Особенности учета договоров в строительстве

С.Трухачев, специально для Клерк.Ру

Общие требование к автоматизации управления договорами мы рассмотрели в предыдущей статье. Безусловно, каждая отрасль имеет свои особенности, но учет договоров в строительстве наиболее индивидуален. В учет договоров добавляется новое измерение – объект строительства. При выборе информационной системы управления договорами строительные организации должны обязательно учесть данный аспект. Предположим, что объекты строительства в системе есть.

 

 

Теперь рассмотрим особенности учета в таком же порядке, как в предыдущей статье.

Заключенный документ может относиться к одному объекту (например, строительство объекта), либо к нескольким (ремонт нескольких объектов), поэтому выбор объекта должен быть возможен как в шапке документа, так и в каждой позиции. В печатных формах таблица может стать многомерной, например, в строках будут указаны работы по объекту, а в столбцах сами объекты. Соответственно информационная система должна позволять добавлять не только строки, но и столбцы, а программисты должны уметь это делать, поскольку операционный документ представляет собой плоскую таблицу, где в каждой строке указаны индивидуальные работы и объекты. И, конечно же, учет договоров в строительстве должен поддерживать регламентированные печатные формы, такие как КС-2 и КС-3. Кроме того, желательно разделять типы договоров: на строительство, ремонт, модернизацию и т.д.

Что представляет собой объект строительства? Это и географическое место, и подразделение контрагента, и ресурс, и процесс. В целом объект строительства должен содержать следующие поля: наименование (возможно отдельно номер объекта), адрес, тип объекта, заказчик-генподрядчик-исполнитель (наша компания в этой цепочки генподрядчик). Объект строительства может состоять из уникальных ресурсов (товарно-материальных ценностей) или из других объектов. Кроме того, надо иметь ввиду, что на одном месте может быть построено несколько объектов. При строительстве коммуникаций кроме самого объекта нужно знать направление, например, при беспроводной связи направление антенны в сторону другой антенны. Для этих целей мы в документы ввели значение «Объект 2».

В формировании отчетов по строительству обязательно должен присутствовать объект. Менеджер компании должны видеть: по каким объектам какие идут работы. Поскольку объект есть географическое понятие, то отчеты должны также формироваться в разрезе регионов или более детализировано. Особое внимание уделяются специализированным отчетам, которые характеризуют ситуацию в договорах по объекту. В конкретном объекте необходимо видеть какие работы ведутся и по какому договору. Поскольку большая часть работ в строительстве выполняется субподрядчиками, необходимо видеть связь между работами заказчика и субподрядчика. Т.е. отслеживать ситуации, когда работы с Заказчиком не закрыты субподрядом, и наоборот, если субподряд по объекту не привязан к отношениям с заказчиком.

При расчете себестоимости распределение общих затрат должно идти по текущим объектам в производстве. Безусловно, очень хорошо иметь бюджет объект строительства, состоящий из договоров с заказчиком и субподрядных договоров по объекту. Это что касается интеграции с другими модулями: производством и бюджетированием.

В долгосрочных договорах или партнерских программам очень хорошо иметь график строительства. График строительства представляет собой классическое управление проектами, где одни задачи связаны с другими: start-to-finish и другими отношениям. А ситуацию со строительством можно увидеть посредством отчетов план-факт, например, диаграмма Ганта или контроль текущих работ.

Учет договоров в строительстве имеет особенности, поэтому не все готовые решения могут подойти для автоматизации таких процессов. Да и к смежным модулям накладываются дополнительные ограничения, как мы рассмотрели в расчете себестоимости, бюджетировании и управлении проектами. И в целом при выборе информационной договорной системы требования такие же, как были изложены в нашей предыдущей статье «Некоторые требования к автоматизации управления договорами».

Автор работает в Гольдберг-Софт, www.ksss.ru

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...