Организация совместной работы на&nb p;базе Sharepoint

Рис. 1

Мы живем в информационном мире, нашу цивилизацию часто называют информационным обществом. Обмен информацией в виде различных документов, электронных сообщений, отчетов, аналитических выборок — это повседневная работа очень многих людей. А иногда и не работа, а хобби, как, например, в клубах по интересам, различных профессиональных сообществах. Для получения необходимой информации из огромного объема разнородных данных ее необходимо структурировать по выбранным принципам и установить правила доступа.

 

 

Подобные средства разрабатывают многие известные компании, в том числе IBM Lotus и Microsoft Sharepoint, на котором мы и остановимся в этой статье.

Семейство сервисов на платформе Microsoft(r) Sharepoint Впервые Microsoft Sharepoint стал широко доступен пользователям в версии 2001 года. Впрочем, та версия не стала чем-то запоминающимся. Серьезное развитие сервис Sharepoint получил в версии 2003 года и особенно сейчас в версии 2007 года. Основным достоинством в версии 2003 года стало появление так называемых сервисов (Sharepoint Services), которые дают возможность организовать совместную работу над документами Microsoft Office.

MS Sharepoint — достаточно сложный и многофункциональный инструмент. Однако все его возможности используют нечасто и только самые увлеченные профессионалы. В то же время простая установка, используя лишь мастер, дает возможность создать площадку для совместной работы в любой организации или сообществе, не прибегая к услугам узких специалистов по настройке этого решения. Пользователи портала при такой установке сразу же получают набор возможностей:

• создавать шаблоны документов MS Office;
• размещать и редактировать документы в общем доступе;
• публиковать извещения о событиях;
• задавать правила согласования документов;
• отслеживать прохождение документов при согласовании;
• формировать, размещать опросы и просматривать их результаты;
• организовывать обсуждения;
• использовать элементы планирования — ставить задачи, назначать мероприятия в календаре;
• настраивать внешний вид портала как в целом, так и каждому пользователю под себя;
• разграничивать права доступа к документам.

Помимо перечисленных выше MS Sharepoint 2007 предоставляет также возможности управления лентами новостей RSS, средства ведения блогов и поддержку технологий wiki и встроенных обсуждений.

Простейшие способы организации совместной работы средствами Sharepoint

Рис. 2. Библиотека документов Sharepoint

Наиболее простой способ организовать командную работу над проектом или обсуждение — это создать шаблон документа (или документов) в формате Microsoft Office. Это могут быть и Word, и Excel, и элементы Outlook, и презентации Powerpoint. На основе шаблонов создаются рабочие документы, к которым предоставляется доступ всем членам команды (рис. 2). При этом любые изменения автоматически документируются. Всегда есть возможность увидеть, кто выложил документ и кто последним вносил в него изменения. При необходимости пользователь может настроить режим оповещений об изменениях в документах. Допустим, на портале размещены организационные документы, определяющие работу над проектом. В этом случае имеет смысл настроить режимы оповещения «Все изменения» и «Отправлять немедленно». Тогда при любом изменении документа пользователю будет направляться уведомление по электронной почте. Также есть возможность настройки отправки оповещений выборочно по установленным фильтрам:

• добавленные документы;
• измененные документы;
• удаленные документы;
• новые сообщения форума.

Можно организовать доставку уведомлений по пакетному принципу: по итогам дня или недели.

Инструменты для работы в команде Важным элементом организации совместной работы являются совместные обсуждения. В современной практике достаточно часто приходится формировать так называемые виртуальные команды для работы над проектом. Участники таких команд живут и работают в разных городах, иногда в разных часовых поясах. Тем не менее их действия должны быть скоординированы. Ресурсы Sharepoint помогут в этом, а сервис обсуждений сократит расстояния и поможет установить личный контакт между членами команды.

Рис. 3. Назначение события

Для организации совместных мероприятий в сообществах по интересам, профессиональных объединениях наряду с обсуждениями может с большой пользой применяться элемент «События» (рис. 3). В качестве события могут быть заданы, например, встреча, переговоры, конференция, выставка. Для повторяющихся событий задается интервал повторений. Непосредственно в рабочей области события можно разместить сопутствующие документы и презентации.

Важным инструментом при работе команды или сообщества являются разнообразные опросы. Этот инструмент — один из самых мощных и разнообразных в службе Sharepoint (рис. 4). При составлении опроса можно формировать вопросы самых различных типов:

• однострочный текст;
• многострочный текст;
• выбор (меню);
• шкала оценок (матрица вариантов);
• число (1; 1,0; 100);
• денежный (руб., $, €);
• дата и время;
• подстановка (данные, уже имеющиеся на этом узле);
• да/нет (флажок);
• установка диапазона выбора.

Можно разрешить пользователю дать свой вариант ответа на вопрос и устанавливать для каждого вопроса обязательность ответа.

Рис. 4. Голосования и события

Наиболее интересные возможности предоставлены в части отображения результатов опросов (рис. 4). Они могут быть представлены как графически, так и в виде сводной таблицы. Можно выгрузить их в Excel и провести различные группировки.

Специальные настройки и шаблоны До сих пор мы говорили о тех возможностях организации совместной деятельности, которые предоставляют службы Sharepoint по умолчанию. Они доступны непосредственно после установки. Конечно, таких возможностей гораздо больше, чем возможно рассмотреть в статье. Однако помимо стандартных функций всегда есть возможность разработать собственные шаблоны на основе Sharepoint SDK. Этим активно пользуются многочисленные разработчики, предоставляющие специализированные решения для различных отраслей. Так, сегодня для российских пользователей разработаны специализированные настройки и шаблоны для отдела кадров: «Учет присутствия на рабочем месте», «Учет отпусков», «Подбор персонала», «Авансовые отчеты», «Внутрикорпоративные мероприятия». Для отделов продаж различные разработчики предлагают шаблоны: «Подготовка коммерческих предложений», «Утверждение юридических документов», «Управление тендерами», «Сбор информации от партнеров». Отдельная группа настроек предназначена для некоммерческих и образовательных организаций. Это, например, «Сайт группы», «Портал кафедры, факультета», «Сайт сообщества».

Мы рассмотрели лишь очень небольшую часть возможностей Sharepoint Services. Но даже их вполне достаточно для организации взаимодействия в проектной команде, небольшой или средней компании. Для профессиональных сообществ и просто групп по интересам Sharepoint Services WSS 3.0 — это бесплатный, простой и в то же время мощный инструмент организации документооборота, координации действий и просто для представления своей точки зрения коллегам и единомышленникам.

Ссылки по теме

• Официальный портал Sharepoint

Статья получена: hostinfo.ru

загрузка...