Безбумажный офис становится реальным

Наталья Лавринович, Деловой Петербург

Хотя целиком безбумажный офис выглядит утопично, многие элементы электронного документооборота прочно вошли в жизнь российских компаний.

В России продвижению передовых достижений мешает традиционный взгляд на роль информационных технологий в существовании компании. Многие привыкли считать, что основную ценность фирмы составляют материальные и финансовые ресурсы: помещения, оборудование, средства на счетах. Однако экспертные оценки показывают: 90% стоимости организации Д это опыт и квалификация ее сотрудников, а также информационный капитал, то есть информация на бумажных и электронных носителях.
Существующий капитал необходимо правильно использовать и пополнять.

 

 

Другими словами, необходима система, которая обеспечила бы сотрудникам по меньше мере быструю и удобную работу с информацией.

XXI век в коробке
Существует целый ряд корпоративных информационных систем, которые в той или иной степени решают задачи финансового, управленческого или производственного документооборота. Это так называемые "коробочные" системы, системы автоматизации делопроизводства и большие адаптируемые системы.
"Коробочные" системы, как самые простые, наиболее распространены в России. Она обычно решают локальные задачи финансового характера: начисления зарплаты, организации бухгалтерского учета.
К "коробочным" системам относится, например, система "1С". Эти системы наиболее распространены в небольших компаниях, где количество сотрудников не превышает 200 человек.
Системы автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства позволяют навести порядок с информацией внутри организации, какой бы разветвленной она ни была. С их помощью можно создавать, редактировать и согласовывать документы, искать необходимое по базе данных, планировать работу, обмениваться информацией внутри корпорации в режиме реального времени и т.д.
Самой известной на российском рынке из таких систем считается "БОСС-Референт" производства компании "АйТи".
Адаптируемые системы позволяют полностью автоматизировать все перечисленные виды документооборота. Кроме того они дают возможность контролировать весь процесс производства с момента создания предприятия. С их помощью можно, например, рассчитать необходимое число сотрудников, средств, материалов, оборудования, проконтролировать процесс производства на любой стадии. Внедрение таких систем может продолжаться несколько лет и стоить $30-40 тысяч за рабочее место. Самая известная из них Д адаптируемая система R/3 производства немецкой фирмы SAP.

Электронный органайзер
Наибольший интерес менеджеров вызывают системы автоматизации управленческого документооборота. Компьютер с установленной системой выглядит как электронный органайзер. Доступ ко всем базам данных и все действия осуществляются щелчком мыши по пиктограммам на рабочем столе. Находясь в системе и не запуская дополнительных программ, можно читать и отправлять электронную почту, пользоваться услугами сети интернет, быстро создавать по шаблонам и согласовывать документы, оперативно получать информацию (например, историю отношений с клиентами), планировать совместные мероприятия, осуществлять быстрый поиск нужной информации по ключевым словам или словосочетаниям.
Существуют и дополнительные возможности. Система сама известит о необходимости выполнения каких-либо обязательств по договорам или поручений руководства; напомнит о днях рождения коллег, запланированных мероприятиях; выберет удобное для всех время для собрания. С помощью нее можно также получать разнообразную статистику: например, сколько встреч и телефонных разговоров совершили менеджеры отдела продаж за последний квартал; какая сумма должна прийти по заключенным договорам за следующий месяц и кто отслеживает данные приходы.
"Наша компания на основе среды Lotus создала систему "БОСС-Референт". Она избавляет работников от рутины, связанной с поиском, фиксацией и обработкой информации, упрощает процесс планирования деятельности и контроль исполнительской дисциплины, Д рассказывает менеджер компании "АйТи" Антон Павлов. Д В качестве примера работы можно описать согласование созданного вами документа. Допустим, вам нужно подготовить и согласовать договор. Щелчком мыши вы выбираете нужный шаблон, вносите необходимые изменения, так же щелчком выбираете сотрудников в порядке цепочки согласования, нажимаете ОК Д и занимаетесь другими делами. В течение нескольких секунд эти сотрудники получают письмо с просьбой согласовать документ с электронной ссылкой к нему. Щелкнув по ссылке, получатель попадет на нужный документ, согласится с ним или напишет комментарии. Когда операция будет закончена, система сама оповестит вас об этом".
Чтобы в систему попал бумажный документ, его достаточно отсканировать. Текст система распознает самостоятельно, документ будет храниться в электронном виде. Факсы принимаются автоматически без использования бумаги.

Pro и contra
Как и у любой технологии, у электронного документооборота есть свои достоинства и недостатки. К недостаткам можно отнести длительность внедрения. Переход от бумажного документооборота к электронному может растянуться на годы. В этот переходный период производительность сотрудников в среднем понижается в 2 раза. Более того: далеко не все работники могут приспособиться к "безбумажному" офису. В каждой фирме существует человек, который может быть неплохим специалистом в своей области, но при этом бояться компьютера как черт ладана. Автоматизация производства неизменно влечет за собой увольнение сотрудников и необходимость искать новых.
Существует также проблема работы с поставщиком, особенно актуальная для отечественного рынка. "Системами автоматизации на отечественном рынке торгуют очень многие. Важно найти такого продавца, который обеспечит вам поддержку и обучит персонал, Д считает менеджер фирмы "Софт-Маркет" Александр Дурыничев.
"К нам часто обращаются клиенты, которые решили сэкономить и купили нелицензионное программное обеспечение, Д продолжает он. Д Выглядит это так: вы покупаете в магазине коробку за $6 тысяч долларов и не получаете никакой информационной поддержки. Никто не обучает ваш персонал. А ведь любое программное обеспечение Д это деньги, и часто немалые. В случае с электронным документооборотом затраты на обеспечение составляют лишь треть от затрат на внедрение".
Последний миф о "безбумажном" офисе развенчивает старший исследователь компании Hewlett-Packard Laboratories Абигайль Селлен в книге "Миф безбумажного офиса", опубликованной в 2001 году. Она, в частности, утверждает, что при переходе к электронному документообороту расход бумаги в офисе увеличивается на 40%. По мнению Абигайль Селлен, чем быстрее и проще становится общаться сотрудникам, тем больше они пишут друг другу писем, а потом распечатывают. Чем больше документов переводится в электронный вид, тем чаще их тиражируют сотрудники.

Учет и контроль
Самым существенным из плюсов "безбумажного" офиса можно считать экономию времени сотрудников, которая достигает 30%. Электронный документооборот позволяет нормально функционировать средним и крупным компаниям. Если в компании работает несколько сотен или даже тысяч человек, если у нее есть филиалы в разных городах, то при "бумажном" делопроизводстве процесс согласования какого-нибудь незначительного документа может растянуться на месяцы. При "безбумажном" же он происходит в режиме реального времени.
Электронный документооборот позволяет защитить внутрикорпоративную информацию от постороннего вторжения или взлома. Система электронного документооборота контролирует рабочий процесс на многих его стадиях, что, естественно, позволяет строить работу эффективнее.


Согласно современным представлениям о движении документов в организации, документооборот можно подразделить на три группы:

1. Финансовый документооборот Д бухгалтерские документы, накладные, банковские карточки, документы, относящиеся к кадровой, инвестиционной деятельности организации.
2. Управленческий документооборот Д документы, относящиеся к управленческой деятельности менеджмента компании: приказы, распоряжения, служебные записки, внутренние инструкции, листы согласования.
3. Производственный документооборот Д чертежи, технологические карты, маршруты движения деталей, карточки учета и состояния инструмента.
Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...