Документооборот на&nb p;веб-сайте

Возможности Интернета и, в частности, веб-сайтов могут быть использованы в самых разных целях. Это и персональные страницы, и сайты компаний, каталоги, поисковые системы, интернет-магазины, иные проекты. Но можно использовать возможности интернет-технологий и для создания системы документооборота организации. Компания NAUMEN предлагает для этих целей систему документооборота и управления сайтами NauDoc.

В отличие от многих других систем, использующих в качестве основы систему Apache, система NauDoc была построена на основе Zope.

 

 

Если быть еще точнее, то NauDoc — надстройка над системой управления сайтами NauSite, предназначенная для ведения электронного документооборота и управления сайтами.

Основное назначение системы NauDoc — автоматизация процессов делопроизводства, ведения архива документов, контроля исполнительской дисциплины, удаленной работы с документами из филиалов и представительств, управления содержанием и структурой корпоративных веб-сайтов, поддержки системы контроля качества, соответствующей действующим международным нормам.

Поэтому основными элементами, с которыми работает система, являются документы, темы (в которых по какому-либо принятому критерию размещаются документы), деловые процедуры, и только затем — сайты, основное назначение которых — предоставление возможности публичного доступа к документам. И для того чтобы разобраться, как осуществляется управление сайтом, вначале необходимо понять принцип работы с документами под управлением системы NauDoc.

NauDoc объединяет систему документооборота и управления сайтом В этой системе темы и документы — с одной стороны — и разделы и страницы — с другой — тесно взаимосвязаны. Каждый раздел сайта представляет собой опубликованную тему, а главная тема — основной раздел для размещения документов — является эквивалентом сайта. Структура тем иерархична — в любой теме могут размещаться не только документы, но и другие темы. Для создания темы необходимо иметь права либо администратора проекта, либо редактора в том разделе, где тема создается. Вновь созданная тема имеет признак «редактируемая». Это означает, что в ней можно создавать новые темы, размещать и редактировать документы. Но тема может иметь еще два статуса — «замороженная» и «фиксированная». Фиксированная тема недоступна для изменений. Такой статус удобно назначать темам, в которых не предполагается изменений размещенных документов (это могут быть справочники, стандарты и иные документы). В тему, имеющую статус «замороженная», нельзя добавлять новые документы, но редактор (владелец темы) может изменить ее статус на «редактируемый».

Кроме прав «редактора», пользователям могут быть назначены права «писателя» и «автора». Каждый из таких пользователей может создавать в теме, где он имеет эти права, новые документы. Для работы по созданию и редактированию документа в системе NauDoc имеется визуальный редактор. Он предназначен для ввода и форматирования текста, вставки изображений, ссылок, создания и форматирования таблиц. В документе можно создавать два типа списков — маркированные и нумерованные. Визуальный редактор позволяет просматривать и редактировать HTML-код документа. После внесения изменений в HTML-код можно сразу увидеть, как эти изменения отразились на визуальном представлении страницы. К создаваемому документу можно прикрепить и дополнительный файл. Помимо собственного редактора, NauDoc позволяет использовать и внешние — Word, PowerPoint, Photoshop и другие.

У документа, как и у темы, могут быть различные статусы — развиваемый, фиксированный, архивный, доступный для группы. Если документ имеет статус «доступный для группы», то его редактирование могут выполнять все пользователи, имеющие права «Писателя» в данной теме. Это очень удобно при работе нескольких пользователей с один документом — сразу видны все изменения, вносимые в него, а по истории изменений можно узнать, кто и когда работал с документом. Каждый документ, помимо своего основного содержания, имеет служебные поля — «описание» и «комментарий». То, что находится в этих полях, не доступно для просмотра при публикации документа на сайте, но удобно при работе с документом.

Визуальный редактор позволяет создавать страницы сайта без знания языка HTMLПростановка ссылок в документах несколько отличается от обычных ссылок на страницах сайта тем, что ссылки имеют дополнительный реквизит — тип ссылки. Это может быть ссылка на документ, на основании которого создается новый, и наоборот, а может быть ссылка на справочный документ. Несколько расширены и возможности публикации изображений. Каждое изображение может быть представлено в нескольких видах: «очень маленький», «маленький», «нормальный», «средний», «большой» и «очень большой». Размер этих видов определен в системных настройках NauDoc. При просмотре изображения оно будет показано с теми размерами, которые соответствуют выбранному виду.

Еще один вид документа, используемого в системе — директивы. Это специальная категория документов, предназначенная для работы с распорядительной документацией (приказами, постановлениями и так далее). Главная особенность директивного документа — его доступность для чтения во всех вложенных темах.

Любой документ, заложенный в систему, может быть отображен на сайтеВсе документы, о которых говорилось до этого, являются внутренними документами, доступными в системе документооборота, но не видимыми на внешнем сайте. Для того чтобы они стали доступны посетителям, требуется изменить их тип и присвоить им признак «публикация». Это может сделать либо автор документа, либо редактор раздела, где размещен документ. Документам, которые сразу должны пойти на публикацию, соответствующий признак ставится при их создании.

И вот теперь пора поговорить о системе NauDoc как системе управления сайтом. Сайт — это один из объектов системы. Создать его может только пользователь, обладающий правами администратора. В системе имеется несколько вариантов дизайна, один из которых можно выбрать при создании объекта. После того как объект будет создан, можно изменить дизайн, не меняя его структуры и наполнения. В структуре объекта «сайт» имеется раздел «Storage», редактор которого является редактором сайта. Именно он ответственен за публикацию материалов, наполнение и содержание сайта. Он может назначить для отдельных разделов собственных редакторов, дав им право на публикацию материалов в их разделах (допустим, раздел «Новости», «Документация» и так далее).

Все разделы сайта создаются в головном разделе Storage. Они не отображаются на сайте, до тех пор пока в них не будет помещен хотя бы один документ, имеющий реквизит «опубликованный». Разместить документ в текущем разделе сайта можно либо путем его создания, либо копированием из другой темы. Эти операции полностью идентичны созданию и копированию обычного документа. После размещения очередного документа в нужном разделе можно выполнить предпросмотр, чтобы увидеть, как документ будет отображаться на странице сайта.

Каждый пользователь может обладать собственным набором правПубликовать материалы в разделе может только пользователь, обладающий в нем правами редактора. Все остальные пользователи для публикации своих материалов присваивают им признак «направлен на публикацию». При этом формируется уведомление редактору того раздела, где намечено его опубликовать. NauDoc в этом случае выполняет две функции: формирует очередную задачу для одного из пользователей системы, ставит ее на контроль, отслеживает выполнение задания, а с другой стороны — информирует редактора раздела о готовности очередного материала для публикации. Пользователь, инициирующий такое задание, может указать не только раздел, где нужно опубликовать материал, и скопировать его в это раздел, но и срок, когда это необходимо сделать.

Каждый раздел сайта может иметь два различных представления: новостная лента или главная страница. В новостном разделе на его главной странице показываются заголовки всех опубликованных документов раздела, сортированные по времени и дате создания документа. При втором варианте при входе в раздел показывается содержание одного из опубликованных документов, имеющего признак «Главный документ». Вид, в котором раздел будет показан посетителям, зависит от наличия или отсутствия в нем опубликованного документа, имеющего признак «Главный документ». По умолчанию каждый новый раздел, содержащий опубликованные документы, отображается в виде новостной ленты. Изменить вид представления раздела и назначить один из документов главной страницей может пользователь с правами редактора в данном разделе.

А главным документом сайта можно назначить любой документ, находящийся в корневом разделе Storage. Но если в теме Storage содержится несколько опубликованных документов без признака «Главный документ», то главная страница интернет-сайта выглядит как новостная лента из заголовков документов, опубликованных в теме Storage.

NauDoc позволяет выполнять и «сквозную» публикацию документов. При этом ссылка на документ размещается в отдельном блоке новостей, который присутствует и на главной странице сайта, и на всех остальных страницах. Документу можно присвоить признак «Первичная новость» и «Вторичная новость». Признак «Первичная новость» может быть только у одного документа, и он всегда будет размещаться в верхней части новостного блока. А вот вторичных документов может быть уже несколько, и они будут размещаться выше «простых» новостей.

Многие возможности изначально встроены в систему NauDocСо временем на сайте накапливается большой объем информации, который невозможно показать на странице. Для таких ситуаций в системе NauDoc имеется возможность создания виртуальных архивов. Чтобы эта функция заработала, нужно просто указать максимальное количество документов, которые могут быть одновременно отображены на странице. Остальные документы, имеющие более раннюю дату создания, будут автоматически помещаться в виртуальный архив, доступный для посетителей сайта по ссылке «Архив рубрики».

Система NauDoc предоставляет и другие возможности, изначально заложенные в структуру сайта — получение версии для печати любого из опубликованных материалов, отправку документа на какой-либо электронный адрес, подписку на рассылки новостей. Управляет рассылками и подписчиками администратор сайта.

В целом впечатление от работы с системой NauDoc осталось неплохое, в первую очередь — от ведения документооборота. При использовании системы для управления сайтами у администратора одной из важнейших проблем будет освоение не очень широко распространенного языка Piton, на котором пишутся все скрипты, и Zope, документация на который на русском языке практически отсутствует. В определенной мере это скрадывает преимущества от бесплатного распространения продукта.

Ссылки по теме

• Компания NauMen

Статья получена: hostinfo.ru

загрузка...