Организация конфиденциального делопроизводства

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

Составные части делопроизводства:

• бумажное делопроизводство;
• электронное делопроизводство;
• системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:

• присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;
• обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;
• контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;
• организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;
• гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;
• создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;
• уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;
• запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;
• к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;
• хранение конфиденциальных документов только в сейфах;
• в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;
• включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;
• рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;
• система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;
• организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;
• отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;
• контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;
• организация периодической проверки делопроизводства.

 

 

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап – создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап – закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

3 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

• бухгалтерия;
• учредительные документы;
• судебно-процессуальные документы;
• договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:

• доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
• отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:

• хранение документов:
• хранение документов у сотрудников;
• хранение документов в Секретариате.
• создание документов у исполнителя;
• издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
• регистрация документа в Секретариате;
• движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
• размножение документов (снятие копий);
• контроль за исполнением документов;
• создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
• уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:

• Устав организации;
• “Коллективный договор”;
• правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
• трудовой договор;
• заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации. Примерный план инструкции:

• общие положения;
• определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
• организация работы с конфиденциальными документами;
• порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
• порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
• контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;
• обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

• общие положения;
• правила составления и оформления документов;
• составление и оформление основных видов документов;
• организация документооборота:
• порядок движения и обработки входящих документов;
• порядок движения и обработки исходящих документов;
• порядок движения и обработки внутренних документов;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• систематизация документов;
• разработка номенклатуры дел;
• формирование дел;
• подготовка документов к архивному хранению;
• экспертиза ценности документов;
• описание документов постоянного и временного сроков хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передача дел в архив;
• приложения:
  • примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
  • перечень документов, на которых ставится печать;
  • перечень документов, подлежащих утверждению;
  • перечень документов, подлежащих согласованию;
  • форма регистрационно–контрольной карточки;
  • перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
  • акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
  • внутренняя опись документов дела;
  • опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:

• порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
• порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
• порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
• порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
• порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
• порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
• порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

• системы электронного конфиденциального документооборота;
• системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;
• системы электронного конфиденциального информационного хранилища;
• системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:

• возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
• возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
• возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;
• возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:
• электронной почты;
• корпоративной компьютерной сети;
• устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).
• работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).
• создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
• дата создания, получения, исполнения;
• регистрационный номер;
• фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
• права доступа;
• степень конфиденциальности;
• количество листов и т.д.
• разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.
• получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.
• работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).
• контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.
• осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
• поиска электронных документов по:
  • реквизитам;
  • ключевым словам;
  • содержанию;
  • дате создания;
  • контрольным срокам;
  • исполнителю и т.д.
• анализа электронных документов по:
  • тематике;
  • проблематике;
  • исполнителям;
  • резолюциям;
  • дате создания и т.д.
• дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.
• разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:

• систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
• гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;
• отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;
• обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;
• организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;
• уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;
• упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;
• обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

• блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;
• блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;
• блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
• блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж – системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

2 рубеж – системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;

3 рубеж – системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:

• криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных «цифровых сейфов» пользователей на сервере;
• защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;
• защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;
• защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;
• защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);
• мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:
  • контроль и защиту электронного документа от просмотра;
  • контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;
  • контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;
  • разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности
  • контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
  • защиту от вредоносных программ (вирусов);
  • парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:

• системы перевода бумажного документа в электронный документ;
• системы перевода электронного документа в бумажный документ;
• системы электронного контроля за бумажным документооборотом;
• системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.

Об авторе: Панкратьев Вячеслав Вячеславович, преподаватель курса “Корпоративная безопасность» в:

• Институте бизнеса и делового администрирования Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
• Высшей школе международного бизнеса Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
• Высшей школе корпоративного управления Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
• Центре коммерциализации технологий Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
• Центре международного бизнеса и регионального развития Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
• Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет академических программ обучения);
• Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет финансового и банковского дела);
• Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет государственного управления);
• Высшей коммерческой школе Министерства экономического развития и торговли РФ;
• Высшей школе бизнеса Московского государственного университета;
• Классической бизнес-школе (до 2000 года)