Каталог статей
Поиск по базе статей  
Статья на тему Компьютеры » Безопасность » Организация конфиденциального делопроизводства - начало обеспечения безопасности информации в фирме

 

Организация конфиденциального делопроизводства - начало обеспечения безопасности информации в фирме

 

 

Вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:
  • открытую;
  • с ограниченным доступом.

    В свою очередь информация с ограниченным доступом (Рис.1.) может быть:
  • государственной тайной;
  • конфиденциальной информацией.

    Виды информации и документов

    Рис.1.

    загрузка...

     

     

    Виды информации и документов

    А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

    По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают:
    • нормативно-методические (НМД);
    • руководящие (РД);
    • распорядительные (РПД);
    • информационно-справочные (ИСД);
    • организационные (ОД);
    • финансово-бухгалтерские (ФБД);
    • кадровые (по личному составу) КД.


    Виды конфиденциальных документов

    Рис.2. Виды конфиденциальных документов

    Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (ГОСТ Р 6.30-97). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф номером экземпляра, например, экз. №1.

    Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

    В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:
  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние.

    Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

    Порядок работы с входящими конфиденциальными документами

    Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами

    При этом проверяется:
  • количество листов;
  • количество экземпляров;
  • наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

    В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

    Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках.

    Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов

    Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов

    На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:
  • наименование;
  • регистрационный номер;
  • дата поступления.

    После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.

    С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4).

    По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.

    Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:
  • использоваться в дальнейшем;
  • передаваться в архив на хранение;
  • уничтожаться.
    Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.

    Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):
    • разработка проекта документа;
    • согласование документа;
    • подписание документа;
    • регистрация документа;
    • отправка документа.


    Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

    Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

    Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 6.

    Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами

    Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами

    Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).

    Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

    Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

    При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.

    Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.

    По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
  • проверить наличие конфиденциальных документов;
  • определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
  • определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.

    Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.

    В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

    Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.
  • загрузка...

     

     

    Наверх


    Постоянная ссылка на статью "Организация конфиденциального делопроизводства - начало обеспечения безопасности информации в фирме":


    Рассказать другу

    Оценка: 4.0 (голосов: 16)

    Ваша оценка:

    Ваш комментарий

    Имя:
    Сообщение:
    Защитный код: включите графику
     
     



    Поиск по базе статей:





    Темы статей






    Новые статьи

    Противовирусные препараты: за и против Добро пожаловать в Армению. Знакомство с Арменией Крыша из сэндвич панелей для индивидуального строительства Возможно ли отменить договор купли-продажи квартиры, если он был уже подписан Как выбрать блеск для губ Чего боятся мужчины Как побороть страх перед неизвестностью Газон на участке своими руками Как правильно стирать шторы Как просто бросить курить

    Вместе с этой статьей обычно читают:

    Обеспечение безопасности организации

    Юридический справочник руководителя / В общественном сознании все еще очень сильны стереотипы восприятия понятия «обеспечение безопасности» как чего-то, связанного с государст­венными интересами, осуществляемыми специальными государственными органами. Между тем законодательство под безопасностью понимает «состояние защищенности жизненно важных интересов личности, общества и государства от внутренних и внешних угроз» (закон от 05. 03.

    » Управление и менеджмент - 2649 - читать


    Безопасность информации: что нового? Впечатления о продуктах и услугах, представленных на выставках

    С 23 по 26 апреля в Экспоцентре на Красной Пресне в Москве уже в который раз проводилась выставка " Комтек" 2002".

    » Безопасность - 1827 - читать


    Человеческий фактор в обеспечении безопасности конфиденциальной информации

    Диалектические противоречия, возникшие внутри советского общества в начале восьмидесятых годов прошлого столетия, разрешившись от непосильного бремени застоя, родили рахитичный пост советский капиталистический рынок. Этот рынок родил криминальную конкуренцию. Криминальная конкуренция родила частную систему защиты бизнеса.

    » Безопасность - 5664 - читать


    Организация конфиденциального делопроизводства

    Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации. Составные части делопроизводства: бумажное делопроизводство; электронное делопроизводство; системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства. При ведении конфиденциального делопро ...

    » Безопасность - 10293 - читать


    Организация работ по обеспечению безопасности информации в фирме

    В настоящее время большинство руководителей фирм (организаций) уже убедились, что коммерческая тайна их фирмы требует защиты. От этого в значительной степени зависит и экономическое благосостояние фирмы. Поэтому на некоторых фирмах (и в организациях) начали создаваться фрагменты служб, отвечающие за обеспечение безопасности конфиденциальной информации.

    » Безопасность - 4905 - читать



    Статья на тему Компьютеры » Безопасность » Организация конфиденциального делопроизводства - начало обеспечения безопасности информации в фирме

    Все статьи | Разделы | Поиск | Добавить статью | Контакты

    © Art.Thelib.Ru, 2006-2024, при копировании материалов, прямая индексируемая ссылка на сайт обязательна.

    Энциклопедия Art.Thelib.Ru