERP-систем по номенклатуре отчётов.

Надеемся, что всё изложенное в статье будет полезно ИТ-службам и прикладным специалистам предприятий и поможет им преодолеть искусственный барьер перед использованием OLAP-инструментов для подготовки разнообразной отчётности на основе ERP-систем.


Статья получена: Клерк.Ру
загрузка...

 

 

Наверх


Постоянная ссылка на статью "ERP + OLAP = эффективная система подготовки отчётности":


Рассказать другу

Оценка: 4.0 (голосов: 16)

Ваша оценка:

Ваш комментарий

Имя:
Сообщение:
Защитный код: включите графику
 
 



Поиск по базе статей:





Темы статей






Новые статьи

Противовирусные препараты: за и против Добро пожаловать в Армению. Знакомство с Арменией Крыша из сэндвич панелей для индивидуального строительства Возможно ли отменить договор купли-продажи квартиры, если он был уже подписан Как выбрать блеск для губ Чего боятся мужчины Как побороть страх перед неизвестностью Газон на участке своими руками Как правильно стирать шторы Как просто бросить курить

Вместе с этой статьей обычно читают:

Подготовка сайта для индексирования в поисковых системах

Индексирующие поисковые системы - сегодня основные поставщики новых посетителей на сайт. В то же время алгоритмы работы поисковиков никогда не публикуются, на что у разработчиков есть все основания - борьба с замусориванием поисковиков (поисковым спамом или спамдексингом) отнимает много сил и средств у коллектива любого поискового проекта. Вопрос о том, как попасть на первую страницу результатов поиска по профильным, то есть точно относящимся к тематике сайта, запросам, вол ...

» Продвижение и оптимизация - 5806 - читать


Автоматизация подготовки отчетности по МСФО

Компании, которые планируют или уже ведут учет по МСФО, приходят к пониманию того, что оперативную и достоверную отчетность можно получить, только внедряя в компании современные информационные технологии. Для этого нужно определить необходимую степень детализации отчетности компании и в зависимости от этого выбрать способ автоматизации составления отчетности по МСФО и соответствующий программный продукт. А знание возможных рисков при автоматизации позволит снизить их в даль ...

» Безопасность бизнеса - 4069 - читать


ERP системы – доходы и расходы

Внедрение ERP системы – прихоть или инвестиционный проект? Сегов Эдуард Директор департамента решений МВS УСП "КомпьюЛинк" Ключевой вопрос, при принятии решения о внедрении системы управления ресурсами предприятия – «А принесет ли эта система прибыль в масштабах предприятия, а если да, то когда и сколько?». Начинать работы по внедрению, не имея ответа на этот вопрос – чрезвычайно рискованно.

» Безопасность бизнеса - 1736 - читать


От методики учета к автоматизации подготовки отчетности по МСФО

Журнал "Управленческий учет"/ Вслед за банковским сообществом на МСФО в скором будущем перейдет большинство предприятий и организаций. Ожидается, что крупные компании, акции которых обращаются на рынке, будут предоставлять консолидированную отчетность по международным стандартам уже в 2005 году. К 2007 в этот процесс будут вовлечены также компании, выпустившие не только акции, но и долговые ценные бумаги.

» Безопасность бизнеса - 2156 - читать


От методики учета к автоматизации подготовки отчетности по МСФО

Вслед за банковским сообществом на МСФО в скором будущем перейдет большинство предприятий и организаций. Ожидается, что крупные компании, акции которых обращаются на рынке, будут предоставлять консолидированную отчетность по международным стандартам уже в 2005 году. К 2007 в этот процесс будут вовлечены также компании, выпустившие не только акции, но и долговые ценные бумаги.

» Управление и менеджмент - 2059 - читать



Статья на тему Бизнес и финансы » Безопасность бизнеса » ERP + OLAP = эффективная система подготовки отчётности

Все статьи | Разделы | Поиск | Добавить статью | Контакты

© Art.Thelib.Ru, 2006-2024, при копировании материалов, прямая индексируемая ссылка на сайт обязательна.

Энциклопедия Art.Thelib.Ru