Временные поверенные. Сколько стоит тайм-менеджмент

ИА "Клерк.Ру". Отдел новостей /

Стоит только задуматься, на что уходит наше время, и неприятным открытиям не будет не конца. Хотите в этом убедиться? Попробуйте расписать свой рабочий день с точностью до минуты. В конце дня оцените, что удалось сделать, а заодно подсчитайте, сколько времени потрачено впустую и сколько -- на дело...

 

 

Правильному, то есть бережному отношению к собственному времени учат на тренингах по тайм-менеджменту.

Принцип Парето

Часто тренинги по тайм-менеджменту относят к обучающим программам, нацеленным на достижение личной эффективности. Они, как правило, ориентированы на руководителей разного уровня, но могут быть полезны и для широкого круга специалистов -- в любом случае начинать-то придется с себя. Грамотное планирование своего времени и умение распределять обязанности между сотрудниками -- две ключевые задачи, на которых строится эффективный тайм-менеджмент. Но даже если с планированием времени у руководителя все в полном порядке, то с делегированием полномочий часто возникают затруднения. Причин может быть множество: это и стремление все сделать самому и сразу или, наоборот, подключить к выполнению работы абсолютно всех. Поиски виноватых скорее всего успехом не увенчаются, потому что причины потери времени следует поискать в себе.

Михаил Зотов, тренер-консультант консалтинговой группы "СЭТ", начинает занятие по тайм-менеджменту с предложения описать в виде метафоры свои отношения со временем. Самые распространенные -- "белка в колесе", "мчащийся поезд" или "лодка, плывущая по стремительной горной реке". Цель проста: каждый участник сам для себя тут же определит, может ли он управлять своим временем или нет. Допустим, если лодка -- человек, а бурная река -- время, каким будет результат этого взаимодействия? "По своей сути тайм-менеджмент -- та самая научная организация труда, или НОТ, принятая еще во времена СССР технология учета рабочего времени, -- говорит Михаил Зотов. -- Собственная метафора показывает внутреннее отношение ко времени и является ключом к пониманию своего внутреннего тайм-менеджмента.Интересно наблюдать, как в конце тренинга участники часто видоизменяют метафору и таким образом меняют свое взаимодействие со временем. Значит, время, потраченное на тренинг, прошло не зря".

Следующее, что предстоит сделать участникам тренинга, честно выполнить хронометраж одного дня: все, что сделано в рабочее время, включая походы на обед, перекурры, совещания, телефонные звонки и прочие естественные для человека дела. Кому-то это задание покажется невыполнимым, для другого заполнение подобной таблицы -- ежедневная обязанность. Но даже если в компании принято отчитываться о потраченном в течение рабочего дня времени, то оценка действия принципа Парето в обязанности работника не входит. И напрасно, потому что, согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, и наоборот, 80% затраченного времени часто дает на выходе всего 20%. Но избавиться от трудоемких задач оказывается не так просто, а тому, как с ними справляться, научиться все же можно. Для этого необходимо вспомнить собственные способы мотивации и выявить собственные стратегии. Все это в конце концов позволит необходимую работу выполнить хорошо и быстро, а неприятные обязанности перевести в разряд увлекательных. Так что перед началом рабочего дня можно периодически задавать себе вопрос о том, что вас лучше мотивирует: жажда успеха или страх поражения, возможное материальное поощрение или разгневанный руководитель?

Матрица Эйзенхауэра

Один из способов пресечь бесполезную трату времени -- распределить запланированные дела по матрице Эйзенхауэра. Этот ускоренный анализ приоритетов очень прост и нагляден: все задачи заносятся в таблицу 2 х 2, где столбцы будут называться "срочное" и "несрочное", а строки "важное" и "неважное". Понятно, что у загруженного работой человека все дела рискуют оказаться срочными и важными, и вот тогда следует задуматься об их делегировании. Время не бесконечно, жить и работать в условиях постоянного цейтнота под силу далеко не каждому, к тому же вредно для здоровья. Только увеличить количество часов в сутках уж точно не получится. А вот поискать, на что уходят драгоценные минуты, все же стоит.

Внушительный список "пожирателей времени" (их еще называют "ловушками" или "похитителями") может состоять из вполне безобидных на первый взгляд событий, например, из телефонных звонков. Но если технические неполадки в работе компьютера, проблемы с выходом в интернет или чужие ошибки, которые потом придется исправлять собственными силами, предугадать практически невозможно, то на привычную неразбериху с обменом информации между подразделениями или плохо организованные совещания просто необходимо делать поправку. При планировании можно учесть даже форсмажорные обстоятельства, хотя сделать это напрямую не получится -- только косвенно. Ведь чем сложнее и ответственнее выполняемая работа, тем выше риск ее срыва и тем существеннее на нее могут повлиять непредсказуемые факторы. Следовательно, и общее время, отведенное на ее выполнение должно быть несколько больше.

Анна Федорова, бизнес-тренер компании IQ Development Group: "Каждый раз, когда вы хотите распланировать свой рабочий день, имейте в виду, что соотношение запланированного времени к незапланированному будет примерно 60% к 40%".

Еще один подход в обучении связан с учетом индивидуальных биоритмов человека. Известно, что приучить "сову" приходить на работу к 9 утра и наравне с "жаворонками" включаться в рабочий процесс практически невозможно. Разумеется, если рабочий день все-таки начинается в 9 утра, тут ничего не поделаешь. Можно, конечно, попробовать поменять работу, но не проще ли расписать свой день с учетом всех этих особенностей?

Твердое "нет"

"Загнанных лошадей пристреливают", гласит военная мудрость. В любой организации найдется человек, чьей безотказностью время от времени пользуются сослуживцы и начальство. Поэтому ряд тренинговых программ уделяют этой проблеме особое внимание. В частности, в компании "DI&CON" один из блоков программы называется "Защити свое время: техники самообороны", где участникам предлагается постичь искусство говорить "нет" и при этом не прослыть эгоистом. На тренингах компании IQ Development Group участников учат задавать себе вопрос "почему?" (например, "почему я так долго беседовал с этим человеком?"). По словам Анны Федоровой, "человек должен осознавать, почему в той или иной ситуации он тратит время впустую и что именно запускает его неэффективное поведение в каждом конкретном случае".

А если уж от вороха дел отмахнуться невозможно, полезно научиться комбинировать различные типы задач, некоторые из них могут решаться по процессу (длительные по времени и большие по объему), другие по результату (кратскосрочные или долгосрочные задачи с жесткими сроками). Например, в компании TMI (Time Manager International - Russia) учат специальной методике решения "слоновых задач". В частности, к ним можно отнести получение образования или открытие нового направления в бизнесе.

Навыки планирования нарабатываются при помощи упражнений. Например, на одном из тренингов практикуется следующее: каждому участнику выдаются по три логических задачи, лист, с которым предстоит обойти группу и попросить у других участников автограф или записать дату его рождения, и паззл, который передается по кругу и собирается по очереди. На выполнение упражнения отводится 30 минут. Одна из типичных ошибок -- попытка свалить все в кучу, только что начатое задание, еще не доделанное до конца, бросить, а на общий паззл внимания и вовсе не обращать. Выполнить поставленную тренером задачу мало кому удается. В жизни все гораздо серьезнее, тем не менее что-то можно предусмотреть заранее: когда с долгосрочной задачи можно переключиться на запланированный во второй половине дня важный звонок, а когда выделить время на просмотр электронной почты. Грамотное планирование и расстановка приоритетов -- возможность наиболее быстрого достижения намеченных целей.

Цена времени

Программы тренингов по тайм-менеджменту в московских тренинговых компаниях мало чем отличаются друг от друга. Везде в том или ином виде будут рассматриваться способы самомотивации и постановка целей, делегирование полномочий, расстановка приоритетов и прочие аспекты эффективного взаимодействия со временем. В среднем продолжительность тренингов по тайм-менеджменту не превышает 1-2 дней. Стоимость открытых тренингов варьируется от $100 до $490, один день корпоративного обучения оценивается в $2000 для группы из 12-15 человек. По какому курсу происходит расчет и входит ли в стоимость НДС, стоит уточнить заранее.

Тем не менее у каждой тренинговой компании своя специфика. Например, в TMI используются концепции, методы и инструменты, разработанные еще в 1975 году основателем компании датчанином Клаусом Меллером. Концепция называется "Тайм менеджер" и имеет вид планировщика или органайзера (стоимость от $70 до $300). Существуют также электронные версии бумажного тайм-менеджера, которые могут быть адаптированы к организации в целом или к одному из подразделений (стоимость от $700).

На тренинге "Время-деньги" в "Московском центре НЛП" не проходят основные принципы эффективного тайм-менеджмента и не учат правильно заполнять ежедневники, все обучение здесь построено на метафорах и на внутреннем восприятии времени, которое удобно самому человеку.

Если выкроить время на посещение тренинга никак не получается, а желание получить полезные и такие необходимые сведения о его высвобождении имеется, можно купить за $575 видеокурс "Цена времени" в компании "Тренинг Медиа". При этом еще и прилично сэкономить, отправив потом на просмотр учебного пособия весь коллектив. Фильм предоставит возможность не только ознакомиться с теорией, но и познакомиться с примерами ее практического применения (правильного и неправильного). В видеокурс входят видеокассета, методическое пособие и консультация тренера-методиста.

Чтобы не планировали за вас

Изучив все аспекты успешного взаимодействия со временем, их необходимо сразу применять на практике. В противном случае есть опасность, что пользы от полученных знаний не будет. Сложности с построением собственного тайм-менеджмента могут возникнуть во время общения с руководителем или другими сотрудниками, так и не посетившими этот тренинг. Так или иначе, дальнейшее повышение личной эффективности -- дело уже добровольное. А что делать, если знания остались лишь в виде раздаточного материала и обрывочных воспоминаний? И обещания вроде "Вы научитесь структурировать время, избегать стрессовых ситуаций и станете более организованым" остались несбыточной мечтой? Вполне вероятно, что первый тренинг оказался недоработанным, и, не смотря на то, что курс был напичкан полезной информацией, встроить навыки человек так и не сумел. Может так случиться, что и повторное посещение тренинга в другой компании облегчения тоже не принесет. Отчаиваться не стоит, из этой ситуации тоже есть выход: элементарное планирование рабочего дня. Правда, и на это придется найти время. Но если вы не научитесь планировать жизнь, кто-то сделает это за вас.

ЕЛЕНА АЛЕЕВА

Статья опубликована в журнале «Деньги» № 3 (508) за 24 января 2005 года
Статья получена: Клерк.Ру