Оплата служебных разъездов за счет средств организаций

Фрагмент из книги "Трудовые и социальные гарантии, льготы, компенсации"

В ряде случаев труд отдельных категорий работников организаций носит разъездной характер, а некоторые из них могут направляться для решения отдельных задач с необходимостью совершения разъездов на общественном транспорте внутри границ отдельного населенного пункта или же за пределы населенного пункта.

В соответствии с действующим законодательством хозяйствующие субъекты вправе самостоятельно решать вопросы, связанные с оплатой служебных разъездов своих работников.

При этом от того, каким категориям работников производится оплата стоимости разъездов и на основании каких оформленных документов, зависит источник списания затрат – себестоимость продукции (работ, услуг) или чистая прибыль организации, оставшаяся в ее распоряжении после уплаты всех видов налогов.

В законодательном порядке Перечень должностей работников, работа которых носит разъездной характер и которым организации вправе были оплачивать проездные билеты (проезд) был утвержден постановлением Совмина РСФСР от 4 мая 1963 года № 521 (далее по тексту – Перечень).

Несмотря на тот факт, что Перечень был установлен для бюджетных учреждений и организаций, приобретавших указанные билеты за счет средств бюджета и утратил силу в части организаций, перешедших на полный хозрасчет (постановление Совмина РСФСР от 13 сентября 1988 года № 382), иного нормативного документа по данному вопросу в настоящее время нет, в связи с чем положения данного нормативного акта все же могут быть использованы организациями, но с учетом вопросов списания затрат на оплату стоимости проездов и налогообложения.

 

 

В Перечень, в частности, включены курьеры, экспедиторы, работники городского хозяйства (электрических, газовых и канализационных сетей, связи) и другие категории работников, если они не обеспечиваются специальным транспортом на время выполнения ими своих служебных обязанностей.

Как видим, перечень не является исчерпывающим, в связи с чем каждый хозяйствующий субъект вправе своим распоряжением определять конкретный перечень должностей работников, которым подлежат оплате за счет средств организации ежемесячные проездные билета на соответствующих видах транспорта.

В основу разработки перечня должны быть положены следующие принципы:

должностные обязанности работника связаны с необходимостью постоянных разъездов (с определением периодичности билетов – месячные, квартальные или годовые;

работники не обеспечиваются специальных транспортом для выполнения служебных обязанностей.

В разрабатываемый в организации перечень могут быть дополнительно включены монтеры, почтальоны.

Разрабатываемый в каждой отдельной организации перечень должен быть утвержден руководителем и в него должны включаться конкретные должности, а не наименования работ (выполняемых задач), связанные со служебными разъездами.

Для обеспечения потребности работников проездными билетами могут быть использованы следующие варианты:

централизованная закупка билетов ответственными лицами организации, обеспечение ими работников, в обязанности которых входят постоянные разъезды;

выдача наличных денежных средств под отчет работникам с истребованием от них отчета об их использовании в установленный руководителем организации срок;

возмещение стоимости использованных проездных билетов, ранее приобретенных работниками за счет собственных средств.

Кроме того, для служебных разъездов может предоставляться также и автотранспорт организации или сторонних лиц (в последнем случае на основе договоров аренды или оказания услуг). В этом случае возмещение стоимости разъездов отдельным работникам не производится, а за счет соответствующего источника относятся затраты по использованию автотранспорта.

Централизованное приобретение проездных документов может быть организована как по безналичному, так и за наличный расчет через ответственных за это должностных лиц организации.

В бухгалтерском учете организации при этом отражаются следующие записи по счетам бухгалтерского учета:

дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» кредит счета 51 «Расчетный счет» — оплата стоимости проездных билетов на счета автоперевозочных организаций или их посредников;

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» — выдача наличных денежных средств под отчет ответственному должностному лицу для приобретения им проездных документов;

дебет счета 50, субсчет «Денежные документы» кредит счетов 60, 76, 71 – получение от организаций и ответственных должностных лиц бланков проездных документов;

дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» кредит счета 50, субсчет «Денежные документы» – стоимость проездных документов относится на затраты производства.

При получении в кассу и выдаче проездных документов оформляются отдельные приходные и расходные кассовые ордера.

Выдача наличных денежных средств работникам организаций под отчет для приобретения проездных билетов регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Центробанка России 22 сентября 1993 года № 40.

При этом выдача средств на цели приобретения проездных билетов приравнивается к хозяйственным нуждам, в связи с чем работники и их должности, которым будут выдаваться средства, дополнительно должны быть перечислены в Перечне подотчетных лиц организации, объявляемом в начале каждого года.

По истечении трехдневного срока после даты, до которой подотчетные средства должны были быть использованы, работники обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об использовании средств на приобретение проездных билетов.

Так как в качестве приложения к проездному документу может быть представлен только сам проездной билет, то в приказе по организации рекомендуется устанавливать дату, по истечении которой проездной билет утратит свою силу, и работник сможет приложить его к отчету.

Вместе с этим следует учитывать, что до даты истечения срока использования билет может быть утрачен, испорчен или т.п., в связи с чем приобретенные работниками проездные документы сначала могут быть учтены в материальном учете соответствующего структурного подразделения (например, отдела или службы кадров), а затем выданы еще раз под отчет работникам, чем обеспечится подтверждение факта приобретения документов работниками. В таком случае авансовый отчет может быть истребован по датам приобретения (а не использования) проездных документов, а к авансовому отчету могут быть приложены соответствующие акты или ксерокопии.

Возмещение стоимости уже использованных работниками проездных документов, ранее приобретенных за счет личных средств, производится также на основании представляемых авансовых отчетов с приложением уже использованных бланков билетов, проездных карт и т.п.

При этом в учете отражаются следующие записи:

дебет счета 26 кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена стоимость проездных документов, подлежащая возмещению из средств организации;

дебет счета 73 кредит счета 50 – работникам возмещены ранее израсходованные ими личные средства для приобретения проездных документов.

Если для решения служебных задач направляются работники, должностные обязанности которых не связаны с постоянными разъездами и по которым локальными актами организации не предусмотрено возмещение стоимости проезда, на организацию также ложится обязанность по оплате стоимости проезда на общественном или частном транспорте.

При этом для возмещения стоимости проезда работник подает письменное заявление с просьбой об оплате транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ направившей организации с приложением проездных билетов.

Если порядком, принятым в организации, предусмотрено оформление дополнительных документов (маршрутного листа, предписания на выполнение задания, разъездной ведомости и т.п.), к заявлению прилагаются также и данные документы (в том числе заверенные подписями и печатями организаций посещения).

При всем этом следует учитывать, что если выполнение отдельных задач работникам поручается вне места его постоянной работы, то направление может быть оформлено командировочным удостоверением, что регулируется пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Оплата проездных документов в таких случаях производится в обязательном порядке (в отличие от суточных, которые выплачиваются при условии, что командировка более одних суток, и работник не может каждый день возвращаться к месту постоянного своего проживания).

В соответствии с подпунктом 26 статьи 270 главы 25 НК РФ на затраты производства, учитываемые в целях налогообложения, не относятся расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами.

Расходы на оплату служебных разъездов могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) в целях налогообложения при условии разработки организацией Перечня специальностей и его утверждения руководителем организации (см., например, письмо Госналогслужбы РФ от 14 августа 1997 года № 11-02-08/6). Затраты отражаются по статье расходов «транспортное обслуживание».

Оплата стоимости проезда для решения служебных задач в другие населенные пункты относится на затраты производства, как расходы на оплату служебных командировок.

Если проездные документы оплачиваются в пользу работников, должностные обязанности которых предусматривают постоянные служебные разъезды, о чем имеется разработанный в организации Перечень, утвержденный руководителем, возмещаемая их стоимость не включается в объект налогообложения по налогу на доходы физических лиц, как выплаты, связанные с исполнением работникам трудовых обязанностей (пункт 3 статьи 217 части второй НК РФ). Этот же вывод подтверждается материалами писем Департамента налоговой политики Минфина РФ от 21 июня 1999 года № 04-04-06 и Управления МНС по г. Москве от 26 января 2000 года № 08-11/4744.

По этому же основанию, и согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 238 главы 24 НК РФ стоимость проездных документов, оплачиваемая в пользу работников, не включается в облагаемую базу по единому социальному налогу.

Следует иметь ввиду, что если оплачиваются проездные билеты, связанные с прибытием работников на работу и убытием их с работы, или билеты оплачиваются в пользу работников, трудовая деятельность которых не связана со служебными разъездами, то такого рода возмещаемые (оплачиваемые) суммы должны включаться в облагаемую базу по налогу на доходы и единому социальному налогу (в последнем случае – если расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль).

---

Аннотация к книге "Трудовые и социальные гарантии, льготы, компенсации" >>>

Как приобрести >>>

---

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...