Воруете? Ну-ну... Лекарство от застарелой российской болезни

Журнал «Бухгалтер и компьютер» /

Игорь ЯКОБСОН, к. т. н., компания “Компас” (СПб)

В воспоминаниях Бориса Ардова “Table talks на Ордынке” приводится такая история из жизни императора Александра III. Во время крушения царского поезда возле станции Борки он лично спас всё своё семейство, подхватив руками рухнувшую крышу вагона. А после этого кинулся выручать тех, кто оказался под обломками...

 

 

И вот только тогда подоспели придворные, которые внесли свою лепту в спасательную операцию исключительно словесным образом, выразив сочувствие августейшей особе: “Какой ужас! Покушение! Взрыв!”. На что царь проронил: “Красть надо меньше...”

И действительно, от воровства в России случалось немало бед, среди которых железнодорожные крушения (вспомним хотя бы чеховского “Злоумышленника”) — даже не самые страшные. Воровали в незапамятные времена. Воровали в годы подъёма российской экономики в начале XX века. Воровство процветало и при советской власти, когда всё принадлежало якобы всем, т. е. никому. Не уменьшается эта напасть и сегодня. Воруют буквально на всех этажах нового “государственного здания”, в учреждениях и частных фирмах, на улице и в домах, в магазинах и метро, на складах и в подсобках...

И всё-таки, осмелюсь утверждать, есть поводы для некоторого оптимизма. Нет, конечно, не стоит надеяться на уменьшение воровства в “особо крупных”, т. е. государственных масштабах. Карманников тоже меньше не становится: похоже, наша доблестная милиция и иже с ней вовсе не заинтересована в снижении их числа. Но появилась надежда уменьшить объёмы хотя бы складских хищений. Почему? Да потому, что после краха социализма возродился класс собственников, иначе говоря, людей, лично заинтересованных в пресечении или хотя бы в снижении объёмов воровства на производстве и в торговой сети.

Чем же им можно помочь? Что можно посоветовать? На эту тему написано много. Тут и установка видеокамер в цехах и торговых залах, и наём доверенных соглядатаев, и культурно-воспитательные меры, и методы поддержки материальной заинтересованности сотрудников... Но всё это не из области деятельности автора. Как специалист по автоматизации управления бизнесом, я, естественно, предлагаю в дополнение ко всем перечисленным мерам воспользоваться услугами программного обеспечения.

Первым делом — программы учёта

Уже применение простых учётных программ позволяет снизить объёмы воровства. Я помню один из первых опытов по комплексному внедрению складских программ из комплекса “КОМПАС — Гигант” на швейной фабрике “Волна” в самом начале 1990-х годов. Программа была установлена на всех складах предприятия, и после проведённой через полгода инвентаризации впервые за всю историю фирмы были выявлены “ответственные за хищения”. Конечно, ответственные — не значит реальные воры. Недостача была покрыта из их зарплаты. И во время следующей инвентаризации разница между фактическими и учётными остатками была уже гораздо меньше.

“Бороться с воровством на складе можно с помощью усовершенствования технологического процесса, — уверен Игорь Ковтун, директор департамента управления бизнес-процессами ООО „Торговый дом “ЭРА”“. — Когда этот процесс точен, прозрачен и чёток, возможностей для воровства не остаётся” (“Деловой Петербург” от 27.04.05). А внедрение учётных программ и обеспечивает эту самую чёткость и прозрачность: фиксируются все документы, в поля которых автоматически вносятся данные о том, кто создавал или корректировал запись. В результате всегда можно отследить, на основании каких документов и под чью ответственность должно было происходить изменение складских остатков, а значит, и выяснить, кто виноват в том, что они не соответствуют фактическому наличию.

Современные складские программы позволяют осуществлять детальный партионный учёт, отслеживая реализацию, передачу на другие склады или списание в производство каждой конкретной партии товара или исходного материала, а не просто той или иной номенклатуры в целом. Таким образом, подтасовка ещё более затрудняется.

Очень полезна процедура автоматизированной инвентаризации, также имеющаяся во всех современных программных продуктах. Она позволяет резко снизить трудоёмкость этого важного контрольного процесса, а следовательно, его можно проводить гораздо чаще.

Кстати, особый вариант автоматизированной инвентаризации оказывается очень полезен для торговых учреждений. В крупных магазинах сейчас применяются системы “онлайнового” учёта товаров: все они маркируются биркой со штрихкодом, даже весовые товары, на которые приклеивается ярлык, распечатываемый с помощью электронных весов, что исключает или, по крайней мере, затрудняет обман со стороны продавца. Учёт отпущенного товара производится вводом данных с помощью сканера штрихкода, который используется кассиром. Как только расчёт с покупателем завершён, в базе данных складской или торговой программы автоматически создаются соответствующие записи, описывающие произведённый расход. Всё это — один из замечательных и очень совершенных инструментов для борьбы с воровством.

Но далеко не все небольшие торговые точки даже в XXI веке могут позволить себе установку такого оборудования. Зачастую для учёта проданного товара в них используется старая процедура, которая называется “снятие остатков”. Это, по сути, та же самая инвентаризация, только стоимость товара рассчитывается не в приходных, а в отпускных ценах. Как правило, снятие остатков проводится при передаче дел следующей смене продавцов. По каждой номенклатуре имеются документы прихода, а количество и стоимость проданного за смену товара рассчитывается как остаток от предыдущей инвентаризации плюс приход за отчётный период минус то, что по-прежнему лежит на полке. Рассчитанная стоимость сравнивается с кассовым отчётом. Недостача покрывается из зарплаты материально ответственных лиц.

Нетрудно понять, что программы, позволяющие автоматизировать процедуру снятия остатков, резко снижают её трудоёмкость и повышают точность расчётов. При нынешней стоимости компьютеров и ПО их могут позволить себе даже небольшие “лавочки”. Именно для того, чтобы помочь таким магазинам и магазинчикам, во все программные комплексы марки “КОМПАС” включена возможность инвентаризации по отпускным ценам.

Человеческий фактор

Впрочем, примитивные несуны — далеко не единственный бич собственников. Существуют более изощрённые способы воровства, которые, как правило, специфичны для каждой конкретной разновидности производства или торговли.

Приведу пример, характерный для мясоперерабатывающей промышленности (в советские времена по причине всеобщего мясного дефицита объёмы краж в этой отрасли превышали среднестатистические показатели, “традиция” эта жива и поныне). Вот какое сообщение я нашёл на одном интернет-форуме: “В студенчестве работали мы частенько на мясокомбинате. Обычно на складах укладывали половины туш. Их подвергали сильной заморозке, и, уже замёрзшие, они поступали на склад, а мы их штабелировали. Так кладовщик что делал? Просил нас выходить на перекур и открывал ворота склада. Ворота таких размеров, что к ним подгоняли вагон под загрузку. Так вот сравните, сколько намерзает льда у вас в кухонном холодильнике в морозилке и какое количество влаги в тоннах вытянет из воздуха это замороженное мясо на складе”.

Данный рассказ свидетельствует о том, что основные махинации проводятся во время процедуры приёма и переработки мясосырья. Бороться с ними помогает функционал автоматизированной приёмки и разруба мяса, который, к сожалению, включён далеко не во все отраслевые складские и производственные программы (в этом смысле “КОМПАС” является одним из приятных исключений). В результате использования автоматизированной процедуры в базе данных создаётся архив документов приёма, в которых указано фактическое поступление мяса и субпродуктов по категориям и рассчитанное по нормам. Все нормативы забиты в справочники, недоступные для редактирования рядовому пользователю системы управления производством, в состав которой входит эта процедура.

Проанализировав агрегированные данные по документам конкретного материально ответственного лица (а программа позволяет сделать такой отчёт), сразу можно понять: у Иванова постоянные и значительные расхождения “факта” и “нормы” — здесь дело нечисто.

Практически на любом производстве, независимо от отрасли, одним из способов хищения является нарушение спецификаций выпускаемой продукции: необходимые детали, компоненты, сырьё заменяются на более дешёвые аналоги, в некоторых случаях сырьё просто “недокладывают”. После чего “сэкономленное” используется в сугубо личных целях.

Современные системы (или подсистемы ERP-комплексов) управления производством дают возможность легко и быстро сравнить нормативную спецификацию каждого изделия с составляющими, реально использованными в процессе его изготовления, выявить, на каком участке и кем была произведена подмена, установить, входит ли использованный материал в список разрешённых замен, и сделать точный вывод о злонамеренности или, наоборот, правильности таких действий. Вот и ещё одно “противоугонное средство”, которое предлагает современное деловое программное обеспечение.

В целом можно сказать, что чем меньше людей вовлечено в производство — тем ниже уровень хищений. Один из евростандартов всё в той же мясной промышленности — система ХАССП — предполагает сведение к минимуму человеческого фактора и практически полную механизацию производственного процесса в мясопереработке. Вот выдержка из интервью, данного председателем совета директоров ЗАО “СВ-Поволжское” Алексеем Гриншпуном газете “КоммерсантЪ” по поводу реконструкции мясокомбината: “Люди будут выполнять исключительно контрольные функции. Конечно же, вручную никто завязывать оболочку колбасы не будет. Кстати, автоматизация производственного процесса позволит избавиться от самой настоящей беды российских мясокомбинатов — воровства”.

Но полная замена производственных линий — дело достаточно дорогое, не все могут себе это позволить. Внедрение управленческого или хотя бы учётного программного обеспечения является для большинства вполне приемлемым паллиативом.

Всё видно на графиках!

Существует аналитическое программное обеспечение, которое позволяет установить факт хищений на предприятии по интегральным данным. Андрей Масалович, президент Национального альянса управляющих и консультантов, принимавший участие в разработке комплекса “Триумф-Аналитика” компании “Парус”, уверенно говорит о воровстве, едва взглянув на созданный программой график складского запаса: “График выглядит как ровное плато — закупка была, а продаж нет”. В этом случае можно смело требовать объяснений от сотрудников, участвующих в соответствующих бизнес-процессах.

Помогают программные продукты бороться и с более изощрёнными способами залезть в карман хозяев. Одним из самых популярных является получение снабженцами “откатов” за заключение договоров поставки сырья на невыгодных предприятию условиях. Системы управления закупками, входящие в состав каждого более или менее развитого ERP-комплекса, дают руководителю возможность оперативно сравнить данные условий поставки у различных партнёров. Если выясняется, что по той или иной номенклатуре договоры регулярно заключаются с не самым оптимальным поставщиком, то за долю секунды можно извлечь из БД информацию, кто из снабженцев ответствен за их подписание, а затем провести расследование.

Мне возразят, что любую программу можно обойти, взломать, обмануть. Это чистая правда. Но надо учитывать, что в цехах, на складах и в торговых залах не хакеры работают, а кроме того, я и не говорю об абсолютном пресечении воровства — только о его значительном снижении. Также надо учитывать, что современные комплексы функционируют, как правило, на основе сложных SQL-серверов, в коих вопросам безопасности уделено особое внимание: например, автоматически ведутся журналы с записями всех транзакций, которые может проанализировать администратор системы. В результате злоумышленник будет вынужден не только “запороть” прикладное программное обеспечение, но и взломать базу данных. А это труднее в разы и требует ещё более высокой квалификации. Воровство в обычных масштабах просто теряет свою рентабельность.

Исходя из вышесказанного, настоятельно рекомендуем всем собственникам и высшим менеджерам предприятий, на которых воровство вносит существенный процент в общие производственные издержки, серьёзно задуматься о том, в достаточной ли степени автоматизировано управление их компанией.

Статья получена: Клерк.Ру

загрузка...