Иерархическая диагностика бухгалтерских систем

Журнал «Бухгалтер и компьютер» /

Николай ИВАНОВ, директор НПФ “Бизнес-Технологии”, доцент Саратовского филиала РГТЭУ

Появление автоматизированных систем в учёте заставляет по-новому взглянуть на то, каковы должны быть оптимальная структура и методы формирования необходимых выходных документов для эффективной работы и “поиска ошибок” в работе бухгалтера. В данном материале делается попытка изложить свой подход к методике иерархического диагностирования и получения необходимых для этого “информационных разрезов” при использовании программной реализации компьютерных бухгалтерских систем. Автор детально знаком с системами автоматизации типа “БЭСТ” и “ИС-ПРО”, поэтому в качестве примера использует в основном их. Однако предложения для конкретного развития в этом направлении возможностей программ касаются не только двух указанных. Автор обращает внимание на отсутствие единых терминологических стандартов в компьютерных бухгалтерских системах и употребление различных названий и терминов даже для одних и тех же вроде бы общепринятых в бухгалтерском учёте понятий, отсутствие унификации форм и их названий и т.

 

 

п.

В системах автоматизированного учёта перед формированием отчётной документации часто возникает необходимость провести максимально полный контроль правильности начисления налогов, списания затрат и вообще провести поиск ошибок в бухгалтерском учёте. По роду своей деятельности — с одной стороны, руководителя фирмы по внедрению компьютерных технологий учёта, а с другой — преподавателя этих технологий (Российский государственный торгово-экономический университет) — мне достаточно часто приходится иметь дело с этой процедурой.

В одном из семестровых учебных курсов мы моделируем деятельность в течение квартала среднего торгового предприятия с оптовой и розничной торговлей в сетевой бухгалтерской системе на 10–12 рабочих мест. Выделяем пять основных бизнес-процессов. Это закупка материальных ценностей, оптовая реализация, реализация в розницу через подключённые к компьютерной системе кассовые аппараты, начисление зарплаты, выплата зарплаты и уплата налогов. Прошу не судить слишком строго, если применение термина “бизнес-процесс” для обозначения указанных совокупностей управленческих операций покажется кому-то не вполне корректным. Для нас он просто удобен.

Обычно не менее четверти учебного времени мы уделяем именно процессу диагностики накопившейся по ходу моделирования бухгалтерской информации, предваряя процесс практического поиска ошибок двумя-тремя лекциями. При этом спектр ошибок, допускаемых студентами, значительно шире, чем то, что обычно встречается на объектах внедрения автоматизированных систем бухгалтерского учёта. Например, появление кредитового сальдо по счетам банка или кассы в процессе работы студенческой команды — достаточно обычное явление. На предприятиях это, естественно, большая редкость. На часть ошибок я указываю в процессе занятий, часть — наиболее поучительных — сберегаю для процесса диагностики.

Процесс диагностики бухгалтерской системы в чём-то сходен с процессом налоговой проверки грамотным в бухгалтерском отношении налоговым инспектором. В любом случае имитация элементов такой проверки перед сдачей отчётности полезна.

В настоящей работе сделана попытка изложить методику диагностики, как она видится автору, безотносительно к какой бы то ни было конкретной программной системе. Тем не менее представляется, что её использование при ручном ведении бухгалтерского учёта будет неэффективным, поскольку система диагностики основывается на возможности быстрого получения самой разной сводной отчётности за различные временн€ые интервалы.

Направления

Диагностику бухгалтерской системы можно разделить на два направления, которые условно можно назвать “диагностикой по вертикали” и “диагностикой по горизонтали”. В первом случае анализируются последовательно сводные бухгалтерские документы различной степени общности. Во втором — анализируются документы одного уровня, но за разные, обычно все более короткие, промежутки времени. Реально эти два подхода, как правило, совмещаются и комбинируются.

В принципе идея иерархической диагностики достаточно проста. Все сводные бухгалтерские документы делятся на несколько иерархических уровней. Поскольку документ, содержащий более двух-трёх страниц, обычно крайне сложно использовать для продуктивного анализа, главное требование к каждому документу — небольшой объём и оптимальное соотношение между широтой охвата бухгалтерской информации и степенью подробности её отражения. Иногда на конкретных предприятиях приходится конструировать и нестандартные документы. Например, в одной крупной госбюджетной организации мы совместно с главным бухгалтером, кроме стандартных, ввели в обращение более двух десятков служебных журналов-ордеров. На верхних уровнях — широкий охват, но мало подробностей. На нижних — узкая область учётных операций, но большое количество деталей.

Сначала рассматриваются документы, в формировании которых принимает участие вся бухгалтерская информация. По результатам анализа определяется область учёта, в которой предположительно есть проблемы. Формируется документ следующего уровня, относящийся только к этой области, анализируется, и проблемная область суживается ещё более. Этот процесс повторяется до тех пор, пока проблема не будет локализована в конкретном первичном документе. Для среднего предприятия, в котором за год формируется несколько десятков тысяч первичных документов и порядка 100 тыс. проводок, обычно хватает трёх-четырёх уровней диагностики.

Термины

К сожалению, в последнее время, особенно в среде программистов, занимающихся автоматизацией бухгалтерского учёта, отмечается большой разнобой в понимании ряда бухгалтерских терминов. Поэтому, вероятно, имеет смысл предварительно уточнить, какой смысл вкладывает автор в то или иное понятие.

Начнём с плана счетов. Это тоже иерархическая структура. На верхнем уровне — синтетические счета бухгалтерского учёта, которые могут делиться на субсчета, субсчета второго уровня и т. д. Субсчета нижнего уровня могут подразделяться на аналитические счета, которые, в свою очередь, могут быть многоуровневыми.

Чем же отличаются субсчета синтетических счетов от счетов аналитических?

На взгляд автора, главное, а может быть, и единственное отличие состоит в степени стабильности этих единиц бухгалтерского учёта. Структуру синтетических счетов имеет смысл тщательно продумать на этапе конструирования учётной системы для конкретного предприятия. Менять её на протяжении года иной раз приходится, но это всегда сопровождается определённым объёмом работы. Например, если на предприятии начали вести учёт с единым счётом 20 — затраты на основное производство, а затем в середине года решили разделить его на три субсчёта, неизбежно придётся рассмотреть каждую проводку с участием этого счёта и либо указать для неё субсчёт, либо заменить несколькими проводками на разные субсчета. Поэтому изменение плана счетов — это обычно прерогатива исключительно главного бухгалтера, и подобными изменениями не злоупотребляют.

По-другому обстоит дело с аналитическими счетами. Открытие аналитического счёта нового партнёра на счёте 60 никак не отражается на старых проводках по данному счёту, поэтому может делаться оперативно, непосредственно в процессе заполнения первичного документа. Другое дело, если изменяется сам принцип организации аналитических счетов, например, внутри аналитического счёта партнёра вводится дополнительное деление по заключённым с ним договорам.

Если понятие синтетического счёта и его субсчетов трактуется всеми более или менее одинаково, то на уровне аналитических счетов разнообразие терминов весьма велико. Это и субконто, и аналитическая карточка, и аналитическое измерение. Причём в ряде программных продуктов аналитические счета открываются не по одиночке, а привязываются к синтетическому счёту целыми наборами. В этом случае появляются дополнительные термины, такие как справочники или наборы субконто, наборы системных или пользовательских аналитик, справочники аналитических измерений. В ряде случаев чувствуется, что авторы этих понятий постоянно путают отдельные единицы бухгалтерского учёта с их наборами или иерархическими уровнями. Особенно — в тех разделах документации к программной системе, которые посвящены операциям по адаптации системы к конкретному предприятию. Например, если требуется провести перебор договоров, заключённых с конкретным партнёром, нередки случаи, когда описание работы конкретного оператора перебора совпадает с его фактической работой с точностью до наоборот. Вероятно, единственным выходом из сложившегося положения было бы принятие достаточно жёстких стандартов на терминологию, используемую в программных продуктах для учёта и управления. В дальнейшем термины “счёт — субсчёт — аналитический счёт” будут использоваться для обозначения отдельных единиц бухгалтерского учёта на разных иерархических уровнях.

Диагностика системы проводок

Рассмотрим теперь уровни диагностики более предметно.

Нам представляется, что основным исходным документом диагностики должен быть оборотно-сальдовый баланс, или, как его часто называют, оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам. Строки этого документа соответствуют синтетическим счетам и субсчетам, а столбцы содержат название счёта, сальдо на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты без расшифровки по корреспондирующим счетам, сальдо на конец периода. Многие главные бухгалтеры больше любят главную книгу или шахматную ведомость. Думаю, это связано с тем, что для создания оборотно-сальдового баланса в ручном учёте требуется довольно значительная работа. Неоднократно приходилось наблюдать, как главный бухгалтер, перешедший на автоматизированную систему, всё чаще начинает использовать оборотно-сальдовый баланс и всё реже — шахматку.

Каждая строка оборотно-сальдового баланса анализируется исходя из главного и простого критерия: она должна быть понятна главному бухгалтеру, порождать какие-то, так сказать, воспоминания о прошедших событиях хозяйственной жизни. Например, если в торговом предприятии счёт 20 не используется, а обороты по нему в документе присутствуют, то это непонятно, а значит, является сигналом к тому, чтобы проводки по данному счёту проанализировать более глубоко. Очень хорошо контролируются в оборотно-сальдовом балансе начисление и уплата налогов.

Второй критерий, который обычно используется при анализе этого документа, состоит в диагностике тех причин, по которым чисто формально могут не сойтись актив и пассив бухгалтерского баланса. Если бы в актив бухгалтерского баланса входили дебетовые сальдо всех счетов, присутствующих в оборотно-сальдовом балансе, а в пассив — соответственно все кредитовые сальдо, бухгалтерский баланс автоматически сходился бы всегда, если не нарушен принцип двойной записи. Однако в актив не входят возможные кредитовые сальдо на активных счетах, а в пассив — дебетовые сальдо на счетах пассивных.

Причины несоответствия

Таким образом, первая причина, по которой актив бухгалтерского баланса может не сойтись с пассивом, — это наличие на активных счетах кредитового сальдо, а на пассивных — дебетового. Конечно, кредитовое сальдо на счетах кассы или расчётного счёта приходится встречать только в студенческой аудитории. Но кредитовое сальдо на счетах складского учёта встречать приходилось. И на счёте 19 бывает...

Далее. Кроме активных, пассивных и активно-пассивных счетов имеются и счета, которые не входят ни в актив, ни в пассив бухгалтерского баланса. Общепринятого названия у них, кажется, нет, но достаточно распространённым является термин “результирующие счета”. Естественно, что если на этих счетах есть ненулевое сальдо, которое образовалось в результате проводок с участием счетов, не являющихся результирующими, вклад этих проводок в активе баланса будет отражён, а в пассиве — нет. Или наоборот.

Поэтому второй причиной несовпадения актива и пассива является наличие ненулевого сальдо на результирующих счетах. Основные результирующие счета — 90 и 91. Поэтому на занятиях со студентами мы обычно всегда меняем дату проводки, закрывающей счёт 90, чтобы сальдо на конец периода стало ненулевым, и убеждаемся, что актив с пассивом разошлись именно на величину этого сальдо.

Третьей причиной расхождения может быть нарушение принципа двойной записи. В современных системах автоматизации бухгалтерского учёта возможность такого нарушения блокируется практически всегда. Тем не менее в оборотно-сальдовом балансе это легко проверить. Должны быть равны итоговые суммы дебетового и кредитового оборота по всем счетам и, естественно, итоги дебетовых и кредитовых сальдо на начало периода.

Четвёртая причина специфична для автоматизированных систем и состоит в некорректности настройки алгоритма формирования бухгалтерского баланса. Например, если при настройке плана счетов завели новый активный счёт, а добавить его дебетовое сальдо в какую-либо строчку баланса забыли, актив будет на величину этого сальдо меньше пассива. Пожалуй, такое возможно и при ручном учёте. Диагностируется эта причина также с помощью оборотно-сальдового баланса.

Для полноты картины можно выделить и пятую причину, по которой актив может не совпасть с пассивом. Это арифметические ошибки в подсчёте оборотов по счетам и сальдо. В автоматизированных системах подобное если и встречается, то обычно довольно оперативно исправляется.

Опытному главному бухгалтеру приведённые критерии анализа оборотно-сальдового баланса могут показаться тривиальными. Сформулируем тогда ещё один критерий, который значительно хуже формализуется и достаточно сильно зависит в своих деталях от особенностей деятельности предприятия и структуры учётной системы. Этот критерий позволяет произвести значительно более тонкую диагностику и применяется не только на первом, но и на втором иерархическом уровне.

Он основан на том обстоятельстве, что между сальдо и оборотами по определённым счетам часто должны соблюдаться некоторые соотношения. Покажем это на нескольких простейших примерах.

Пример 1

Пусть предприятие ведёт реализацию товаров или неподакцизной готовой продукции, имеющей одинаковый режим налогообложения, например НДС — 18 %. Тогда между дебетовым оборотом по субсчёту 90.3 и кредитовым оборотом по субсчёту 90.1 должно выполняться соотношение:

ДТ (90.3) = КТ (90.1) / 118 5 18. (1)

Здесь ДТ — дебетовый, а КТ — кредитовый оборот за отчётный период по соответствующему счёту. Конечно, если предприятие ведёт реализацию товаров со ставками НДС 10 % и 18 %, на каждом субсчёте счёта 90 скорее всего будут открыты по два субсчёта второго уровня для ведения раздельного учёта реализации товаров с разными режимами налогообложения. Тогда, например, приведённое соотношение может трансформироваться в следующие:

ДТ (90.3.1) = КТ (90.1.1) / 118 5 18, ДТ (90.3.2) =

= КТ (90.1.2) / 110 5 10.

Для предприятия, ведущего несколько видов деятельности, аналогичные соотношения усложнятся ещё более.

Пример 2

Другой случай — дебетовое сальдо на счёте 19. В простейшем случае это НДС в составе стоимости материальных ценностей или услуг, полученных, но ещё не оплаченных. Если получены только объекты, облагаемые по ставке 18 %, на счёте 60 заведены два субсчёта (60.1 — для расчётов с поставщиками — плательщиками НДС и 60.2 — для поставщиков, освобождённых от НДС) и нет других нетривиальных особенностей, то источником дебетового сальдо на счёте 19 может быть только сумма кредитовых сальдо на аналитических счетах счёта 60.1 — кредитовая часть развёрнутого сальдо по счёту. Тогда:

ДТС (19) = КТСр (60.1) / 118 5 18.

Здесь ДТС — дебетовое сальдо на конец периода, КТСр — кредитовая сторона развёрнутого сальдо на конец периода. Соотношения соответственно усложняются, если есть разделение по поставщикам товаров и услуг, разделение по ставкам на счёте 19 или иные особенности.

Пример 3

Рассмотрим теперь начисление взносов в ФСС России по травматизму, расчёты по которым отражаются на субсчёте 69.1.2. Пусть предприятие уплачивает эти взносы по ставке 0,2 % от фонда оплаты труда. Тогда опять-таки только в самом простейшем случае будет выполняться соотношение:

КТ (69.1.2) =

= [КТ (70) – ДТКТ (69.1, 70)] 5 0.002.

Здесь ДТКТ — сумма всех проводок с заданной корреспонденцией за период.

Соотношения из первых двух примеров могут быть проверены с помощью оборотно-сальдового баланса. Для проверки соотношения в третьем и четвёртом примерах необходимы уже документы следующего иерархического уровня общности.

Наверное, каждому главному бухгалтеру было бы крайне полезно иметь “коллекцию” соотношений такого рода. При этом чем тоньше и нетривиальнее будут проверочные соотношения, тем более они определяются спецификой деятельности предприятия и особенностями организации бухгалтерского учёта. В принципе помощь в подготовке такой “коллекции” могли бы оказать аудиторская фирма или предприятие, внедряющее автоматизированную систему. Последнее было бы в силах подготовить ещё и систему дополнительных отчётных форм, специально ориентированных на проверку контрольных соотношений.

Уровни диагностики

В некоторых случаях диагностика на первом иерархическом уровне может сразу дать ответ на поставленные оборотно-сальдовым балансом вопросы. Пусть, например, известно, что предприятие полностью рассчиталось со всеми покупателями, а в оборотно-сальдовом балансе, в строке, соответствующей счёту расчётов с покупателями, имеется развёрнутое сальдо с одинаковыми дебетовыми и кредитовыми составляющими. Из этого факта сразу можно сделать вывод, что оплата была оформлена от одного покупателя, а отгрузка сделана другому. Это может быть как технической ошибкой бухгалтера при оформлении накладной на отгрузку или банковской выписки, так и реальной ошибкой коммерческой службы, перепутавшей покупателей.

Но чаще всего анализ оборотно-сальдового баланса не даёт прямых ответов. Целями этого анализа являются постановка вопросов, выявление подозрительных с точки зрения наличия ошибок областей учёта. Поэтому нормальное завершение диагностики на первом уровне — это получение распечатанного оборотно-сальдового баланса с вопросами на подозрительных строках. Эти вопросы методично рассматриваются с помощью документов следующего иерархического уровня.

На втором уровне диагностики рассматриваются документы, содержащие расшифровку состава дебетового и кредитового оборота. Расшифровка может даваться по корреспондирующим счетам или по аналитическим счетам счёта, отнесённого на первом уровне диагностики к подозрительным. Эти виды расшифровки лучше не смешивать друг с другом, так как иначе документ чаще всего получается слишком объёмным для продуктивного анализа.

По той же причине с осторожностью следует относиться к использованию на втором уровне документов с разделением оборотов по временн€ым интервалам. Например, если в качестве такого документа используется страница главной книги, лучше, чтобы каждая её строка соответствовала месяцу.

В качестве документа второго уровня, содержащего расшифровку оборотов по корреспондирующим счетам, можно использовать строку шахматной ведомости. Но наиболее удобным и естественным для применения в диагностике является, на наш взгляд, оборотно-сальдовая ведомость по отдельному синтетическому счёту.

Анализ расшифровки оборотов по корреспондирующим счетам часто может дать очень ценную информацию.

Пример 4

Пусть проблемными признаны обороты по счёту 20. Тогда на основании оборотно-сальдовой ведомости, где будут видны суммарные корреспонденции Дебет 20 Кредит 10, Дебет 20 Кредит 70, Дебет 20 Кредит 69, чаще всего сразу можно будет установить, связаны возникшие проблемы со списанием материалов, с начислением зарплаты или с соцналогом.

Если на проблемном счёте имеются аналитические счета, для них имеет смысл повторить в упрощённом виде тот анализ, который проводился на первом уровне диагностики. Удобнее всего это делать, если информация по аналитическим счетам будет представлена в том же виде, что и в оборотно-сальдовом балансе. Таким документом может быть аналитическая справка по счёту. В приведённом примере, когда перепутали оплату или отгрузку покупателям, в аналитической справке сразу можно будет увидеть, от кого была лишняя оплата и кому произведена неоплаченная отгрузка.

Теоретически расшифровку оборотов по синтетическому счёту можно получить и по третьему параметру — временн€ым интервалам. Например, это может быть документ, отражающий обороты по отдельному счёту за каждую дату без их расшифровки. Тогда строки этого документа будут соответствовать каждой дате и документ будет иметь пять колонок для отражения даты, сальдо “на утро” и оборотов за день. Особенно такой документ был бы удобен для ответа на вопрос, когда на счёте появилось недопустимое сальдо. Однако в автоматизированных системах мне подобный документ не встречался, хотя совершенно не берусь утверждать, что представляю всё разнообразие сводной бухгалтерской отчётности в каждой программе.

Более того, нередко в различных программах документы с одним и тем же названием имеют совершенно разную форму. И наоборот, принципиально схожие документы называются по-разному. Вероятно, анализ каждой программы автоматизации бухгалтерского учёта на предмет соответствия классической терминологии и классическим формам бухгалтерской отчётности был бы вполне достойной задачей для исследования теоретиков в области бухгалтерского учёта. Пока, к сожалению, состояние дел здесь далеко от совершенства.

Итак, на втором уровне диагностики анализируются документы, имеющие ту или иную расшифровку дебетового или кредитового оборота для синтетического счёта, проводки по которому диагностированы как подозрительные.

На третьем уровне иерархической диагностики обычно переходят к рассмотрению документов двух типов. Во-первых, это журналы-ордера. Эти документы характеризуются наличием не одного, а двух типов расшифровки оборотов. Например, журнал-ордер по аналитическим разрезам — это документ, строки которого соответствуют аналитическим счетам синтетического счёта, а столбцы — корреспондирующим счетам. Кроме того, имеются столбцы, содержащие начальное и конечное сальдо по каждой аналитике.

В традиционном понимании журнал-ордер содержит расшифровку по корреспонденции счетов только кредитового оборота. Дебетовый оборот не расшифровывается, а даётся одной колонкой. Документ аналогичной структуры, но с расшифровкой дебетового оборота не очень удачно принято называть ведомостью. Трудно сказать, как и почему возникла такая традиция. Вероятно, просто потому, что документ с двумя типами расшифровки в реальной ситуации почти всегда оказывается очень большим и неудобным. Если разбить его на две части, этот недостаток в какой-то мере можно уменьшить. Возможно, это связано и с особенностями ручного ведения бухгалтерского учёта, когда проводки заносятся в такой документ в первую очередь. В большинстве автоматизированных систем учёта имеется возможность создания нетрадиционных журналов-ордеров — с расшифровкой оборотов как по дебету, так и по кредиту счёта. Эти документы в последнее время становятся всё более популярными.

Тем не менее использование документов с двумя типами расшифровки всегда порождает проблемы, связанные прежде всего с размерами этих документов. Можно представить себе, как “распухнет” журнал-ордер по поставщикам и подрядчикам, если на счёте 60 отражены расчёты с 700–1000 партнёрами. При просмотре на экране эти проблемы отчасти облегчаются. Хотя далеко не все программные продукты имеют удобные средства просмотра больших документов. В некоторых системах эти документы могут быть показаны только “разрезанными” на отдельные листы, которые получатся при выводе их на принтер. Тогда работа с документом без реального вывода на печать напоминает разгадывание кроссворда.

В принципе при диагностике бухгалтерской системы удобнее всего на каждом иерархическом уровне использовать документы, содержащие только один тип расшифровки. Журналы-ордера являются в этом смысле исключением — из-за больших возможностей, которые они дают при диагностике. Но попытки сконструировать документы наподобие журналов-ордеров с тремя типами расшифровки, например, по аналитическим счетам, а внутри них ещё и по отдельным первичным документам, представляются совершенно бесперспективными.

Далеко не во всех программных системах, используемых для ведения автоматизированного учёта, возможности формирования журналов-ордеров реализованы в полной мере. Отметим, что в системах “БЭСТ-4” и “БЭСТ-5” возможно формирование журналов-ордеров, строки которых соответствуют расшифровке оборотов по одному из трёх видов: по аналитическим счетам, по датам и по документам. Есть и четвёртый вид — по синтетическим счетам, но его используют достаточно редко, так как для диагностики чаще всего предпочитают формировать специальные виды журналов-ордеров, связанные только с одним синтетическим счётом. В системе же “ИС-ПРО”, которую по другим характеристикам можно, безусловно, отнести к более высокому классу систем автоматизации, имеется только один вид журналов-ордеров — по аналитикам. Соответственно сформировать журнал-ордер для счёта, не имеющего аналитических счетов, нельзя.

Пример 5

Рассмотрим использование журналов-ордеров для предприятия, которое торгует товаром, облагаемым НДС по одной ставке — 18 %. Предположим, что в результате анализа оборотных ведомостей по субсчетам счёта 90 обнаружено нарушение упомянутого выше соотношения ДТ (90.3) = КТ (90.1) / 118 5 18. Как из многих тысяч накладных на реализацию определить ту, где неправильно начислен налог?

Сначала формируем журнал-ордер для счёта 90 по датам. Определяем, в какой строке нарушается соотношение между кредитовым оборотом и составляющей дебетового оборота в колонке, соответствующей счёту 68 (субсчёт НДС). Затем формируем журнал ордер за эту дату, но уже по документам, и аналогично находим строку, где это соотношение нарушается. Анализируем соответствующий ей документ и устраняем ошибку.

В этом примере видно, что журналы-ордера используются фактически не на одном, а на двух уровнях диагностики. По этой причине я бы относил журналы-ордера по датам и по аналитикам к третьему, а по документам — к четвёртому диагностическому уровню.

Второй вид документов, используемых на третьем уровне, — это документы, имеющие один вид расшифровки, но при заданном значении другого параметра, расшифровка по которому была произведена на втором уровне. Например, это может быть оборотная ведомость по отдельному аналитическому счёту. Или документы, содержащие расшифровку по аналитическим счетам, оборотов за период между дебетом одного и кредитом другого синтетического счёта.

Думаю, что в области конструирования документов такого рода имеется достаточно широкое поле для экспериментов. Особенно это касается случаев, когда на предприятии используются многоуровневые аналитические счета. Например, вполне можно себе представить документ такого же типа, что и журнал-ордер, но отнесённый не к синтетическому, а к аналитическому счёту первого уровня. Строки этого документа могли бы соответствовать аналитикам второго уровня, а столбцы — корреспондирующим счетам.

Впрочем, не желая навязывать коллегам свои бухгалтерские вкусы, не могу не отметить, что весьма сдержанно отношусь к попыткам создать избыточную дифференциацию в учётной системе. В большинстве случаев её вполне можно избежать, в полной мере используя возможности принципа двойной записи. Не случайно деление счетов бухгалтерского учёта на субсчета более чем первого уровня вложенности, а также многоуровневая аналитика представляют собой всё-таки нетрадиционные элементы бухгалтерского учёта. В меньшем числе случаев их использование вызвано объективной необходимостью, а в большем — нередко невысокой бухгалтерской культурой. К сожалению, именно эту ситуацию мы наблюдаем в настоящее время в госбюджетном учёте, где в некоторых случаях ситуация не просто доведена до абсурда, а стала прямо-таки анекдотической. Пример — специальные субсчета отдельно для дебетового оборота, отдельно для кредитового и отдельно — для хранения начального сальдо. Это чем-то напоминает автомобиль с тремя наборами колёс: четыре — для движения вперёд, четыре — для движения назад и ещё четыре, чтобы стоять на месте...

В целом же относительно сводных документов третьего иерархического уровня можно сказать, что их выбор при диагностике бухгалтерской системы более разнообразен, как и способы использования для поиска ошибок и несоответствий.

На четвёртом уровне используются документы, в которых даётся детализация по “молекулам” бухгалтерского учёта — отдельным проводкам. Прежде всего, это журналы-ордера, строки которых соответствуют отдельным операциям (первичным документам). Затем идут ведомости операций по синтетическому или аналитическому счёту.

Главная задача иерархической диагностики — предельно сузить область учёта, для которой такие ведомости рассматриваются, с тем чтобы в документе никогда не фигурировало более чем несколько десятков проводок. При этом, естественно, используются все возможности фильтрации записей, предоставленные той или иной программной системой.

Не уверен, что такое усложнение отчётных документов третьего и четвёртого уровня будет оправданным, но лично у меня при проведении диагностики на практике часто возникала потребность иметь документ, в котором присутствовала позиция, соответствующая конечному сальдо: например, на конец дня (периода), если этот журнал-ордер формируется по датам.

Задачей последнего уровня диагностики является выявление первичного документа, породившего проблемную проводку. Обычно, если он найден, определить причину ошибки и принять меры к тому, чтобы она не появлялась в дальнейшем, достаточно просто.

Продолжение следует. 

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...