Новый подход к формированию должностных инструкций

Гутгарц Р.Д.,
начальник Центра тестирования Иркутской государственной экономической академии,
к.э.н.

Опубликовано в номере: Кадры предприятия №4 / 2002

Регламентация работы каждого сотрудника предприятия является чрезвычайно важной и, в определенной степени, основополагающей задачей. От качества ее решения во многом зависит и качество реализации других, смежных задач. В конечном итоге это должно приводить к оптимизации выполняемых работ и, как следствие — к оптимизации профессионально-квалификационной структуры персонала.

 

 

На практике подобная регламентация осуществляется с помощью различного рода документов, которые можно разделить на две группы.

Первая — это документы, сформированные во внешней по отношению к предприятию среде (нормативные правовые акты трудового законодательства, инструктивно-методические материалы отраслевого и регионального уровней). Их количественный и качественный состав не зависят от особенностей деятельности конкретного предприятия и его кадровой службы. Такие документы имеют, соответственно, государственный, отраслевой или региональный статус, и их положения, как правило, являются обязательными к исполнению.

Вторую группу составляют документы локального характера, и в частности, регламентирующие деятельность отдельных организационно-структурных единиц предприятия, а также их персонала. Они, напротив, имеют непосредственное отношение к предприятию и отражают особенности его функционирования. Содержание и количество этих документов оказывают прямое воздействие на оптимизацию всех управленческих процессов на предприятии. В их число, прежде всего, входят положения о структурных подразделениях (службах, отделах, пр.) и должностные инструкции.

С методической точки зрения эти два типа документов имеют сходный алгоритм формирования. В данной статье рассмотрим должностную инструкцию, являющуюся чрезвычайно многогранной по своей сути.

По мнению специалистов содержание должностной инструкции может использоваться для следующих целей:

1) рационального разделения труда;

2) правильного подбора, расстановки и использования кадров;

3) контроля за соблюдением трудовой дисциплины;

4) создания организационно-правовой основы деятельности работников;

5) стимулирования результатов работы персонала;

6) составления трудовых договоров;

7) обеспечения объективности оценки деятельности работников в процессе их аттестации, поощрении или наложении взысканий;

8) разрешения трудовых споров.

К перечисленному выше следует добавить еще и формулирование требований к вакансии, проверку соответствия претендента на должность нормативным профессиональным критериям, планирование продвижения по «служебной лестнице», составление профиля должности.

Должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем. Достаточно большое количество квалификационных характеристик, являющихся основой для разработки должностных инструкций, представлено в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001) [1]. Работник кадровой службы может также обратиться к автоматизированным справочным системам и найти примерные образцы должностных инструкций.

Классическая текстовая форма инструкции известна каждому работнику нашей страны. Более того, периодически издаются специализированные пособия по данной теме. Однако, во-первых, в связи с развитием производства, внедрением новых технологий, организационно-структурными особенностями конкретных предприятий может возникнуть необходимость как редактирования предлагаемых примерных образцов, так и создания новых; во-вторых, действующая структура должностных инструкций не позволяет осуществлять их формирование в условиях автоматизированного решения.

Анализ используемых в настоящее время должностных инструкций показал следующее.

1. Состав разделов данного документа остается неизменным на протяжении десятилетий — общие положения, обязанности (или функции), права, ответственность. Кроме должностной инструкции существует еще и такой документ, как квалификационная характеристика должности, в которой приводится описание работы и знание соответствующей предметной области. Таким образом, во-первых, информация, относящаяся к описанию одной должности содержится в двух разных документах. Во-вторых, перемены, происходящие в сфере экономических отношений и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по отношению к смежным внешним структурам, а также активное внедрение в управленческие процессы информационных технологий (то есть формирование информационных связей, используемые базами данных и т.п.), предъявляет особые требования к особенностям выполнения работниками собственных повседневных обязанностей и используемому при этом инструментальному аппарату. Все это должно найти отражение в реконструкции названия блоков должностной инструкции и их содержании.

2. Форма подачи материала в виде сплошного текста, разделенного только заголовками разделов, не пригодна для структурирования информации, а следовательно, не может быть автоматизирована.

3. Разные специалисты по разному представляют организационно-структурную схему предприятия. При таком подходе возникает, по крайней мере, два вопроса:

а) как быть учебным, медицинским или другим учреждениям, имеющим помимо общих еще и большое количество специфических служб и отделов;

б) как быть организациям, структура которых в силу различных причин, в том числе по причине специфики их деятельности, не вписывается в традиционно заданную схему.

Примером последних может служить московская компания АйТи, специализирующаяся в области информационных технологий, в которой работают более 800 человек. В состав ее организационной структуры входят департаменты: сетевых технологий, программных систем, электронных платежных систем, специальных систем, консалтинга и методологии создания информационных систем, регионального бизнеса, маркетинга и рекламы, а также Академия АйТи.

4. Во всех должностных инструкциях регламентируется должностная подчиненность. Но всегда ли предлагаемая подчиненность будет однозначной? Поскольку каждое предприятие имеет свои организационно-структурные особенности, то, естественно, что этот раздел должностной инструкции подлежит редактированию; как следствие — возникает необходимость внесения изменений в иные разделы.

5. Преобладающее количество примерных образцов должностных инструкций характеризуется тем, что обязанности и права в них указываются в самом общем виде, то есть лишены конкретики.

6. Если возможно найти новый подход к автоматизированному составлению инструкций, то на этой основе можно будет решать отдельные задачи управления кадрами (рис. 1). Естественно, что практически ни одна кадровая задача, за редким исключением, не может быть автоматизирована полностью. Однако для большинства задач частичная автоматизация, напротив, вполне приемлема.

Рис. 1. Взаимосвязь задачи составления должностных инструкций с другими задачами управления кадрами

Таким образом, часть информации из должностных инструкций может использоваться при решении задач, связанных с наймом и отбором персонала. Основное же назначение инструкций — это текущая регламентация труда и аттестация персонала. На основе результатов последней возможно решение смежных задач, например, продвижение по «служебной лестнице», обучение и переобучение персонала предприятия, организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения кадров на предприятии.

Вывод может быть только один: как бы много типов должностных инструкций не существовало, всегда может и фактически возникает необходимость разработки новых инструкций, появление которых обуславливается как организационными, так и производственными причинами. Например, в Иркутской государственной экономической академии в апреле 2000 года был организован Центр тестирования. До этого момента подобной структуры не существовало, а следовательно, ни в одном справочнике найти соответствующие должностные инструкции для сотрудников центра не удалось. Поэтому пришлось составлять их самостоятельно, руководствуясь анализом осуществляемых Центром тестирования работ (с учетом организационно-методических особенностей автоматизированного тестирования) и соответствующего их распределения между сотрудниками.

Практически во всех предлагаемых сегодня должностных инструкциях не представлены особенности, связанные с работой в условиях информационных технологий, а если и отражены, то очень схематично. Организация работы на основе информационных технологий приводит не только к изменению структуры кадровой службы, перераспределению обязанностей между ее сотрудниками, но и предъявляет принципиально новые требования к работникам.

Неоднозначность трактовок формулировок в должностных инструкциях может привести к тому, что, с одной стороны, руководство предприятия всегда найдет обоснованную причину предъявить претензии к работнику в связи с некачественнымили несвоевременным выполнением каких-либо обязанностей, а с другой — работник может парировать тем, что обязанности не конкретизированы или недостаточно конкретизированы, а следовательно он не может и не должен их исполнять.

Таким образом, анализ всех доступных автору инструкций позволяет сделать следующие выводы.

1. Наличие даже большого количества типовых должностных инструкций не освобождает кадровые подразделения от необходимости составления других, которые бы отражали организационно-структурные особенности конкретного предприятия и появление новых должностей.

2. Многие формулировки в инструкциях лишены конкретики, что усложняет их непосредственное использование для достижения целей, обозначенных выше.

3. Явное и ничем не обоснованное пересечение должностных обязанностей также является недостатком большинства инструкций.

В связи с этим представляется, что необходим совершенно иной подход к формированию должностных инструкций, основанный на принципах:

1) конкретизации должностных обязанностей и знаний по соответствующим предметных областям;

2) совмещения должностных инструкций и квалификационных требований к должности в одном документе;

3) гибкого алгоритма составления и редактирования инструкций;

4) использования информационных технологий для составления инструкций.

Структура должностной инструкции и правила ее оформления не являются неким догматом. Поиски в этом направлении продолжаются и существуют различные мнения и представления по поводу ее содержания. Поэтому нами предлагается новый подход к формированию должностных инструкций, основанный на двух принципах.

Первый принцип. Совмещение в одном документе как традиционных типовых блоков должностной инструкции, так и блоков такого документа, как «Квалификационные требования к должности». Причем в содержательном аспекте при этом образуется новый документ, который можно назвать «Описание должности». Модель такого документа приведена на рис. 2.

Рис. 2. Модель документа «Описание должности»

Расшифровать данную модель можно следующим образом:

а) должно быть определено место должности в управленческой схеме предприятия — подчиненность и замещения (в традиционной должностной инструкции — это раздел «Общие положения»);

б) работа на конкретной должности требует от работника знаний в определенной предметной области, а также навыков, умений, опыта;

в) работник, занимающий конкретную должность, в организационном аспекте должен выполнять определенные функции и (или) обязанности. Кроме того, на него возлагается ответственность за решение каких-либо вопросов, а также он наделяется соответствующими правами. Для достижения оптимального результата выполняемой работы он должен обладать определенными психофизиологическими (например, коммуникабельность, качество памяти, коэффициент интеллекта, творческий потенциал, настойчивость и т.д.) и социально-психологическими (например, умение работать в команде, поведение в конфликтных ситуациях, соответствие принятым межличностным отношениям, уровень лидерства, готовность к принятию нестандартных решений, организованность и т.д.) качествами;

г) поскольку понятие «должность» относится к управленческой сфере в отличие от профессии (которая относится к производственной сфере), а управление основано на информации, значит обязательными для должности являются определение входящих и исходящих информационных потоков.

Второй принцип. Разработка структурированных моделей для каждого блока «Описания должности», позволяющих автоматизировать процесс формирования данного документа в рамках конкретного предприятия.

Поскольку каждый из показанных на рис. 2. блоков может быть представлен в особой структурированной форме, то в этом случае создание конкретной должностной инструкции будет выглядеть так, как это изображено на рис. 3.

ФОРМИРОВАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Рис. 3. Принцип структурированного формирования должностной инструкции

Подобный подход позволяет «собирать» должностные инструкции по принципу детского конструктора. Каждый блок может быть дифференцирован с любым заданным уровнем детализации. Это, кстати, позволит анализировать информацию из инструкций по одноименным блокам для разных должностей. Таким образом, можно, например, выявлять пересекающиеся функции и (или) обязанности, информационные связи, права, ответственность, а это, в свою очередь, дает возможность упорядочивать деятельность работников и оптимизировать их профессионально-квалификационный состав. Более того, структурированность описания информации для такого важного элемента управленческой сферы, как должность, позволяет решать целый ряд других задач, связанных с изменением профессионально-квалификационного или социального статуса работника.

---

[1] Бюллетень Министерства труда и социального развития РФ, № 12, 1998; № 8, 2000; № 5, 2001.

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...